Như các Trợ lý đều biết thì ghi biên bản cuộc họp (taking minutes) là một trong những kỹ năng thiết yếu bắt buộc phải có. Đây là một công việc khá thử thách và khó khăn nên rất nhiều Trợ lý đã hỏi chúng tôi về cách ghi biên bản cuộc họp như thế nào. Những lời khuyên dưới đây sẽ rất hữu ích cho những ai mới làm Trợ lý, thậm chí nhiều thông tin còn có ích cả với người đã làm việc lâu năm. Nghiên cứu trước về nội dung cuộc họp Có nhiều Trợ lý chia sẻ với PA/EA Coaching rằng khó khăn lớn nhất của họ khi ghi chép biên bản họp đó là hiểu rõ những nội dung đang được thảo luận. Một lô những thuật ngữ chuyên ngành bạn chưa nghe đến bao giờ, đầu bạn thì quay mòng mòng khi không biết ghi gì và bỏ gì, điều gì là quan trọng. Việc ghi chép tóm tắt những nội dung quan trọng trong khi bạn không hiểu vấn đề thực sự rất khó, và càng khó hơn khi bạn phải tóm tắt nó thật nhanh. Điều này thường xảy ra khi Trợ lý bắt đầu công việc ở một lĩnh vực mới, những công việc mang tính đặc thù với nhiều khái niệm, từ ngữ chuyên môn. Những Trợ lý mới vào nghề hoặc mới chuyển công việc sẽ rất hoang mang và gặp nhiều khó khăn để thích nghi. Cách tốt nhất để giảm thiểu những bỡ ngỡ khi bước vào cuộc họp đó là tự bạn phải nghiên cứu trước. Hãy cố gắng tìm hiểu được càng nhiều thông tin càng tốt. Mấu chốt là bạn phải biết đặt câu hỏi và trả lời những câu hỏi đó. Ví dụ như: Chủ đề, nội dung của cuộc họp là gì? Những vấn đề gì sẽ được thảo luận? Những thuật ngữ nào có thể được dùng? Ý nghĩa của nó là gì?... Những thông tin đó bạn có thể tự tìm hiểu hoặc hỏi từ những người có chuyên môn trong chính công ty bạn. Nếu bạn không có đủ thời gian để chuẩn bị, hãy cố gắng nắm bắt tất cả mọi thông tin trong cuộc họp, bao gồm cả những khái niệm, từ ngữ không quen thuộc. Sau đó thì bạn có thể tìm hiểu để hoàn thiện biên bản cuộc họp của mình. Nhớ tên của những người tham gia họp Khi mới vào công ty, sẽ có nhiều người mà bạn chưa biết hết, hoặc có những vị khách mà bạn không biết tên. Vì vậy hãy đề nghị chủ tọa giới thiệu mọi người với nhau trước khi bắt đầu cuộc họp. Sau đó hãy vẽ sơ đồ chỗ ngồi và điền tên tương ứng của từng người vào từng vị trí. Điều này nghe có vẻ hơi kỳ cục nhưng đến khi bạn bắt đầu ghi chép nội dung cuộc họp thì bạn sẽ thấy là nó hữu ích. Bạn sẽ nhanh chóng nhận ra và ghi lại ai đang nói về điều gì, ra quyết định về việc gì. Ghi chép các hành động một cách độc lập, rõ ràng Tip bên trên chính là để phục vụ cho việc này. Mặc dù tất cả mọi hoạt động/ quyết định chính phải ghi trong biên bản, nhưng sẽ rất hữu ích cho bạn và cho cả hội đồng họp khi ghi chép cụ thể từng hành động, quyết định ra một bảng riêng. Hãy ghi rõ từng quyết định này là của ai, hướng đến ai, ai là người thực hiện, khi nào cần thực hiện, thời hạn hoàn thành quyết định đó… Ghi nhớ những nội dung cơ bản Ghi chép biên bản nên tập trung vào bốn nội dung sau: Những quyết định nào được đưa ra Điều gì đã đạt được Điều gì đã được chấp thuận, đồng ý Hoạt động nào cần phải được thực hiện Ghi nhớ cấu trúc biên bản như thế này thì nhiệm vụ của bạn