Kinh nghiệm: Gian Lận Trong Bán Lẻ Ngoài Quầy Thu Ngân

Thảo luận trong 'Kinh nghiệm kinh doanh' bởi hanhphuc76, 3/12/2015.

  1. hanhphuc76

    hanhphuc76 Thành viên đạt chuẩn

    Tham gia:
    24/11/2015
    Bài viết:
    52
    Đã được thích:
    17
    Điểm thành tích:
    8
    Trong bài viết trước, chúng tôi đã đưa ra phân tích các tình huống gian lận trong bán lẻ tại quầy thu ngân và các biện pháp phòng ngừa. Trong bài viết này, xin được nói về các tình huống gian lận có thể phát sinh bên ngoài quầy thu ngân.

    1. Cân thiếu hoặc thừa

    Trong các cửa hàng lớn, thường có 1 khu để cân và đóng gói các mặt hàng thực phẩm tươi sống và có nhân viên thực hiện việc cân, đóng gói và dán nhãn cho các mặt hàng này. Trong các cửa hàng nhỏ, cân có thể được đặt ngay tại quầy thu ngân, và nhân viên thu ngân cũng chính là người cân và đóng gói, dán nhãn cho khách hàng. Và việc cân thừa, cân thiếu là điều không tránh khỏi. Và có nhiều cách gian lận tại quầy cân:
    • Đặt thêm vật nặng vào bàn cân: mỗi lần cân cho khách, chỉ cần đặt thêm 1 đồng xu vào bàn cân là có thể gian lận được trong ngày khá nhiều. Hơn nữa, nếu khách hàng kiểm tra cân thì bỏ đồng xu ra, và cân vẫn đảm bảo chính xác;
    • Sử dụng nam châm: nhiều bàn cân làm bằng sắt, và khi cân hàng cho khách, nhân viên cân gẩy hòn nam chân vào chân đế bàn cân, cân sẽ nhẩy nhiều hơn;
    • Sử dụng cân sai: cách này dễ bị phát hiện nhất, nhưng nếu không để ý thì vẫn bị mắc lừa. Hơn nữa, nhiều cân có nút điều chỉnh nằm ở chân bàn cân, người cân chỉ cần khéo léo là có thể điều chỉnh lên xuống. Hơn nữa, người mua thường không để ý khi cân lệch vài gam, và chính điều này tiếp tay cho gian lận;
    • Sử dụng thủ thuật bằng tay: khi cân cho khách hàng, nhân viên cân tỳ 1 ngón tay vào bàn cân (khách hàng bị cân thiếu), hoặc đối với người thân của khách hàng thì nhân viên lại dùng tay để làm nhẹ vật cân đi (cửa hàng bị mất mát);
    • Nhân viên cân thực hiện cân 2 gói khác nhau có trọng lượng khác nhau, nhưng lại lấy các nhãn (in từ cân điện tử) để dán lẫn lộn 2 gói hàng này, kết quả là 1 người được cần thừa (thường là cho người quen nhân viên), và 1 khách hàng bị cân thiếu.
    • Đối với hàng đông lạnh, chỉ cần bỏ thừa thêm vài cục đá là có thể gian lận về cân của khách hàng.
    Cách phòng ngừa:
    • Sử dụng cân điện tử có in nhãn;
    • Sử dụng cần điện tử và kết nối trực tiếp với máy tính tiền;
    • Đặt cân mẫu kiểm tra trước cửa ra vào để khách hàng có thể tự kiểm tra;
    • Thường xuyên kiểm kê để kịp thời phát hiện hàng thừa thiếu trong gian hàng.
    • Kiểm kê hàng hóa
    [​IMG]
    Ảnh minh họa

