Có nhiều thách thức và thất bại trong kinh doanh khách sạn của bạn xung quanh vấn đề hoạt động của bộ phận lễ tân? Với đặt phòng, nhận phòng, trả phòng, thu chi, dọn phòng và hơn thế nữa để quản lý, không có gì ngạc nhiên khi các công việc lễ tân có thể dễ dàng bị xáo trộn. Nhưng đó là trọng tâm của việc vận hành khách sạn, và “tất cả chúng ta đều mong muốn tập trung để xử lý, giữa sự xáo trộn của công việc”. Xét cho cùng, điều quan trọng là bạn phải tập trung vào việc tạo ấn tượng đầu tiên tuyệt vời và cung cấp trải nghiệm thông suốt mà khách hàng mong đợi khi bắt đầu check–in tại khách sạn của bạn. Nhưng bạn có thể làm rất nhiều điều để cải thiện hoạt động công việc của bộ phận lễ tân khách sạn, đáp ứng tốt hơn mong đợi và tiết kiệm thời gian cho khách hàng. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn khám phá các mẹo để bắt đầu, tìm ra phần mềm quản lý khách sạn có thể trợ giúp và hoạt động với các hệ thống chính mà bạn có thể thử tại khách sạn của mình. Bộ phận lễ tân chuyên nghiệp sẽ tạo ấn tượng tốt với khách hàng. Cách cải thiện hoạt động của bộ phận lễ tân khách sạn Khi khách của bạn bước qua cửa, họ thường có hình dung rõ ràng trong đầu về những gì tiếp theo. Một khách đi công tác có thể mong đợi một dịch vụ nhận phòng hiệu quả, wi–fi nhanh và một căn phòng sạch sẽ và thoải mái. Một cặp đôi có thể đang tìm kiếm một sảnh đợi ấm cúng, phòng sang trọng và những gợi ý về nhà hàng địa phương tuyệt vời. Một gia đình có thể đang hy vọng trải nghiệm thân thiện dành cho trẻ em. Dù khách của bạn đang mong đợi gì, mục tiêu cuối cùng của bộ phận lễ tân khách sạn là tạo ấn tượng đầu tiên tuyệt vời cho khách hàng và bắt đầu thực hiện những dịch vụ mà khách sạn đã cam kết cung cấp khi khách đặt phòng. “Hiểu biết về khách của bạn” – tức là hiểu được lý do khách hàng lựa chọn khách sạn của bạn là rất quan trọng để đảm bảo bạn có thể đáp ứng kỳ vọng của họ. Tuy nhiên, như bạn đã biết, bộ phận lễ tân chịu trách nhiệm về nhiều việc hơn thế. Từ ấn tượng đầu tiên đến nhận phòng và trả phòng, quản lý phòng, đặt chỗ và tỷ giá, giao tiếp với khách và xử lý kế toán, dọn phòng, bảo trì và hơn thế nữa, đó luôn là một hành động phụ thuộc vào hành vi của khách đặt phòng. Vì vậy, làm thế nào bạn có thể đảm bảo rằng bạn đang làm mọi thứ có thể để tối ưu hóa các hoạt động của bộ phận lễ tân? Chà, Bạn có thể bắt đầu với bảy mẹo này. 7 mẹo cải thiện hoạt động bộ phận lễ tân khách sạn 1. Hãy là một người biết lắng nghe Tích cực hay tiêu cực, bạn có thể tìm thấy “vàng” trong các bài đánh giá. Lắng nghe những gì khách nói khi trả phòng và có hệ thống ghi lại và xem xét phản hồi này. Theo dõi trên các website đánh giá trực tuyến như TripAdvisor, Google và các kênh của bên thứ ba mà bạn kết nối. Đừng quên những phản hồi quan trọng lúc khách hàng check–out để bạn có thể nhận thêm những đánh giá từ những khách mà họ có thể bỏ quên việc đánh giá trên các trang trực tuyến, nếu khách hàng không đánh giá nhiều thì khả năng hiển thị của khách sạn trên các nền tảng thấp, điều đó, khiến bạn “chìm trong bóng tối”. Ví dụ: Nếu các vấn đề về vệ sinh được nhắc đến liên tục, thì đã đến lúc xem xét kỹ vấn đề đó và khắc phục trong