Quản lý thời gian – 7 sai lầm cần tránh Quản lý thời gian thiếu hiệu quả có thể dẫn đến stress và mất cân bằng trong công việc lẫn cuộc sống. Để cải thiện kỹ năng này, bạn cần khắc phục 7 sai lầm thường gặp trong quản lý thời gian. Khi thật sự kiểm soát được thời gian, những căng thẳng áp lực sẽ giảm bớt và hiệu suất công việc chắc chắn được cải thiện. Khi đó, bạn có thể dành nhiều thời gian cho những ý tưởng mới hứa hẹn đem lại những bước tiến mới trong sự nghiệp. Nói một cách ngắn gọn, bạn sẽ hạnh phúc và thành công hơn với công việc của mình. Sai lầm thứ 1: Không đặt mục tiêu cho bản thân Đặt mục tiêu cho bản thân rất quan trọng để bạn quản lý thời gian hiệu quả, vì những mục tiêu giúp bạn định hướng rõ ràng cho con đường sự nghiệp. Khi đã biết rõ nơi muốn đến, bạn có thể chủ động cho những việc cần ưu tiên. Việc lập mục tiêu cũng giúp bạn quyết định đâu là việc đáng để dành thời gian và đâu là những thứ chỉ gây xao lãng. Hãy nhớ đặt mục tiêu theo quy tắc SMART: Specific – Cụ thể, Measurable – Đo lường được, Attainable – Khả thi, Relevant – Phù hợp, và Time-bound – Có thời hạn xác định. Sai lầm thứ 2: Không lên danh sách những việc cần làm Đã bao giờ bạn quên không làm một việc quan trọng nào đó? Nếu đúng thế, có lẽ bạn đã không sử dụng một To-Do List – danh sách những việc cần làm – để kiểm soát công việc. Để lập To-Do List, hãy viết ra tất cả những việc bạn cần phải hoàn tất trong ngày. Đối với những dự án có khối lượng công việc lớn, hãy chia nhỏ theo từng giai đoạn. Danh sách càng chi tiết, bạn càng dễ quản lý, không bỏ sót việc nào và không cảm thấy nặng nề với những công việc lớn. Ví dụ: thay vì viết “Lập kế hoạch bán hàng cho quý 4”, bạn nên viết chi tiết như “Xem lại danh sách khách hàng” “Đánh giá tình hình doanh số”… Sau khi đã có danh sách, bạn có thể dùng hệ thống ký hiệu từ A-D: A cho những việc có độ ưu tiên cao còn D cho những việc không cần nhiều ưu tiên. Sai lầm thứ 3: Không dành quyền ưu tiên Bí quyết để sử dụng To-Do List hiệu quả nằm ở việc xác định mức độ ưu tiên công việc. Đôi khi thật khó để quyết định nên ưu tiên việc nào, nhất là khi bạn phải đương đầu với hàng loạt công việc cùng một lúc và việc nào cũng gấp. Quản lý thời gian hiệu quả và đạt được những điều bạn muốn đồng nghĩa với việc dành thời gian cho những việc thật sự quan trọng chứ không chỉ đơn thuần là cấp bách. Hiểu rõ sự khác biệt giữa quan việc quan trọng và việc cấp bách sẽ giúp bạn xác định được việc nào cần ưu tiên: • Những việc quan trọng đem đến những kết quả giúp bạn đạt được muc tiêu của mình. • Những việc cấp bách đòi hỏi sự lưu tâm tức thời và thường đi kèm với việc đạt được mục tiêu của một ai đó khác. Sai lầm thứ 4: Không thể kiểm soát những yếu tố gây xao lãng Sự phân tâm có thể tiêu tốn của chúng ta đến hai giờ đồng hồ mỗi ngày. Đó có thể là những email không liên quan đến công việc, chat, đồng nghiệp cần tâm sự… Hãy giảm thiểu