Quản lý kho hàng hóa là công việc đòi hỏi nhiều thời gian, công sức và cả nguồn nhân lực. Bởi vậy để quản lý kho hàng hiệu quả luôn là thách thức đối với mỗi doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh. Tìm đâu giải phải để quản lý tốt kho hàng hóa? Cùng Abit tìm kiếm câu trả lời trong bài viết dưới đây. 1. Quản lý kho hàng là gì? “Quản lý kho hàng hay kho vật tư những hoạt động liên quan trực tiếp đến công tác tổ chức, bảo quán, quản lý số lượng hàng hóa vật tư, nhằm đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất, cung cấp, phân phối hàng hóa, vật tư kịp thời. Cũng như góp phần giảm chi phí lưu thông, kho bãi và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của kho”. Bạn có thể hiểu một cách nôm na rằng, quản lý kho hàng chính là những hoạt động duy trì, vận hành và kiểm soát kho hàng. Đảm bảo cho các quá trình buôn bán, sản xuất không bị gián đoạn. Cũng như những thất thoát, rủi ro trong quá trình kinh doanh. 2. Cách quản lý kho hàng hóa hiệu quả 2.1. Kiểm soát chặt chẽ hóa đơn chứng từ xuất nhập kho Đây chính là nghiệp vụ cần thiết trong chuỗi quy trình quản lý kho hàng. Hóa đơn, phiếu xuất nhập kho là những chứng từ chứng thực. Và nó cũng là những giấy tờ mang giá trị pháp lý đối với cả người nhận và nhập hàng. Hiện nay với sự hỗ trợ của công nghệ phần mềm, bạn có thể kiểm kê kiểm soát lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn kho thông qua hệ thống phần mềm quản lý kho thay vì căn cứ vào giấy tờ, hóa đơn như trước kia. Nhưng điều này không có nghĩa rằng giấy tờ bị mất đi giá trị pháp lý. 2.2. Sắp xếp hàng hóa một cách khoa học Cùng một không gian, diện tích nhất định, nhưng nếu bạn biết cách sắp xếp hàng hóa một cách khoa học, tối ưu nhất bạn sẽ kinh doanh hiệu quả hơn. Hiệu suất công việc quản lý, lẫn các khâu tiếp theo được tiến hành trơn tru. Và tránh được tình trạng hàng tồn kho hay bỏ sót hàng. Bảo quản hàng hóa một cách cẩn thận và khoa học sẽ giúp cho quá trình sắp xếp, quản lý hàng hóa hiệu quả hơn. 2.3. Hệ thống hóa sổ sách giấy tờ lưu trữ Khi lượng hàng hóa ra vào kho mỗi ngày lớn, thì việc ghi chép đối với nhân viên quản lý kho sẽ vô cùng vất vả. Thay vì sử dụng sức người như trước đây thì ngày nay có nhiều phần mềm quản lý kho miễn phí có khả năng xử lý thông tin trong kho một cách chuẩn xác, hiệu quả hơn. Giúp chủ shop, doanh nghiệp giảm thiểu được sai sót trong quá trình xuất, nhập hàng hóa. Với sự hỗ trợ của phần mềm, bạn có thể tiết kiệm tối đa nguồn nhân lực. Chi phí quản lý và cả thời gian quản lý nữa. 2.4. Hàng hóa nên được kiểm kê theo định kỳ Việc kiểm tra, kiểm kê kho định kỳ sẽ giúp bạn xác định lại số lượng hàng hóa thực tế trong kho so với sổ sách, hồ sơ hàng hóa có chính xác hay không. Xác nhận lại một lần nữa chất lượng của hàng hóa trong kho hàng (nhận biết được những hư hại, hay suy giảm chất lượng của hàng hóa). Đây cũng là hoạt động đảm bảo cho việc hành hóa luân chuyển liên tục, tránh tình trạng hao mòn hay giảm giá trị sử dụng. Đảm bảo sắp xếp và kiểm kê kho hàng là 2 yếu tố đầu tiên trong cách quản lý kho hiệu quả. Tìm hiểu thêm: Cách quản lý đơn hàng online hiệu quả với các ứng dụng phần mềm số 2.5. Đảm bảo định mức hàng tồn kho Định mức hàng tồn kho được định nghĩa là lượng hàng hóa vật tư được xác định trong kho hàng luôn dương. Nhằm đảm bảo cho việc cung cấp hàng hóa kịp thời khi có nhu cầu phát sinh,… được diễn ra một cách đều đặn và liên tục. Việc xác định định mức hàng tồn kho cần dựa trên các tiêu chí sau: - Tình hình hàng hóa đã và đang tiêu thụ. - Lượng tồn thực tế trong kho hàng. - Thực trạng cung ứng của các nhà cung cấp - Số lượng đơn hàng của khách hàng. 2.6. Tuân thủ các