    2. Cấu kết với nhà cung cấp

    Tình huống liên quan gian lận đến nhà cung cấp thường diễn ra khá phổ biến. Phần lớn các nhân viên làm việc trong cửa hàng cần phải được đánh giá là trung thực, nhưng ngoài quầy thu ngân, một số người làm việc với nhà cung cấp thường dễ có hành vi gian lận theo cách này theo cách khác. Dưới đây xin liệt kê một số tình huống điển hình:
    • Đặt mua hàng với giá cao hơn quy định: cùng một mặt hàng có thể được cung cấp bởi nhiều nhà cung cấp khác nhau, và việc lựa chọn nhà cung cấp trong 1 thời điểm không hoàn toàn là theo mức giá. Nếu một nhà cung cấp có mức giá cao hơn nhưng nhân viên vẫn đặt hàng, thì một trong số các nguyên nhân có thể là thông đồng với nhà cung cấp để ăn chênh lệch. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng vậy, bởi vì việc lựa chọn nhà cung cấp có thể dựa trên các tiêu chí khác, như điều kiện thanh toán, quy định về đổi trả, các chương trình khuyến mại khi vượt doanh số bán…
    • Đặt mua hàng với số lượng quá lớn: lượng hàng tồn kho quá nhiều, nhưng nhân viên vẫn tiếp tục đặt hàng về và không dựa trên một cơ sở phân tích hợp lý nào cả. Trong tình huống này, có thể đặt ngay nghi vấn cho nhân viên mua hàng: hoặc là có thông đồng với nhà cung cấp, hoặc là vi phạm các quy định về nhiệm vụ và trách nhiệm của nhân viên mua hàng.
    • Đặt mua hàng có vòng quay thấp: cũng tương tự như tình huống trên, hàng đã tồn kho nhưng vẫn nhập về mà thiếu lý do chính đáng (ví dụ không phải là chương trình khuyến mại từ nhà cung cấp, không phải là dịp gom hàng để bán cho ngày lễ sắp tới…).
    • Thanh toán thừa cho nhà cung cấp: đây là tình huống có thể xảy ra nếu như thiếu sự kiểm soát chặt chẽ về tài chính.
    • Nhận hàng kém chất lượng từ nhà cung cấp: nhân viên thủ kho vẫn cho nhập các lô hàng kém chất lượng, rồi để vào góc sâu của kho (gian hàng), chờ thời gian thanh lý.
    Cách phòng ngừa:
    • Sử dụng phần mềm hiện đại với khả năng kiểm soát công việc với nhà cung cấp;
      • phần mềm cần phải ghi nhận các điều kiện làm việc với nhà cung cấp, bao gồm: mức giá, điều kiện thanh toán…;
      • phần mềm cần có công cụ phân tích tốc độ bán hàng và tự động đưa ra khuyến cáo về các mặt hàng cần đặt với số lượng hợp lý;
      • phần mềm cần có công cụ để kiểm soát việc thanh toán cho nhà cung cấp theo điều kiện thỏa thuận;
    • Việc nhận hàng từ nhà cung cấp cần được kiểm soát nhiều mức, đặc biệt là kiểm soát thời hạn sử dụng.
    • Có thể sử dụng một số các biện pháp về nhân sự như: luân chuyển các vị trí, điều chuyển theo các cửa hàng khác nhau…;
    • Thường xuyên tiến hành kiểm kê hàng hóa để phát hiện chênh lệch, hàng hóa hết hạn sử dụng hoặc kém chất lượng;
    • Sử dụng các cơ chế khoán cho nhân viên ngành hàng để thúc đẩy tính tích cực của nhân viên, hạn chế các gian lận bằng ý thức;
    3. Thanh toán cho nhà cung cấp không đúng thời hạn

    Việc thanh toán cho nhà cung cấp không đúng theo thời hạn thường là:
    • Thanh toán sớm hơn thời hạn;
    • Thanh toán muộn hơn thời hạn: việc này ảnh hưởng đến uy tín của cửa hàng, sau này cửa hàng sẽ bị áp đặt nhiều điều kiện không có lợi khi tiếp tục mua hàng.
    Cách phòng ngừa:
    • Sử dụng phần mềm với khả năng kiểm soát thời hạn thanh toán cho nhà cung cấp.
    4. Vòi vĩnh nhà cung cấp (sắp xếp hàng hóa chỗ đẹp, chỗ xấu; thông đồng về các điều kiện mua hàng)

    Cách phòng ngừa:
    • Tăng cường kiểm tra công việc với nhà cung cấp;
    • Khuyến khích nhà cung cấp tố cáo các hành vi của nhân viên với thái độ vòi vĩnh;
    • Sử dụng phần mềm với khả năng ghi nhận và theo dõi công việc với nhà cung cấp, để quá trình làm việc với nhà cung cấp được minh bạch và rõ ràng);
    • Cần xây dựng khung làm việc rõ ràng với các nhà cung cấp, ví dụ như đưa ra quy định về quảng cáo trong gian hàng, cách sắp xếp, các chương trình khuyến mại).
    5. Phát hành phiếu quà tặng sai quy định

    Việc phát hành phiếu quà tặng (Gift voucher) là biện pháp để thúc đẩy bán hàng, lôi kéo khách hàng đến mua hàng. Tuy nhiên, việc này cũng cần phải được kiểm soát chặt chẽ, nếu không, rất dễ tạo kẽ hở gian lận cho nhân viên. Nhưng cũng ngược lại, có nhiều cửa hàng phát phiếu quà tặng cho khách hàng, nhưng với các thủ tục quá nhiêu khê, dẫn đến thái độ bức xúc từ phía khách hàng (ví dụ phải chờ làm thủ tục 10 phút mới lấy được phiếu quà tặng 100 nghìn đồng chẳng hạn).

    Cách phòng ngừa:
    • Sử dụng phần mềm POS hiện đại, trong đó có tích hợp sẵn cơ chế làm việc với phiếu quà tặng;
    • Việc quản lý phiếu quà tặng cần được phối hợp giữa nhiều bộ phận và có sự kiểm soát chặt chẽ.
    [​IMG]
    Tràng Tiền Plaza ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng 1C trong công tác quản lý, giám sát

    6. Cố tình thay đổi chất lượng hàng hóa không đúng theo quy định

    Hàng hóa trong cửa hàng có thể bị thay đổi chất lượng, điển hình là các mặt hàng tươi sống, chỉ bán trong ngày, hay một số mặt hàng có thời hạn, hoặc một số mặt hàng có thể bị móp, méo hoặc trờn xước.
    Nhân viên trong cửa hàng có thể cố tình thay đổi trạng thái hàng hóa (từ hàng hóa bình thường sang thành hàng hóa kém chất lượng) và thay đổi lại giá bán. Điều này dẫn đến thiệt hại cho cửa hàng. Hoặc ngược lại, hàng kém chất lượng đáng nhẽ phải giảm giá bán, nhưng vẫn bán theo giá cũ cho khách hàng (gây thiệt hại cho khách hàng và uy tín của cửa hàng).

    Cách phòng ngừa:

    Việc thay đổi chất lượng hàng hóa (thay 1 mặt hàng bằng 1 mặt hàng khác có chất lượng kém hơn để hạ giá bán cho người thân) cần phải được thực hiện với sự tham dự của nhiều người;
    Sử dụng phần mềm với khả năng thống kê các mặt hàng để phát hiện ra các mặt hàng dễ nghi ngờ.