những yếu tố gây xao lãng này! Ví dụ, hãy cương quyết tắt các cửa sổ IM chat khi bạn cần tập trung, và nếu ai đó đang làm bạn xao lãng, đừng ngại nói với họ điều đó. Bạn cũng cần học cách nâng cao khả năng tập trung, bắt đầu bằng một bữa sáng đầy đủ dinh dưỡng và uống thật nhiều nước trong ngày. Đừng ôm đồm quá nhiều việc một lúc, đóng cửa phòng lại và nghe một chút âm nhạc nếu điều này giúp bạn thấy tập trung. Sai lầm thứ 5: Ôm đồm quá nhiều việc Bạn có phải là người khó nói “không” với người khác? Nếu đúng thế, hẳn bạn đang đối mặt với cả núi những dự án và cam kết. Chính điều này khiến bạn giảm hiệu suất làm việc, stress và suy sụp tinh thần. Trước khi nhận một công việc, bạn hãy tự đặt cho mình một vài câu hỏi quan trọng sau: • Yêu cầu công việc có đúng với mục tiêu và mục đích làm việc của tôi không? • Tôi có phải là người làm việc này tốt nhất không? • Tôi có thời gian để làm việc này không? Nếu câu trả lời của bạn là “không” cho 3 câu hỏi nào nêu trên, tốt nhất bạn cũng nên nói “không” với công việc ấy. Mặt khác, sẽ thiếu chuyên nghiệp nếu từ chối một công việc chỉ vì bạn không muốn làm, bạn không hiểu phải làm thế nào, công việc này tốn nhiều thời gian của bạn, hay công việc thật rối rắm và phức tạp. Vì vậy, 3 câu hỏi trên sẽ giúp bạn đưa ra lý do hợp lý để từ chối. Sai lầm thứ 6: Làm nhiều việc cùng lúc Để hoàn thành nhanh khối lượng công việc, bạn Hoa thường vừa viết email vừa trò chuyện điện thoại với khách hàng. Hoa nghĩ rằng mình đã sử dụng thời gian hiệu quả, sự thật là khi làm nhiều việc cùng một lúc, bạn sẽ phải mất thêm 20-40% khoảng thời gian cần thiết để hoàn tất so với khi làm tuần tự từng việc một. Kết quả là Hoa không làm tốt cả hai việc – email thì đầy những lỗi sai còn khách hàng rất phật ý vì sự kém tập trung của Hoa. Vì thế, tốt nhất bạn nên tập trung giải quyết từng việc một. Như thế, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn với chất lượng công việc tốt hơn. Sai lầm thứ 7: Không dành vài phút giải lao Bạn nghĩ rằng sẽ thật hay nếu mình có thể làm việc liên tục 8-10 giờ đồng hồ không ngừng nghỉ, nhất là khi đang cận kề với deadline. Tuy nhiên, không ai có thể tập trung làm việc với năng suất cao mà không dành cho bộ não của mình đôi chút thời gian để nghỉ ngơi và nạp năng lượng. Vì vậy, bạn đừng bỏ qua những phút giải lao và cho đó là “lãng phí thời gian”. Giờ giải lao đem lại cho bạn thời gian nghỉ ngơi quý giá, nhờ đó bạn có thể tư duy sáng tạo hơn và làm việc hiệu quả hơn. Bạn có thể đi dạo nhanh một vòng, pha một tách cà phê, hay chỉ đơn giản là ngồi tại bàn làm việc mà không làm gì cả. Hãy cố gắng thu xếp giải lao khoảng 5 phút sau mỗi 1-2 giờ làm việc. Và cũng đừng quên tự cho mình quỹ thời gian rộng rãi để ăn trưa và nghỉ ngơi. Hãy thử áp dụng những cách trên, bạn sẽ thấy những thay đổi rõ rệt trong công việc, giảm stress, tăng hiệu suất, thăng chức, tăng lương! Chúc bạn thành công.