thời gian sớm. 2. Giảm thiểu lỗi của con người Tất cả mọi người đều có thể mắc sai lầm! Dù cẩn thận, được đào tạo và có đam mê trong công việc như thế nào, chúng ta đều chúng ta có thể mắc sai sót. Thật không may, ngay cả những lỗi nhỏ cũng có thể gây ra sự gián đoạn lớn cho khách hàng khi check–in. Một lỗi đánh máy đơn giản có thể tạo ra sự nhầm lẫn về thời gian đăng ký, làm ảnh hưởng cả quy trình check–in khác. Hãy chủ động bằng cách xác định và sửa chữa các vấn đề trước khi chúng xuất hiện. Tạo quy trình check–in chẳng hạn như xác nhận thời gian đăng ký tự động – để giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi. 3. Giao tiếp, giao tiếp, giao tiếp Lỗi, sự chậm trễ, hiểu lầm, trục trặc và các vấn đề khác với hoạt động của bộ phận lễ tân hường có nguồn gốc chung: thiếu thông tin hoặc thông tin sai lệch. May mắn thay, nó có thể sửa lỗi nhanh chóng. Giao tiếp nhiều hơn, đặt kỳ vọng, xác nhận thời gian, đưa ra lời khuyên về hoạt động của khách sạn, đề xuất các hoạt động và trả lời các câu hỏi trước khi họ được hỏi. Nhưng nên thế nào? Hãy bắt đầu bằng một website khách sạn được thiết kế tốt và nhiều thông tin, một chuỗi email tuyệt vời và sử dụng thông minh các phương tiện truyền thông xã hội là một khởi đầu tuyệt vời. Chất lượng dịch vụ tốt sẽ mang lại trải nghiệm tốt đẹp cho khách hàng lưu trú tại khách sạn. 4. Ưu tiên hiệu quả Bạn thích dành nhiều thời gian hơn cho những việc quan trọng? Hiệu quả bộ phận lễ tân cao hơn có thể giúp bạn có thời gian tập trung vào khách hàng, tiếp thị, đào tạo và các hoạt động thúc đẩy kinh doanh khác. Khách hàng của bạn cũng muốn có thêm nhiều thời gian, vì vậy họ có thể bắt đầu trải nghiệm các dịch vụ của bạn ngày từ khi họ đến – cho dù đó là thư giãn, khám phá hay làm việc. Có rất nhiều việc bạn có thể làm để có thêm chút thời gian cho bản thân và khách của mình, từ việc có thể phân phối thêm khăn tắm mà không cần tiếp xúc qua app đến xây dựng sổ tay hướng dẫn vận hành toàn diện và trao quyền cho nhân viên để đưa ra quyết định đúng đắn và tự tin. 5. Chọn và đào tạo đúng người Những nhân viên có kỹ năng giỏi và khả năng giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả là điều cần phải có trong ngành khách sạn. Nhưng bạn có thể làm được nhiều hơn thế. Biết, hiểu điểm mạnh và điểm yếu của chính bạn ở đâu – và hoàn thiện hệ thống nhân sự để che lấp các vấn đề kỹ năng hiện có. Cũng nên nhớ rằng vị trí khách sạn của bạn thường là lý do tại sao khách hàng lựa chọn ở lại, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn và mọi người của bạn hiểu rõ khu vực địa phương hơn bất kỳ ai khác. Cuối cùng, hãy đầu tư nhiều nhất có thể vào việc đào tạo nhân viên để hoạt động của bộ phận lễ tân tiếp tục tốt hơn. 6. Biết khách của bạn Đã có khách ở với bạn trước đây chưa? Bao nhiêu lần? Mục đích lưu trú của họ là gì? Đó có phải là một dịp đặc biệt như sinh nhật hoặc ngày kỷ niệm không? Họ có bị dị ứng hoặc sở thích ăn uống không? Biết được câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ giúp bạn phục vụ khách hàng được tốt hơn, trong thời gian họ lưu trú. Thu thập thông tin này với danh sách kiểm tra trước khi đến, cơ sở dữ liệu thông tin khách (Phần mềm quản lý khách hàng) và đưa ra một vài câu hỏi thân thiện khi nhận phòng. 