    7. Gian lận hàng khuyến mãi và quà tặng từ nhà cung cấp

    Đây cũng là tình huống hay bị lạm dụng. Bởi vì nhà cung cấp ở Việt Nam thường có chế độ thưởng theo kết quả doanh số của kỳ trước, hoặc tổ chức các chương trình khuyến mại bổ sung cho lô hàng cửa hàng vừa nhập. Các lô hàng khuyến mại nhiều khi được chuyển đến tận kho, nhưng thủ kho không nhận vì không có trong đơn hàng, hoặc thủ kho nhận nhưng cũng chỉ ký vào giấy giao nhận của nhà cung cấp chứ không lập phiếu nhập kho (vì không có trong đơn hàng). Kết quả là hàng khuyến mại bị trôi nổi mất kiểm soát trong cửa hàng. Hoặc nhiều lúc nhân viên mua hàng không theo dõi kịp thời chương trình khuyến mại từ nhà cung cấp, và cho dù cửa hàng đã đạt doanh số để được hưởng khuyến mại, nhưng không được nhận vì bỏ lỡ.

    Cách phòng ngừa:
    • Cần có phần mềm ghi nhận các điều kiện khuyến mại từ nhà cung cấp;
    • Cần làm việc minh bạch với nhà cung cấp.
    8. In tem nhãn sai đơn vị tính

    Cũng là một tình huống có thể phát sinh. Lúc này, hàng hóa đơn nhập theo một đơn vị tính, và bán theo đơn vị tính khác, nhưng lại không quy đổi giá bán tương ứng.

    Cách phòng ngừa:
    • Tăng cường kiểm tra và phát hiện lỗi;
    • Định kỳ cần tính hiệu quả bán hàng, và phát hiện ra mặt hàng với tỷ lệ lãi âm (một trong những nguyên nhân lãi âm là sai đơn vị tính), hoặc có lãi quá nhiều (thường thì ít xảy ra).
    9. Đặt bảng giá sai (sai giá, sai đơn vị tính)

    Việc đặt bảng giá sai có thể do nhiều nguyên nhân như bất cẩn của nhân viên, nhưng cũng có thể do cố ý. Trong bất kỳ tình huống nào cũng đem lại thiệt hại cho doanh nghiệp.

    Cách phòng ngừa:
    • Cần có báo cáo về mức lợi nhuận khi đặt bảng giá;
    • Việc đặt bảng giá cần được thực hiện ngay trong phần mềm, xử lý các số liệu ngay trong chương trình chứ không nên kết xuất, kết nhập ra Excel.
    10. Tráo hàng để bắt nhà cung cấp đổi lại

    Nhiều nhân viên cửa hàng tráo đổi hàng kém chất lượng và bắt nhà cung cấp đổi lại hàng tốt.

    Cách phòng ngừa:
    • Tăng cường kiểm soát trong kho hàng;
    • Cần có báo cáo thống kê về các trường hợp đổi trả hàng nhà cung cấp.
    11. Tráo hàng kém chất lượng

    Nhân viên tráo đổi hàng tốt tuồn ra ngoài, và đem hàng xấu thế nào (như gạo chẳng hạn).

    Cách phòng ngừa:
    • Tăng cường các biện pháp an ninh tại kho;ư
    • Tăng cường kiểm tra trên gian hàng.
    12. Bán hàng ngoài

    Có tình huống, nhân viên đem hàng ở ngoài vào bán kiếm lời riêng (ví dụ bán đồ thể thao chẳng hạn), không ghi nhận doanh thu vào hệ thống.

    Cách phòng ngừa:

    • Quy định việc bán hàng phải được ghi nhận trong hệ thống.
    13. Mượn tạm hàng tuồn ra ngoài để bán, chiếm dụng vốn

    Cũng có tình huống nhân viên tuồn hàng ra ngoài bán, rồi sau 1 thời gian mua lô hàng khác thế nào để bù lại số hàng đã lấy. Kết quả là cửa hàng tuy không bị mất mát, nhưng bị chiếm dụng vốn.

    Cách phòng ngừa:
    • Kiểm kê thường xuyên;
    • Phần mềm cần có tính năng khuyến cáo mức tồn tối ưu và từ đó có thể thấy được các đơn hàng đặt nhà cung cấp không hợp lý.
    [​IMG]

    14. Nhân viên biển thủ

    Cách phòng ngừa:
    • Tăng cường kiểm kê;
    • Nâng cao ý thức của người lao động.
    15. Khách hàng lấy trộm

    Tình huống thường xuyên xảy ra trong các cửa hàng, và khó tránh khỏi, nhưng cần hạn chế bằng mọi cách.

    Cách phòng ngừa:
    • Tăng cường an ninh và thiết bị chống trộm.
    16. Cố tình phá hoại (làm mất điện, gây dột nước, hỏa hoạn) để che dấu biển thủ

    Nhân viên cố tình phá hoại để che dấu việc biển thủ hàng hóa, tài sản của cửa hàng. Cửa hàng không những bị thiệt hại vật chất về hàng hóa mà còn bị thiệt hại về tài sản, về uy tín và các phiền hà khác (như thường xuyên bị các cơ quan chức năng vào kiểm tra hơn).