Ðề: ĐỂ QUẢN LÝ THỜI GIAN HiỆU QUẢ NHẤT Hiệu quả hơn để thành công hơn Brian Tracy, bậc thầy về nghệ thuật quản lý thời gian, nói rằng “chúng ta không bao giờ có đủ thời gian để làm mọi việc mình muốn, nhưng chúng ta luôn có đủ thời gian để làm những việc quan trọng nhất! Khả năng tập trung vào những việc quan trọng nhất, và hoàn thành những việc đó với kết quả tốt nhất chính là chìa khóa đem lại thành công.” Vậy làm thế nào để có thể tập trung vào những việc quan trọng nhất? Và làm thế nào để chúng ta trở nên hiệu quả hơn? Hãy áp dụng nguyên tắc 80/20 mà Brian Tracy đã chia sẻ trong “Eat That Frog”. Nguyên tắc 80/20 trong quản lý thời gian 80% kết quả của bạn sẽ đến từ 20% công việc bạn làm. Có nghĩa nếu bạn có danh sách 10 việc cần làm, chỉ 2 việc trong số đó đem lại cho bạn nhiều giá trị hơn toàn bộ 8 việc còn lại. Brian Tracy so sánh 20% công việc đem lại giá trị cao nhất là những "con ếch" xấu xí nhất, khủng khiếp nhất. Khi nhìn nó, bạn sẽ cảm thấy ngán ngẩm và không hề muốn "thưởng thức". Thực tế là những công việc mà chúng ta thường né tránh vì phức tạp hay khó khăn chính là những việc quan trọng và giá trị nhất. Từ bây giờ, hãy tìm và "ăn" những "con ếch" xấu xí nhất nếu bạn muốn thành công. 20% "con ếch" xấu xí nhất Trước hết, bạn cần xác định mục tiêu của mình trong một khoảng thời gian nhất định. Mục tiêu của hôm nay, tuần này, tháng này, năm này là gì? “Trong hôm nay, tôi phải hoàn thành báo cáo doanh thu theo sản phẩm của tháng 10”. “Mục tiêu của tôi là tăng thêm 5 khách hàng mới trong tháng này”. Khi đã xác định rõ mục tiêu, bạn lập ra danh sách những việc mình cần làm trong ngày, tuần, tháng và năm. Trong danh sách này, hãy phân tích, chọn ra những việc giúp bạn đạt được mục tiêu và đánh thứ tự ưu tiên. Nhờ những thứ tự ưu tiên này, bạn sẽ biết đâu là 20% "con ếch" xấu nhất cần phải "ăn". Bạn cần phải rà soát danh sách những-việc-cần-làm thường xuyên để nhắc nhở mình những việc quan trọng và tập trung thực hiện cho đến khi hoàn thành. Bạn cần kiên nhẫn vì những việc quan trọng nhất, đem lại giá trị cao nhất là những việc khó khăn nhất. Nếu bạn đang cần gọi điện cho 5 khách hàng quan trọng, đừng kiểm tra email; vì khi kiểm tra email, bạn dễ dàng bị lôi cuốn từ email này qua email khác, và sau khoảng 1 tiếng đồng hồ “la cà”, bạn quên mất mình cần gọi điện thoại cho 5 khách hàng đã định. Vậy kết quả là hoặc bạn sẽ gọi cho 3 người thay vì 5 người; hoặc bạn vẫn gọi cho 5 người nhưng sẽ phải bỏ qua một công việc quan trọng khác. Nhìn trước kết quả Đa số chúng ta có thói quen bắt tay vào công việc mà không cân nhắc kỹ lưỡng. Việc gì đến trước làm trước. Việc dễ làm trước, việc khó làm sau. Đơn giản vì việc dễ thì dễ làm. Hơn nữa, với suy nghĩ, việc gì cũng cần phải làm, chúng ta dễ dàng rơi vào bẫy “bận rộn nhưng không hiệu quả”. Nếu bạn là nhân viên kinh doanh, việc gọi điện cho khách hàng A đang than phiền và cần hỗ trợ quan trọng hơn hay việc thảo một email chúc mừng sinh nhật khách hàng B? Dĩ nhiên viết email chúc mừng sinh nhật dễ hơn nhiều. Nhưng trong thời điểm này, nếu vấn đề của khách hàng A không được giải quyết, bạn có nguy cơ mất luôn khách hàng này, và hình ảnh thiếu chuyên nghiệp của bạn và công ty bạn trong mắt họ có khả năng lan tỏa đến hơn 40 khách hàng khác trong network của họ. Hãy cân nhắc thật cẩn thận. Khi cân nhắc cẩn thận kết quả/ hậu quả khi làm hay không làm một công việc nào đó, bạn sẽ biết công việc nào sẽ đem lại 80% giá trị cho mục tiêu mình đặt ra. Nhờ nhìn thấy được kết quả, bạn cũng sẽ biết những việc mình không cần làm. Khi tôi áp dụng nguyên tắc 80/20, lịch làm việc được sắp xếp khoa học hơn, rõ ràng hơn và hiệu quả hơn. Và tôi thấy mình "có thêm nhiều thời gian hơn" để có thể "ăn" nhiều "con ếch" xấu xí hơn, từ đó có thể hoàn thành những việc đem lại nhiều giá trị hơn. Khi bạn tạo ra nhiều giá trị, giá trị của chính bạn sẽ tăng lên. Luôn đặt ra cho mình câu hỏi “Việc quan trọng nhất mình cần phải làm lúc này là gì?” Tập trung vào việc đó cho đến khi hoàn thành. Cân nhắc để thực hiện những việc đem lại nhiều giá trị và biết từ chối những công việc không mang lại giá trị. Nếu thực hiện thường xuyên, bạn sẽ thấy những thay đổi tích cực.