quy tắc về nhập, xuất, tồn hàng hóa Hoạt động nhập hàng: đảm bảo chất lượng sản phẩm, mẫu mã, quy cách, màu sắc sản phẩm phải phù hợp với những thông tin được ghi trên biên bảo giao nhận hàng hóa hay các chứng từ kèm theo. Hoạt động xuất hàng: kiểm tra tính chính xác của các chứng từ, giấy tờ xuất hàng, CO, CQ, hóa đơn xuất có đúng với thông tin ghi trên phiếu xuất (về mẫu mã, chất lượng, chủng loại, số lượng,…) Quản lý kho là một hoạt động phức tạp và đòi hỏi nhiều thời gian và công sức. Việc ứng dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp sẽ giúp bạn quản lý hiệu quả và đơn giản quy trình hơn. 2.7. Áp dụng phương pháp quản lý FIFO hoặc LIFO FIFO là LIFO là hai thuật ngữ thông dụng trong lĩnh vực quản lý kho hiện nay. Theo đó “FIFO (first in – first out) được hiểu rằng những hàng hóa nhập vào trước sẽ được ưu tiên xuất ra trước”. Phương pháp này thường áp dụng đối với những hàng có hạn mức thời gian sử dụng ngắn như thực phẩm, đồ thời trang theo mốt, sản phẩm công nghệ,…Sản phẩm nào nhập tồn kho trước sẽ được ưu tiên xuất trước. Trong khi đó, LIFO (Last In, First Out) thì lại hoàn toàn ngược lại so với FIFO. Các mặt hàng mới vừa nhập vào sẽ được xuất trước để đảm bảo tính cập nhật thời giá. Và cân đối các chi phí sản xuất và bán hàng phù hợp. Thường áp dụng với những nguyên vật liệu có thời gian tồn kho lâu dài như vật liệu xây dựng, vật liệu hoàn thiện và trang trí nội thất… 2.8. Đóng gói bao bì, tem mác cho từng sản phẩm Mỗi sản phẩm được lưu trữ trong kho bắt buộc phải được dán tem, nhãn và đặt tên. Bạn có thể ứng dụng mã SKU và kết hợp sử dụng hệ thống máy quét mã vạch. Theo đó khi nhập hàng vào kho, mỗi mặt hàng sẽ tương ứng với một mã vạch nhất định. Phiếu này chứa toàn bộ các thông tin liên quan đến từng sản phẩm. Thông tin của sản phẩm sẽ được lưu trữ và áp dụng trong suốt quá trình nhập xuất và quản lý hàng hóa về sau. 2.9. Lắp camera giám sát để quản lý kho hàng hiệu quả hơn Đây là nguyên tắc bắt buộc khi quản lý kho hàng. Bởi chủ doanh nghiệp, cửa hàng không phải lúc nào cũng có mặt trực tiếp tại nhà kho mọi lúc nên việc theo dõi từ xa là vô cùng cần thiết. Thông qua camera, bạn có thể nắm bắt được tình hình hoạt động trong kho đang diễn ra như thế nào. Đồng thời có thể trích xuất hình ảnh, âm thành để điều tra trong trường hợp cần thiết như đồ đạc hư hỏng, mất cắp, đột nhập,…. 2.10. Tuyển chọn nhân sự quản lý kho một cách cẩn thận Thất thoát hàng hóa trong kho thường được quy vào 2 nguyên nhân chính: Nội bộ và bên ngoài. Hàng hóa có thể bị trộm đột nhập lấy cắp khi lưu trữ trong kho hàng. Nhưng tỉ lệ cao hơn vẫn do vấn đề của nội bộ (trộm cắp). Vì vậy việc tuyển chọn nhân viên quản lý kho cần được cân nhắc, đánh giá cẩn thận. Không chỉ xét về vấn đề nghiệp vụ chuyên môn. Mà còn đánh giá thêm về tính trung thực, thẳng thắn, chính trực của nhân viên đó. 2.11. Sử dụng các phần mềm quản lý kho hàng Hiện nay trên thị trường có khá nhiều các đơn vị cung cấp ứng dụng phần mềm quản lý kho hàng. Các phần mềm này hỗ trợ người dùng thiết lập quy trình quản lý kho hàng, việc kiểm soát xuất nhập kho, thông tin hàng hóa, sự lưu chuyển hàng hóa, tình trạng hàng hoàn… Giá cả là vấn đề mà bạn không cần quan tâm quá nhiều. Bởi mức giá của các ứng dụng quản lý kho hàng cũng ở mức khá rẻ. Chỉ từ 3.000/ngày là bạn đã có thể sở hữu và sử dụng phần mềm rồi. Nhanh tay ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ phần mềm quản lý kho Abit để trải nghiệm full các tính năng trong vòng 15 ngày và nhận ngàn ưu đãi. Trên đây là một số cách quản lý kho hàng cực kỳ hiệu quả dành cho shop online. Hy vọng sẽ cung cấp cho bạn nhiều thông tin bổ ích. Chúc bạn thành công!