    Cách phòng ngừa:
    • Tăng cường an ninh.
    17. Gian lận hàng hóa có hao hụt (thông đồng với nhà cung cấp, để biển thủ)

    Cách phòng ngừa:
    • Tăng cường kiểm tra kiểm soát với các mặt hàng có hao hụt.
    18. Làm sai lệch dữ liệu kế toán

    Nhiều khi, không cần phải nghĩ ra nhiều cách phức tạp để biển thủ hàng hóa, đôi khi chỉ cần xử lý một vài con số trong hệ thống kế toán là có thể che dấu được các gian lận làm ảnh hưởng đến doanh nghiệp:
    • Tính sai giá vốn;
    • Đặt sai giá bán;
    • Chuyển đổi sai đơn vị tính;
    • Chuyển tồn hàng hóa sai số lượng;
    • Ghi giảm số lượng thiếu hụt nhiều hơn thực tế;
    • Đóng bộ, tách bộ hàng hóa sai định mức;
    • Làm sai số liệu bán hàng (về số lượng và doanh thu);
    • Sửa báo cáo;
    • Tiêu dùng nội bộ;
    • Gộp nhiều hóa đơn bán lẻ để nhận quà khuyến mãi theo doanh số.
    Cách phòng ngừa:
    • Sử dụng phần mềm kế toán có đồng bộ dữ liệu thường xuyên với hệ thống bán lẻ;
    • Sử dụng các báo cáo phân tích hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp dựa trên dữ liệu kế toán, từ đó phát hiện ra các mảng hoạt động không hiệu quả hoặc có nghi ngờ;
    • Sử dụng phần mềm kế toán hiện đại với khả năng tự động tính toán, có thể ghi lại vết khi sửa chữa dữ liệu thủ công.
    Kết luận:
    Các tình huống nêu trên không phải là chỉ có vậy, có thể còn rất nhiều các tình huống khác. Để ngăn ngừa và giảm bớt các gian lận này, cần có các biện pháp phù hợp và mang tính hệ thống. Có thể liệt kê một số biện pháp như sau:
    • Xây dựng và tổ chức công việc của nhân viên một cách chặt chẽ.
    • Thường xuyên tổ chức kiểm tra, đối chiếu và giám sát công việc của nhân viên một cách thường xuyên.
    • Nâng cao ý thức làm việc của người lao động.
    • Có chính sách thưởng phạt và đãi ngộ hợp lý để tăng động lực làm việc cho người lao động.
    • Áp dụng các công cụ và thiết bị quản lý tiên tiến.
    • Tối ưu các quy trình quản lý bằng cách áp dụng các phần mềm hiện đại, trong đó bao gồm: Hệ thống phần mềm 1C.
    Hy vọng bài viết này có thể hữu ích cho những người quản lý bán lẻ và các chủ cửa hàng.
     

    Xem thêm các chủ đề tạo bởi hanhphuc76
    Đang tải...


  2. HoangThu_08

    HoangThu_08 NỒI HẤP ĐA NĂNG 3 TẦNG:ĐỒ SÔI,HẤP GÀ CẢ CON...

    Tham gia:
    9/4/2013
    Bài viết:
    39,611
    Đã được thích:
    7,724
    Điểm thành tích:
    3,113
    có khi trong siêu thị vẫn bị cân sai các mẹ nhỉ.e ko cân lại bao giờ.
     
    hanhphuc76 thích bài này.
  3. hanhphuc76

    hanhphuc76 Thành viên đạt chuẩn

    Tham gia:
    24/11/2015
    Bài viết:
    52
    Đã được thích:
    17
    Điểm thành tích:
    8
    GIAN LẬN TRONG BÁN LẺ TẠI QUẦY THU NGÂN

    Thực tế, không thể loại trừ được gian lận trong bán lẻ, nhưng cần phải đấu tranh với hành vi này. Biện pháp hiệu quả nhất, theo các chuyên gia và những người làm trong lĩnh vực bán lẻ, đó là giảm thiểu các rủi ro phát sinh gian lận - tạo không khí làm việc thuận lợi trong nội bộ và loại bỏ những cám dỗ tiềm tàng trong môi trường kinh doanh.

    Không thể tránh khỏi được hành vi trộm cắp trong nội bộ, đặc biệt là trong các doanh nghiệp lớn, nơi có cơ cấu tổ chức phức tạp. Góp một phần đáng kể trong việc gia tăng trộm cắp là thiếu sự trừng phạt tương xứng: theo như thống kê, trong phần lớn các trường hợp (60%) thì người gian lận bị buộc thôi việc đơn thuần. Và chỉ có hơn 30% người sử dụng lao động cần đến sự trợ giúp của các cơ quan bảo vệ pháp luật.

    Trong số những nguyên nhân thúc đẩy nhân viên thực hiện hành vi trộm cắp, thường là do mức lương không thỏa đáng. Họ không hề nuối tiếc rời bỏ chỗ làm việc với mức lương ít, trong khi mà trên thị trường lao động luôn có thể có những vị trí làm việc tương tự, hoặc tốt hơn. Thứ 2, trong một số người lao động luôn nảy sinh ra những cám dỗ không thể vượt qua.

    Một phương diện nữa làm thúc đẩy các hành vi phi pháp tại nơi làm việc, đó là không có mối quan hệ tốt với quản lý, phía lãnh đạo. Trong trường hợp này, người lao động cũng sẽ đáp lại cho người sử dụng lao động bằng những gì mà họ được đối xử.

    Ngoài ra, các doanh nghiệp bán lẻ thường không có các thông tin trao đổi, không có các "danh sách đen" (Blacklist) về các nhân sự không tốt. Điều này làm trầm trọng thêm tình hình, bởi vì các chuỗi bán lẻ hoặc cửa hàng thường cố gắng không "vạch áo cho người xem lưng".