Ðề: ĐỂ QUẢN LÝ THỜI GIAN HiỆU QUẢ NHẤT 10 câu nói bất hủ của Bill Gates Trước khi về hưu vào tháng 7/2008, Bill Gates đã đưa ra 10 lời khuyên dành cho các bạn thanh niên trên con đường lập nghiệp. Biết đâu nhờ học hỏi những lời khuyên bổ ích này, một ngày nào đó bạn sẽ trở thành một Bill Gates thứ hai? 1. “Cuộc sống vốn không công bằng - Hãy tập quen dần với điều đó.” -> Thế giới không bao giờ công bằng. Bạn biết điều này chứ? Bạn không bao giờ có thể thay đổi cả thế giới. Sự bất công luôn tồn tại trong xã hội hiện tại, vì thế hãy cố gắng thích nghi. 2. “Không ai quan tâm đến lòng tự trọng của bạn đâu. Mọi người chỉ trông đợi bạn đạt được điều gì đó trước khi bạn cảm thấy hài lòng về bản thân.” -> Lòng tự trọng thái quá có thể sẽ gây khó khăn cho công việc của bạn. Đừng quá đề cao lòng tự trọng của mình vì điều người ta quan tâm là bạn đạt được gì, chứ không phải là lòng tự trọng. 3. “Bạn sẽ không thể kiếm được 40.000 USD/năm ngay sau khi tốt nghiệp trung học. Bạn cũng không là một ông sếp lớn có điện thoại gắn trên ô tô cho đến khi bạn kiếm được hai thứ đó.” -> Thường thường, bạn không thể giàu có nếu chỉ vừa mới tốt nghiệp trung học. Tuy nhiên, để trở thành một nhà quản lý cấp cao, bạn cần có cả hai: bằng tốt nghiệp trung học và tiền bạc. 4. “Nếu bạn nghĩ rằng giáo viên của mình thật hắc ám thì hãy đợi đến khi bạn làm việc dưới trướng một ông chủ. Rồi bạn sẽ thấy với ông ta thì không có khái niệm nhiệm kỳ nắm quyền.” -> Đừng than vãn rằng sếp của bạn khó tính quá. Khi ngồi trên ghế nhà trường, lúc gặp khó khăn trong học tập thì có giáo viên giúp đỡ bạn. Tuy nhiên, nếu lúc đó bạn lại cảm thấy mọi khó khăn bạn gặp phải đều do những yêu cầu quá nghiêm khắc từ phía giáo viên, thì bạn đừng nên đi làm. Đơn giản là vì nếu không có những yêu cầu nghiêm khắc từ phía công ty, thì chắc chắn bạn sẽ không làm gì và nhanh chóng thất nghiệp. Và lúc này cũng sẽ không có ai giúp đỡ bạn cả. 5. “Nếu như bạn làm rối tung mọi chuyện lên thì đó không phải lỗi của bố mẹ bạn, thế nên đừng có mà ta thán về lỗi lầm của bạn, hãy rút kinh nghiệm từ chúng.” -> Đừng quy thất bại của bạn cho định mệnh. Tất cả những gì bạn cần hiện giờ là giữ bình tĩnh và bắt đầu lại từ đầu. 6. “Trước khi bạn ra đời, bố mẹ của bạn đã chẳng "đáng chán" như bây giờ. Bố mẹ đã trả những hoá đơn của bạn, giặt giũ quần áo bạn sạch sẽ và lắng nghe bạn kể xem bạn sành điệu như thế nào. Vì vậy trước khi cằn nhằn bố mẹ điều gì thì hãy dọn dẹp buồng ngủ của bạn cho ngăn nắp đi đã.” -> Bạn nên thể hiện lòng biết ơn của mình với bố mẹ vì đã dành phần lớn cuộc đời nuôi bạn khôn lớn. Sự “cổ lổ sĩ” của bố mẹ bạn ngày nay là cái giá họ phải trả cho sự lớn khôn của bạn. 7. “Ở trường học có thể không có người thắng kẻ thua nhưng ở trường đời thì không phải vậy. Ở một số trường học người ta còn hủy bỏ những