sẽ dễ thở hơn. Trong session thứ 2, PA/EA Coaching sẽ cung cấp cho các bạn mẫu biên bản cuộc họp để các bạn có thể ghi chép thuận tiện hơn. Đảm bảo tính trung lập Biên bản cuộc họp cần phải luôn giữ được sự trung lập, phản ánh chân thực và khách quan toàn bộ nội dung cuộc họp. Vì vậy, trừ khi bạn bị yêu cầu, tránh ghi chép những đối thoại không liên quan, những lời nói không bình thường hay những câu tranh cãi, chỉ đơn thuần ghi chép thông tin và không đưa yếu tố cảm xúc vào trong biên bản. Và hãy đảm bảo cách dùng từ, văn phong của bạn mang tính trung lập, chân thực và rõ ràng. Hoàn thiện biên bản sớm nhất có thể Sau mỗi cuộc họp bạn nên tổng hợp và hoàn thiện biên bản của mình ngay. Trừ khi bạn quá bận và không có cách nào khác, nếu không bạn sẽ thấy như đang ghi biên bản cho một cuộc họp chưa từng tham gia. Sau vài ngày, những vấn đề quen thuộc tự nhiên trở lên lạ lẫm khó hiểu, thậm chí bạn còn không thể hiểu nổi những dòng chữ viết nhanh để ghi chép lại thông tin của mình. Hãy hoàn thiện biên bản cuộc họp ngay khi bạn vẫn còn đang tập trung và thông tin chưa rời khỏi bộ nhớ. Hãy đọc và rà soát biên bản thật kỹ trước khi trình ký Trong lúc tốc ký thì việc sai chính tả, viết tắt viết ẩu là chuyện rất bình thường và thậm chí là cần thiết để bạn có thể ghi lại được đầy đủ thông tin. Tuy nhiên trước khi mang biên bản đi trình ký thì bạn cần đảm bảo mình đã đọc kỹ và rà soát lại mọi thông tin cũng như lỗi chính tả. Biên bản cuộc họp chính là thể hiện năng lực của Trợ lý, rằng bạn có phải người cẩn thận chu đáo hay không, khả năng viết của bạn tốt hay không, khả năng nghe và tóm lược thông tin của bạn như thế nào. Biên bản cuộc họp mà bạn ghi chép sẽ được xem bởi hầu hết những người có cương vị cao trong công ty bạn và khách hàng. Vì vậy việc soát lại biên bản là vô cùng quan trọng. Kiểm tra tất cả mọi thứ trước khi bắt đầu Đây có lẽ là điều cơ bản nhất mà Trợ lý nào cũng phải nhớ, đó là kiểm tra đầy đủ công cụ làm việc của mình. Bút còn mực hay không, laptop đã được sạc đầy chưa, giấy và các tài liệu cần thiết đã chuẩn bị đủ chưa. Những điều nhỏ nhặt này thể hiện sự cẩn thận chu đáo và kỹ năng tổ chức của Trợ lý. Sẽ không có gì tồi tệ và xấu hổ hơn khi bạn loay hoay với cái bút hết mực, tài liệu thì thiếu và laptop thì sập nguồn ngay trong cuộc họp. Những tips này có thể giúp bạn ghi chép biên bản hiệu quả hơn, tuy nhiên đừng bao giờ cho rằng ghi chép biên bản họp là công việc đơn giản, đặc biệt khi bạn làm trong môi trường với áp lực và tốc độ chóng mặt. Bạn đang ghi lại những thông tin nhạy cảm và quan trong, sự chính xác của những thông tin đó là cực kỳ quan trọng đối với công ty, tổ chức của bạn, và tất nhiên là cả uy tín của bạn nữa. Nguồn: https://trolykinhdoanh.wordpress.com/2016/09/08/ghi-chep-bien-ban-hop-nhung-dieu-tro-ly-can-biet/
Bảo vệ acc khách hàng, đối tác, nhân viên – nhờ Multilogin 1-st antidetect browser on the market! / Protect client, partner, team accounts – use Multilogin 1-st antidetect browser on the market! What could you increase? What could you reduce?