    Gian lận được coi là bất kỳ hành vi nào hoặc chuỗi hành vi nào mà nhân viên, người quản lý, khách hàng, nhà cung cấp, nhà sản xuất thực hiện không đúng theo như quy định đề ra.

    Vị trí đáng chú ý nhất trong cửa hàng, nơi có xác suất xảy ra các gian lận nhiều nhất là quầy thu ngân. Công việc của thu ngân thường bị tác động bởi nhiều luồng thông tin khác nhau. Một mặt thu ngân cần phải niềm nở, lịch sự với khách hàng, mặt khác, lại cần phải đảm bảo chính xác việc lập hóa đơn bán hàng và đảm bảo việc thu tiền từ khách đúng quy cách. Ngoài ra, thu ngân còn cần phải ghi nhận thông tin thẻ khách hàng thân thiết, giao tiếp với khách hàng, thông báo về các chương trình khuyến mại và các tình huống khác.

    Trong bối cảnh làm việc như vậy, có thể có rủi ro là thu ngân không làm đúng như quy định, bởi vì bị phân tâm khi đồng thời thực hiện nhiều việc như đã nêu ở trên. Những sai sót của thu ngân có thể mang tính cố ý (chủ quan, cố tình), hoặc khách quan.

    Trách nhiệm của người quản lý là làm sao để hạn chế được các sai sót khách quan của thu ngân, cũng như ngăn chặn được việc cố tình làm sai của thu ngân so với quy định. Trong trường hợp cuối cùng, đó chính là biểu hiện gian lận của thu ngân.

    Để hạn chế các sai sót và gian lận tại quầy thu ngân, cần kết hợp nhiều biện pháp, bao gồm xây dựng các quy định chặt chẽ và các công cụ trợ giúp cho thu ngân cũng như để giám sát dành cho người quản lý.

    Chúng ta cùng xem xét các tình huống sai sót và gian lận tại quầy thu ngân.

    1. Sai sót do thu ngân dùng phần mềm không thuận tiện


    Đây là tình huống thường hay gặp. Nhưng đáng chú ý là chính những người trong cuộc (thu ngân và người quản lý) lại thường không nhận thấy được điều này. Khi có những bất tiện trong chương trình, sẽ làm tăng xác suất sai sót của thu ngân. Nhiều khi, thu ngân cũng đổ lỗi cho phần mềm khi có người phát hiện ra các sai sót.

    Có tình huống thu ngân đổ lỗi cho phần mềm và có thời điểm tự ý bán hàng ghi bằng tay, và tận dụng cơ hội này để bán hàng mà thu sai tiền.

    [​IMG]
    Giao diện quầy thu ngân cần đơn giản, dễ hiểu và thuận tiện

    Các đặc điểm bất tiện và các yêu cầu về thiết kế giao diện quầy thu ngân là một chủ đề khá hấp dẫn và xin được trình bày trong bài viết riêng.

    Biện pháp có thể: áp dụng phần mềm thu ngân tiên tiến, một trong số đó là 1C:BÁN LẺ.

    2. Thu ngân không in ra phiếu tính tiền khi thu tiền của khách

    Sau khi quét mã vạch hàng hóa, trên màn hình luôn hiển thị tổng số tiền phải thu từ khách hàng. Thu ngân đề nghị khách hàng thanh toán, nhưng lại không đánh số tiền đã thu vào máy, và cũng không in phiếu tính tiền cho khách hàng. Sau khi khách hàng đi khỏi, thu ngân thực hiện hủy phiếu tính tiền vừa nhập. Như vậy, đã có một phần tiền được thu nhưng không ghi nhận vào hệ thống. Số tiền này bị thu ngân biển thủ, và tạo nên mất mát cho cửa hàng.

    Tình huống này thường hay gặp trong các tiệm tạp hóa nhỏ, khi không có người giám sát thu ngân hoặc kiểm soát phiếu tính tiền với giỏ hàng của khách.

    Các biện pháp ngăn ngừa có thể

    • Dán thông báo trước quầy thu ngân, đề nghị khách hàng phải lấy phiếu tính tiền sau khi thanh toán.
    • Cần có người giám sát việc thu ngân, hoặc có camera giám sát.
    • Phần mềm cần đưa ra báo cáo thống kê xem thu ngân nào hay hủy phiếu, vào những lúc nào, số tiền bao nhiêu để có biện pháp theo dõi các nghi ngờ. Những nhân viên thường hay hủy phiếu tính tiền sẽ bị đặt dưới diện nghi vấn.
    3. Thu ngân in lại phiếu tính tiền

    Thu ngân in ra 1 phiếu tính tiền và đưa cho đồng sự, người này vào siêu thị chọn ra đúng các mặt hàng và với số lượng như trong phiếu tính tiền. Khi qua quầy thu ngân, thu ngân chỉ quét các mặt hàng mà không thu tiền. Bằng phiếu tính tiền in lại, có thể đi qua được cửa của nhân viên kiểm soát.