điểm rớt và cho bạn cơ hội để bạn giành điểm cao. Trong cuộc sống thực không bao giờ có chuyện như thế đâu.” -> Hãy tự nhủ rằng bạn luôn có thể trở thành người đứng đầu, như vậy bạn sẽ có nhiều động lực hơn để phấn đấu cho sự nghiệp của mình. 8. “Cuộc sống không được chia thành những học kỳ. Bạn cũng chẳng có mùa hè để nghỉ ngơi và rất ít ông chủ nào quan tâm và giúp bạn tìm ra cơ hội này. Hãy tự làm điều mình muốn trong thời gian nhàn rỗi của bạn.” -> Đừng luôn ngóng chờ các ngày nghỉ lễ, nếu không bạn sẽ bị tụt hậu so với đồng nghiệp của mình. Sự tụt hậu này đồng nghĩa với sự đào thải và thất nghiệp. 9. “Truyền hình không phải là cuộc sống thực. Trong cuộc sống, người ta phải biết rời khỏi quán cà phê giải trí để đi làm việc.” -> Ai cũng thích xem phim truyền hình. Tuy nhiên, bạn không nên xem quá nhiều vì đó không phải là cuộc sống của bạn và tư tưởng của bạn sẽ bị chúng ảnh hưởng. Cuộc sống của bạn nên do bạn quyết định. 10. “Hãy hòa nhã với những kẻ dở hơi. Ai biết được ngày sau và khi đó bạn có thể phải làm việc cho một kẻ như vậy.” -> Bạn nên hòa nhã với mọi người. Trong cuộc sống luôn xảy ra những điều bạn không muốn chút nào. Hãy cởi mở với sếp và đừng nói xấu sau lưng họ vì nó sẽ chẳng giúp ích gì cho bạn đâu.
Ðề: ĐỂ QUẢN LÝ THỜI GIAN HiỆU QUẢ NHẤT 6 thinking hats - Tư duy sáng tạo mở lối thành công “6 chiếc mũ tư duy” là một công cụ trợ giúp tư duy được Edward de Bono giới thiệu trong cuốn “6 Thinking Hats”. Đây là một phương pháp cực kỳ hiệu quả, giúp bạn đánh giá sự việc từ nhiều góc nhìn khác nhau để đưa ra quyết định tốt hơn. Nhờ vậy, bạn sẽ hiểu rõ hơn mọi ngóc ngách của sự việc, nhận diện được những nguy cơ và cơ hội mà bình thường bạn có thể không chú ý đến. Những người thành đạt thường tư duy theo hướng tích cực, thiên về lý trí, và đó là một trong những lý do giúp họ thành công. Mặc dù vậy, thông thường, họ có thể không đánh giá vấn đề từ các góc nhìn khác như cảm xúc, trực giác, sáng tạo hoặc mang tính tiêu cực. Hệ quả là đôi lúc họ bỏ qua những yếu tố có thể đưa đến sự thay đổi, không thể tạo ra những đột phá thật sự và không chuẩn bị những kế hoạch dự phòng cần thiết cho những rủi ro có thể gặp. Ngoài ra, những người đã quen giải quyết vấn đề một cách khoa học có thể sẽ không phát huy được khả năng sáng tạo hoặc giải quyết vấn đề dựa trên trực giác của họ. Nếu đánh giá một vấn đề bằng phương pháp “6 chiếc mũ tư duy”, bạn có thể giải quyết nó dựa trên tất cả các góc nhìn đã đề cập. Bạn sẽ kết hợp được cả tham vọng, kỹ năng thực hành, sự nhạy cảm, sáng tạo và khả năng lập kế hoạch dự phòng tốt trong việc ra quyết định và hoạch định. Kỹ thuật “6 chiếc mũ tư duy” Hãy lần lượt “đội” 6 chiếc mũ để đánh giá vấn đề. Mỗi lần đội mũ tức là bạn lại chuyển sang một cách tư duy mới. . Mũ trắng - Objective Khi đội “Mũ trắng”, bạn