7. Sử dụng công nghệ Công nghệ là công cụ thay đổi cuộc chơi cuối cùng để cải thiện hoạt động bộ phận lễ tân khách sạn. Nó có thể giúp bạn dễ dàng thực hiện tất cả các mẹo trên, nâng trải nghiệm của khách lên một cấp độ hoàn toàn mới và cuối cùng giúp thúc đẩy lượt đặt phòng. Bạn có thể đã sử dụng các nền tảng công nghệ khác nhau cho một số nhiệm vụ nhất định, nhưng nếu bạn đã sẵn sàng nghiêm túc về việc chuyển đổi hoạt động của mình thì đã đến lúc xem xét phần mềm chuyên dụng cho bộ phận lễ tân khách sạn. Phần mềm cho lễ tân, tiền sảnh khách sạn là gì? Phần mềm lễ tân, tiền sảnh khách sạn là phần mềm cung cấp công nghệ để quản lý đặt phòng, phòng, giá phòng, nhận phòng và trả phòng, thanh toán, dọn phòng, giao tiếp với khách và hơn thế nữa – tất cả trong một (all in one). Nó làm cho khách tìm đến khách sạn của bạn cũng dễ dàng hơn, bằng cách cho phép họ đặt phòng trực tiếp, nhận phòng và liên lạc với bạn. Điều tốt nhất về phần mềm khách sạn hiện đại là nó dựa trên đám mây. Truy cập phần mềm khi bạn đang di chuyển và từ các thiết bị khác nhau. Làm thế nào Phần mềm lễ tân, tiền sảnh khách sạn có thể cải thiện quản lý khách sạn của bạn Tóm lại, phần mềm khách sạn có thể loại bỏ nhiều vấn đề không tốt xảy ra trong ngày. Và đây là cách mà phần mềm lễ tân, tiền sản khách sạn cải thiện các vấn đề khi quản lý khách sạn của bạn: Tự động hóa các quy trình – cho bạn thời gian và nhiều năng lượng để sáng tạo nhằm tạo thêm dấu ấn cá nhân cho khách đến và ở lại. Cho phép bạn nắm bắt và ghi lại dữ liệu khách một cách chính xác – mang lại cho bạn sự hiểu biết cần thiết về trải nghiệm khách hàng. Cho phép bạn quản lý của bạn từ bất cứ nơi nào bất cứ lúc nào – cân bằng cuộc sống và công việc của bạn một cách dễ dàng hơn. Giảm thiểu nguy cơ trước quá nhiều và các vấn đề gây phiền nhiễu và bực bội khác. Cho phép bạn truy cập vào dữ liệu và báo cáo – mà có nghĩa là quyết định kinh doanh tốt hơn (và tăng doanh thu). Cho phép tích hợp với người quản lý kênh và công cụ đặt phòng trực tuyến – để bạn có thể quảng cáo và nắm bắt lượt đặt phòng hiệu quả hơn. Lưu giữ dữ liệu và hệ thống của bạn trên đám mây – tăng thêm tính bảo mật cho dữ liệu và hệ thống của bạn. Hệ thống quản lý công việc lễ tân khách sạn Nếu bạn đã sẵn sàng thực hiện bước tiếp theo, xin chúc mừng. Bạn sẽ nhìn thấy bước nhảy vọt trong phương thức quản lý, phần mềm quản lý công việc cho lễ tân khách sạn của mình: thuận tiện hơn, hiệu quả và linh hoạt. Khi quyết định chọn hệ thống nào, hãy nghĩ về những thách thức chính của bạn và sau đó tự hỏi bản thân những câu hỏi sau: Hệ thống sẽ giúp gì cho những vấn đề cụ thể của bạn? Hệ thống sẽ cung cấp những tính năng khác mà bạn cần và hoạt động tốt với phần mềm hiện có? Giá so với các lựa chọn khác như thế nào? Bạn có thể thanh toán từng tháng hay bạn bắt buộc phải ký hợp đồng khóa? Bạn đã xem các đánh giá trực tuyến cho sản phẩm chưa? Có bất kỳ chủ đề quen thuộc nào không? Có sẵn bản dùng thử miễn phí không? Bạn có cảm thấy thoải mái với “giao diện” của phần mềm không? Loại dịch vụ khách hàng nào có sẵn? Có được đào tạo không?