    Các biện pháp ngăn ngừa có thể
    • Cần đặt ra người quản lý quầy thu ngân để xem thu ngân có bỏ sót khách hàng nào chỉ quét mà không thu tiền.
    • Chương trình phần mềm cần ghi lại xem thu ngân đã bao nhiêu lần in lại phiếu tính tiền, hoặc cần cấm in lại phiếu.
    • Đối với cửa kiểm soát cuối cùng cần để ý thời gian trên phiếu và thời gian hiện tại. Có thể thấy nghi ngờ nếu như thời gian trên phiếu sớm hơn nhiều so với thời gian hiện tại.
    4. Thu ngân sửa lại phiếu tính tiền sau khi thu tiền của khách

    Sau khi thu tiền của khách, và khách chuẩn bị rời đi, thu ngân nhanh tay xóa 1 dòng hoặc sửa lại số lượng 1 mặt hàng nào đó. Và như vậy, số tiền sau đó sẽ ít hơn so với số tiền phải thu thực tế. Số tiền chênh lệch sẽ bị thu ngân biển thủ.

    Các biện pháp ngăn ngừa có thể
    • Cần đề nghị khách hàng kiểm tra lại phiếu trước khi rời quầy.
    • Có thể kiểm tra lại số lượng hàng hóa ở cửa kiểm soát cuối cùng.
    • Phần mềm cần ghi lại và đưa ra các thống kê về thao tác đáng ngờ của thu ngân, từ đó quay lại Camera để phát hiện ra các hành động gian lận.
    5. Thu ngân đánh thừa số lượng hàng hóa trong phiếu tính tiền

    Khi đánh phiếu tính tiền, thu ngân cố tình đánh thừa số lượng hàng hóa so với thực tế khách mua, ví dụ như khách mua 5 gói mì thì đánh thành 6 gói, hoặc có thể thêm 1 mặt hàng mới vào phiếu tính tiền. Sau khi khách trả tiền và ra khỏi cửa hàng, thu ngân lập phiếu trả lại hàng, trên đó ghi nhận số lượng trả lại là số lượng lúc trước đã đánh thừa ra.

    Trong trường hợp này, cửa hàng không hề có mất mát, vì hàng bán ra bao nhiêu thì thu được tiền bấy nhiêu. Người thiệt hại là khách hàng, vì họ phải trả thêm một số tiền hàng mà họ không hề mua. Nhưng cửa hàng cũng sẽ bị ảnh hưởng về uy tín, nếu như khách hàng về nhà phát hiện mất mát và khiếu nại.

    Các biện pháp ngăn ngừa có thể
    • Có cơ chế kiểm tra và giám sát tại quầy thu ngân sau khi khách tính tiền.
    • Cần cảnh báo cho khách hàng về việc kiểm tra hàng hóa sau khi mua hàng.
    • Cần quy định chặt chẽ việc nhận hàng bán bị trả lại, ví dụ, cần có sự có mặt của trưởng ca thu ngân, bảo vệ, có chữ ký trên chứng từ nhận hàng bán bị trả lại, hàng bị trả lại cần được để riêng và sau đó chuyển sang cho bộ phận kho có kèm theo biên bản giao nhận…
    • Phần mềm cần cho phép thống kê lại được các phiếu tính tiền trả lại, có thể phân tích xem nhân viên thu ngân nào có tần suất nhận hàng bán bị trả lại bất thường so với những người khác để từ đó có cơ sở phân tích, kiểm tra bổ sung (bằng các công cụ khác như camera).
    6. Thu ngân đánh thiếu số lượng hàng hóa trong phiếu tính tiền

    Khi đánh phiếu tính tiền, thu ngân đánh số lượng hàng hóa ít hơn so với số lượng mà khách hàng đã chọn ra. Kết quả là khách hàng phải trả tiền ít hơn so với số tiền phải trả. Thường thì những khách hàng này là người thân, người quen của thu ngân.

    Trong trường hợp này, người bị thiệt hại chính là cửa hàng, vì cửa hàng bị mất hàng và không thu được tiền.

    Các biện pháp ngăn ngừa có thể
    • Cần có người kiểm tra giám sát công việc của thu ngân sau khi tính tiền. Thường thì có thể kiểm tra xác suất phiếu tính tiền với số lượng hàng trong giỏ người mua tại cửa kiểm soát cuối cùng.
    • Cần có quy định về việc quét mã vạch hàng hóa, ví dụ như tất cả các hàng hóa đều phải đi qua máy quét mã vạch, cần đặt máy quét mã vạch ở vị trí dễ trông thấy để tránh tình trạng cho hàng vào giỏ mà không đi qua máy quét. Có thể kết hợp với camera giám sát để phát hiện ra việc thu ngân quét mã vạch sai quy định.
    • Phần mềm cần ghi lại các thao tác của thu ngân, phân tích tần suất đánh mã vạch thủ công, xem kết quả của những lần thu ngân nhập số lượng hàng hóa từ bàn phím (khi chỉnh sửa số lượng, kể cả theo chiều tăng và chiều giảm), những lần xóa dòng hàng hóa. Có thể cần phải thiết lập phân quyền sao cho thu ngân không thể sửa, xóa dữ liệu đã nhập vào trong phiếu tính tiền, ngoại trừ dòng cuối cùng. Để sửa xóa các dữ liệu đã nhập trên phiếu tính tiền, cần gọi sự trợ giúp của trường ca thu ngân bằng cách đổi quyền trên máy tính tiền (dùng thẻ nhân viên để đổi quyền, chứ không dùng bàn phím để nhập mã đăng nhập).
    7. Thu ngân đánh phiếu nhận hàng bán bị trả lại mà thực tế không trả lại hàng

    Thu ngân lập ra các phiếu trả lại hàng từ khách (nhận lại hàng và chi tiền cho khách) nhưng trên thực tế là không có khách hàng nào trả lại hàng. Số tiền trả lại được cất vào trong túi của thu ngân. Người bị thiệt lại là cửa hàng.