sẽ đánh giá vấn đề một cách khách quan, dựa trên những dữ kiện có sẵn. Hãy nghiên cứu thông tin bạn có để tìm ra câu trả lời cho những điều bạn còn thắc mắc. • Mũ đỏ - Intuitive Khi đội “Mũ đỏ”, bạn sẽ đánh giá vấn đề dựa trên trực giác và cảm xúc. Hãy cố gắng đoán biết cảm xúc của người khác thông qua những phản ứng của họ và cố gắng hiểu được những phản ứng tự nhiên của những người không hiểu rõ lập luận của bạn. • Mũ đen - Negative Khi đội “Mũ đen”, bạn cần đánh giá vấn đề theo góc nhìn tiêu cực, cẩn trọng và e dè. Hãy cố gắng đoán trước những nguyên nhân có thể khiến ý tưởng và cách giải quyết vấn đề không đạt hiệu quả như mong đợi. Nhìn nhận sự việc theo cách này sẽ giúp bạn loại bỏ những điểm yếu trong một kế hoạch hoặc cách thức tiến hành công việc, điều chỉnh cách giải quyết vấn đề hoặc chuẩn bị kế hoạch dự phòng cho những vấn đề có thể nảy sinh ngoài dự kiến. Nhiều người thành đạt đã quen với việc suy nghĩ một cách lạc quan. Do vậy, họ có thể sẽ không dự kiến hết được những vấn đề có thể phát sinh nên không có sự chuẩn bị chu đáo. Cách tư duy “Mũ đen” sẽ giúp họ tránh được điều này. • Mũ vàng - Positive Khi đội “Mũ vàng”, bạn sẽ suy nghĩ một cách tích cực. Sự lạc quan sẽ giúp bạn thấy hết được những lợi ích và cơ hội mà quyết định của bạn mang lại. Cách tư duy “Mũ vàng” giúp bạn có thêm nghị lực để tiếp tục công việc khi bạn gặp nhiều khó khăn, trở ngại. • Mũ xanh lá cây - Creative Mũ xanh lá cây tượng trưng cho sự sáng tạo. Lối tư duy tự do và cởi mở khi đội “Mũ xanh” sẽ giúp bạn tìm ra những giải pháp sáng tạo để giải quyết vấn đề. • Mũ xanh dương - Process Đây là chiếc mũ người chủ tọa đội để kiểm soát tiến trình cuộc họp. Khi gặp khó khăn do bế tắc về ý tưởng, chủ tọa có thể linh hoạt điều chỉnh cách tư duy của mọi người dự họp sang hướng “Mũ xanh lá cây”. Còn khi cần lập kế hoạch dự phòng, chủ tọa sẽ yêu cầu mọi người tư duy theo cách “Mũ đen”. Bạn có thể sử dụng phương pháp “6 chiếc mũ tư duy” trong các cuộc họp hoặc khi giải quyết vấn đề của mình. Nếu dùng trong các cuộc họp, kỹ thuật này sẽ giúp chủ tọa tháo “ngòi nổ” xung đột có thể xảy ra khi nhiều người có lối tư duy khác nhau cùng thảo luận về một vấn đề. Bạn cũng có thể sử dụng một phương pháp khác tương tự với “6 chiếc mũ tư duy” là đánh giá vấn đề từ quan điểm của nhiều chuyên gia (bác sĩ, kiến trúc sư, giám đốc kinh doanh …) hoặc khách hàng. “6 chiếc mũ tư duy” là phương pháp lý tưởng để đánh giá tác động của một quyết định từ nhiều quan điểm khác nhau. Nó giúp bạn kết hợp những yếu tố thuộc về cảm tính với những quyết định lý tính và khuyến khích sự sáng tạo khi ra quyết định. Nhờ vậy, kế hoạch của bạn sẽ hợp lý và chặt chẽ hơn. Ngoài ra, nó còn có thể giúp bạn tránh được những sai lầm về giao tế nhân sự và thấy trước những nhược điểm của một kế hoạch hành động.