    Các biện pháp ngăn ngừa có thể
    • Cần có quy định thu ngân không được phép giữ tiền trong người, khi hoàn tất phiên thu ngân thì phải giao toàn bộ tiền trong quầy cho thủ quỹ.
    • Cần có quy định về việc nhận hàng bán bị trả lại, đảm bảo cho việc kiểm tra và giám sát các giao dịch này, ví dụ, cần phải có mặt và chứng kiến của trưởng ca, bảo vệ.
    • Chương trình phần mềm cần phân quyền sao cho thu ngân không thể biết được số tiền hiện có trong quầy của mình, ngoài ra, có thể phân quyền sao cho nhân viên thu ngân không thể lập phiếu trả lại, còn nếu như có trường hợp trả lại thì người trưởng ca thu ngân có thể dùng thẻ cá nhân để mở thêm quyền cho thu ngân, nhưng chỉ có hiệu lực cho 1 giao dịch.
    • Cần có bộ phận kiểm tra các thao tác của thu ngân bằng camera giám sát.
    • Phần mềm cần đưa ra được các báo cáo thông kê về các hành động của thu ngân (so sánh tần suất các giao dịch nhận hàng bán bị trả lại của các nhân viên với nhau, giữa các khoảng thời gian khác nhau).
    8. Thu ngân quẹt thẻ khách hàng bằng thẻ của mình

    Khi bán hàng cho khách, nhân viên thu ngân quẹt thẻ của mình. Và như vậy, toàn bộ doanh thu bán hàng cho khách được ghi nhận cho thu ngân. Việc quẹt thẻ này không gây thiệt hại trực tiếp cho cửa hàng tại thời điểm bán hàng, nhưng việc tích lũy doanh số trong thẻ của nhân viên có thể đem lại thiệt hại cho cửa hàng trong trường hợp, nhân viên dùng thẻ này để nhận được các chiết khấu khi mua hàng sau này.

    Các biện pháp ngăn ngừa có thể
    • Sử dụng hệ thống Camera giám sát.
    • Phần mềm cần phải thống kê các hành động quẹt thẻ, đánh giá số tiền bán hàng có quẹt thẻ của nhân viên thu ngân, thống kê tần suất quẹt thẻ theo từng nhân viên thu ngân, theo từng khoảng thời gian.
    • Trên phiếu tính tiền in ra cần ghi rõ số thẻ khách hàng, đồng thời, để nghị khách hàng kiểm tra phiếu trước khi rời quầy. Nếu thấy các thông tin bất thường trên phiếu, có thể gọi nhân viên kiểm soát. Hành động tố cáo các biểu hiện bất thường của thu ngân sẽ được thưởng nhằm khuyến khích khách hàng kiểm tra công việc của thu ngân, vừa đảm bảo quyền lợi của khách hàng, vừa kiểm soát được công việc của thu ngân.
    • Cần thống kê được các thẻ với doanh thu lớn mà thường được 1 nhân viên thu ngân quét.
    • Bộ phận chăm sóc khách hàng cần thường xuyên gọi điện hỏi thăm các khách hàng thường xuyên, để nhận được các nhận xét, đồng thời biết được họ có phải thực sự là chủ thẻ hay không.
    9. Thu ngân nhận thanh toán bằng phiếu quà tặng chưa phát hành (không có hiệu lực)

    Các phiếu quà tặng khi dùng để thanh toán cần phải được kiểm tra cẩn thận. Có nhiều trường hợp, nhân viên thu ngân nhận được phiếu quà tặng dùng để thanh toán cho phiếu tính tiền, thế nhưng các phiếu quà tặng này đã hết hạn sử dụng, chưa được phát hành, hoặc đã được sử dụng.

    Việc nhận các phiếu quà tặng không có giá trị sử dụng có thể là mang tính khách quan (do không đủ các điều kiện để kiểm tra), hoặc do thu ngân có chủ ý (móc ngoặc với các đối tượng khác để thu lợi bất chính). Trong bất kỳ trường hợp nào thì người bị thiệt hại chính là cửa hàng.

    Các biện pháp ngăn ngừa có thể
    • Hạn chế các chương trình khuyến mại phiếu quà tặng.
    • Tăng cường kiểm soát việc phát hành phiếu quà tặng, tăng mức độ bảo mật phiếu quà tặng để tránh làm giả.
    • Trong phần mềm phải có sẵn các công cụ cần thiết để quản lý phiếu quà tặng, từ lúc in, phát hành, cho đến khi sử dụng để thanh toán. Việc sử dụng phần mềm phải đảm bảo kiểm ra chính xác tính hợp lệ của phiếu quà tặng tại thời điểm sử dụng.
    10. Thu ngân lạm dụng các chương trình chiết khấu

    Nếu không sử dụng phần mềm, thu ngân có thể lạm dụng các chương trình chiết khấu để thu lợi bất chính cho bản thân và cho người quen.

    Ngay cả khi áp dụng phần mềm, nếu như vẫn cho thu ngân áp dụng các chương trình giảm giá quà tặng một cách thủ công thì thu ngân có thể lạm dụng. Ví dụ, thu ngân tự đánh số tiền chiết khấu vào phần mềm khi thanh toán cho người quen, và như vậy, cửa hàng sẽ bị thất thu số tiền giảm giá này.

    Hoặc cũng có trường hợp, nếu khách hàng xuất trình phiếu giảm giá thì sẽ được chiết khấu. Thu ngân có thể tiến hành giảm giá cho các khách hàng không xuất trình phiếu.