Ðề: ĐỂ QUẢN LÝ THỜI GIAN HiỆU QUẢ NHẤT ^^ Em post 1 số bài để em còn thực hiện nữa Mong là các mẹ nhà ta đều quản lý tốt time & kinh doanh thành công
Ðề: ĐỂ QUẢN LÝ THỜI GIAN HiỆU QUẢ NHẤT Dạo này em hay sao nhãng công việc chính toàn tập trung vào cái linh tinh thôi.
Ðề: ĐỂ QUẢN LÝ THỜI GIAN HiỆU QUẢ NHẤT ^^ hì hì Chị đây cũng thế em ơi Ham hố kinh doanh, nên cv chính cũng bị sao lãng 1 phần Đang sắp xếp lại thời gian để làm việc cho tốt đây ^^
Ðề: ĐỂ QUẢN LÝ THỜI GIAN HiỆU QUẢ NHẤT 3S cho một buổi thuyết trình ấn tượng Steve Jobs được xem là “phù thủy công nghệ”, và ông cũng được biết đến như là bậc thầy của nghệ thuật thuyết trình. Trên sân khấu, ông thu hút toàn bộ sự chú ý của khán giả mà không cần những slide dày đặc chữ hay những biểu đồ phức tạp. Ông thành công nhờ cách kể chuyện sáng tạo và thú vị, tạo cảm hứng cho người nghe với từng con số, từ ngữ hay hình ảnh minh họa. Kỹ năng thuyết trình hoàn toàn có thể luyện tập. Nếu bạn nghiêm túc tuân theo nguyên tắc 3S dưới đây, bạn sẽ nằm trong nhóm 1% những người thuyết trình hiệu quả như Steve Jobs. Story – Một câu chuyện thuyết phục Bộ não của chúng ta có khuynh hướng ghi nhớ những câu chuyện có kịch tính, cao trào tốt hơn là những lời nói suông. Chính vì vậy, hãy xây dựng kịch bản cho bài thuyết trình của bạn như một câu chuyện, có mục tiêu, có cao trào, có đấu tranh và có kết quả. Đầu tiên, câu chuyện bắt đầu bằng một tựa đề (headline). Tựa đề của bài diễn thuyết của bạn nên ngắn gọn, dễ nhớ và chuyển tải ý chính của cả câu chuyện. Steve luôn định vị những sản phẩm của ông với một câu vừa vặn với một post của Twitter (140 ký tự), ví dụ, với MacBook Air, ông định vị nó là “the world’s thinnest notebook.” – notebook mỏng nhất thế giới. Và đây cũng là tựa đề cho bài thuyết trình giới thiệu MacBook Air của ông. Ngắn, đơn giản và ấn tượng! Khi lên ý tưởng cho bài thuyết trình, bạn nên tập trung vào tối đa ba điểm chính. Những thông điệp này cần được sắp xếp theo trình tự logic và rõ ràng. Ngoài ra, trước khi trình bày, bạn nên cho người nghe biết mục tiêu của bài thuyết trình. Ví dụ: “Để giúp bạn hoàn thiện kỹ năng thuyết trình, hôm nay tôi sẽ giới thiệu 3 yếu tố làm nên một bài thuyết trình hiệu quả.” Như vậy, bạn sẽ giúp người nghe hình dung câu chuyện dễ dàng hơn. Với mỗi ý chính, bạn nên có ví dụ cụ thể để minh họa để câu chuyện của bạn sinh động hơn; và chắc chắn người nghe sẽ nhớ lâu hơn. Kết thúc câu chuyện, bạn nên tóm tắt lại và nhắc lại mục tiêu đối với người nghe. Slides – Những slide đơn giản Chúng ta có khuynh hướng để càng nhiều chữ lên slide càng tốt. Tuy nhiên, bộ não chúng ta thường chỉ làm tốt được một việc trong một thời điểm; chẳng hạn, một người khó có thể vừa nghe vừa đọc cùng một lúc. Chính vì vậy, nếu bạn muốn người khác nghe mình, đừng bắt họ đọc chữ trên slide. Khi Steve Jobs thuyết trình, những gì người ta thấy là một màn hình rộng, với hình ảnh nổi bật, một con số hoặc một biểu đồ đơn giản. Hãy nhớ, “một bức ảnh hơn ngàn lời nói”, hãy tận dụng sức mạnh của hình ảnh thay cho ngôn từ. Nhưng bạn nhớ dùng hình ảnh chất lượng cao. Theo “Presentation Zen” – một cuốn sách thú vị về thuyết trình, bạn không nên sử dụng hình vẽ clipart cũng như những mẫu PowerPoint có sẵn vì khán giả của bạn đã chán ngấy những hình ảnh cũng như họa tiết thịnh hành từ những năm 1990. Khi cần thiết, bạn nên xen kẽ hình ảnh và âm nhạc hay những đoạn phim ngắn để làm cho câu chuyện của bạn trở nên sinh động hơn. Số lượng slides phụ thuộc vào độ dài của “câu chuyện”, nhưng mỗi ý chính chỉ nên sử dụng một slide. Nếu phần nào có nhiều dữ liệu cần trình bày, bạn có thể chia thành 2-3 slides. Và tập trung cho chữ S thứ 3 – speaker. Speaker – Người thuyết trình thu hút Là trung tâm của buổi thuyết trình, bạn phải chuẩn bị thật kỹ. Đầu tiên là trang phục. Trang phục phải phù hợp với đối tượng khán giả, với chủ đề và không gian thuyết trình (năng động, trẻ trung hay chuyên nghiệp, trang trọng). Trong khi thuyết trình, bạn cần phải để ý đến ngôn ngữ hình thể phù hợp. - Tránh xa bục phát biểu. Bạn nghĩ gì khi thấy diễn giả dính chặt vào bục phát biểu và gần như đọc lại toàn bộ chữ hiện lên trên slide? Giờ thì bạn đã biết lý do. - Nhìn khán giả, nhưng đừng “thiếu công bằng” khi chỉ nhìn chằm chằm vào một người nào đó. - Phong thái tự tin, không bỏ tay vào túi quần hay vòng trước ngực hay mân mê đồ vật nào đó như bút, giấy hay tà áo. Nếu bạn cảm thấy lo lắng, hãy hít thở sâu để lấy lại bình tĩnh. Nói rõ, chậm với âm lượng vừa đủ và dừng khoảng 3 giây khi bạn chuyển ý. Khi nói chậm và rõ, bạn sẽ lựa chọn từ ngữ cẩn thận hơn, và nhờ vậy, bạn sẽ tự tin hơn. Khi ngừng đúng chỗ, bạn sẽ thu hút sự chú ý của người nghe. Và, “gia vị” cuối cùng cho bài thuyết trình của bạn là “năng lượng, sự nhiệt huyết và hứng khởi” vì thuyết trình chính là một show diễn. Chính vì vậy, cho dù slides của bạn bắt mắt bao nhiêu, ý tưởng của bạn hay như thế nào và bạn sáng sân khấu đến nhường nào; thiếu nhiệt huyết, bạn chẳng thể nào thu hút sự chú ý và tập trung của khán giả cho đến phút cuối. Steve Jobs biết cách biến những buổi thuyết trình của ông thành những show diễn thật sự. Trong buổi giới thiệu iPad đầu tiên vào tháng 1/2010, ông đã khơi gợi sự tò mò của khán giả bằng cách đưa ra một câu hỏi “Chúng ta đã có điện thoại, chúng ta đã có máy tính xách tay, vậy sản phẩm nào sẽ lấp khoảng trống giữa hai thiết bị này? Sản phẩm nào mà chúng ta có thể lướt web, check email, xem hình ảnh, nghe nhạc, chơi game và đọc sách điện tử?” Liệu đó có phải là Netbook không? Không, vấn đề là vì Netbook không tốt hơn bất cứ sản phẩm nào. Nó chậm, chất lượng hình ảnh thấp và sử dụng phần mềm của PC. Nó không tốt hơn, nó chỉ rẻ hơn. Chúng tôi không nghĩ đó là loại thiết bị thứ ba. Và chúng tôi đã tạo ra sản phẩm đó. Và hôm nay tôi muốn giới thiệu với các bạn, ngay bây giờ, chúng tôi gọi đó là iPad.” Những tràng vỗ tay, những tiếng cười sảng khoái của khán giả đã chứng minh show diễn của Steve Jobs thật sự đem lại cho họ nhiều hứng thú, một cảm xúc mạnh mẽ và ấn tượng khó quên.