    Các biện pháp ngăn ngừa có thể
    • Cần trang bị phần mềm thu ngân hiện đại.
    • Cần hạn chế các chương trình chiết khấu thủ công, các chương trình Marketing cần phải được thiết lập một cách tự động khi khách mua hàng.
    • Phần mềm cần có thống kê lại các phiếu giảm giá đã thu từ khách hàng.
    • Các chương trình khuyến mãi, chiết khấu trong bán lẻ thường rất đa dạng và phức tạp. Vì vậy, các tình huống có thể bị lạm dụng xin được trình bày riêng trong bài viết khác.
    11. Thu ngân lạm dụng việc cho phép thanh toán trả sau hoặc trả trước

    Một số cửa hàng cho phép thu ngân bán hàng để khách hàng nợ, hoặc được phép bán hàng mà khách hàng đã thanh toán từ trước. Ví dụ, trong dịp tết, khách hàng đặt mua các giỏ hàng tết, và vì với số lượng nhiều nên khách hàng thanh toán trước bằng chuyển khoản. Trong tình huống này, nhân viên thu ngân lúc này chỉ ghi nhận việc xuất hàng, nhưng không ghi nhận việc thanh toán.

    Một ví dụ khác, khách hàng thân quen đến mua hàng, và khi thanh toán thì có điện thoại từ lãnh đạo là cho khách hàng nợ (vì lý do nào đó). Và như vậy, nhân viên đã bán hàng và không ghi nhận việc thanh toán của khách hàng.

    Như vậy, trong một số tình huống, thu ngân có thể thực hiện việc bán hàng nhưng không thu tiền (cho phép trả sau và trả trước). Nếu bộ phận kế toán có sự kiểm soát chặt chẽ thì cũng sẽ không để ra sai sót hoặc không thu hồi được công nợ.

    Nhưng điều đáng nói ở đây là chúng ta đã để cho thu ngân quyền bán hàng mà không nhận tiền thanh toán, và đây là chỗ có thể dễ dàng nảy sinh gian lận, nếu như có lỗ hổng trong kiểm soát nội bộ.

    Một tình huống tương tự cũng dễ tạo ra gian lận, đó là hiện tại nhiều phần mềm thu ngân chỉ cho phép ghi nhận việc thu tiền mặt. Và nếu như khách hàng thanh toán bằng thẻ ngân hàng thì đến cuối ca cần phải rà soát lại tất cả những khoản thu bằng thẻ bằng cách lập ra nhiều báo cáo khác nhau (báo cáo bán hàng từ hệ thống POS, báo cáo thanh toán bằng thẻ từ hệ thống ngân hàng).

    Các biện pháp ngăn ngừa có thể
    • Quy định không cho phép khách hàng nợ, hoặc hạn chế đến mức tối đa.
    • Các giao dịch trả tiền sau hoặc trả tiền trước đều cần được coi là bán buôn, và phải thực hiện thông qua phần mềm quản lý, chứ không ghi nhận trong phần mềm bán lẻ (POS).
    • Phần mềm bản lẻ cần có báo cáo kiểm soát hàng ngày về các khoản trả trước và trả sau, để nhanh chóng kiểm tra, đối chiếu. Tất cả các giao dịch trả sau và trả trước cần đưa vào diện cần kiểm soát.
    • Áp dụng phần mềm bán lẻ mà cho phép ghi nhận riêng biệt các hình thức thanh toán khác nhau trong 1 giao dịch bán hàng. Điều này làm giảm thiểu các sai lệch khi không phải đối chiếu từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau.
    12. Sai lệch do không đồng bộ dữ liệu giữa phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán

    Việc mất mát do sai lệch dữ liệu giữa phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán là khá phổ biến tại các siêu thị tại Việt Nam.

    Điểm qua các giải pháp POS dành riêng cho siêu thị do công ty phần mềm Việt Nam phát triển bao gồm: Daisy, Tiger, Hosco… Tuy nhiên, các công ty này không phát triển riêng các giải pháp kế toán để có thể tích hợp được với nhau. Tại các siêu thị lớn, hiện vẫn dùng các phần mềm kế toán của các công ty có truyền thống về các giải pháp này như: Fast, Bravo, 3A… Các giải pháp quản lý bán hàng của nước ngoài bao gồm: LS Retail, Pronto XI, iVend… và đều chưa có công ty nào thực hiện việc tích hợp với giải pháp kế toán của Việt Nam.

    Khi nhập lại các thông tin từ hệ thống bán hàng sang hệ thống kế toán, rất dễ để xảy ra các sai sót và mất mát. Và nhiều khi, siêu thị cũng không thể đánh giá hết được các mất mát này xảy ra ở đâu, lúc nào, nhiều hay ít.

    Những sai sót và mất mát có thể
    • Không đánh giá kịp thời được lượng hàng bán để nhập về.
    • Không thanh toán kịp thời cho nhà cung cấp, dẫn đến tình trạng bị phạt thanh toán không đáng có.
    • Tính toán công nợ sai với nhà cung cấp, do hóa đơn đầu vào được nhập bởi kế toán, còn phiếu nhập kho do thủ kho nhập trên hệ thống bán hàng.
    • Hàng hóa trong kho không kiểm kê kịp thời, có những mặt hàng đã hết nhưng trên hệ thống vẫn có.
    • Hàng bán không chạy, không có lãi nhưng vẫn được nhập về để bán.
    • Hệ thống kế toán không lên được báo cáo lãi gộp cho từng mặt hàng, từng ngành hàng, từng cửa hàng…
    Các biện pháp ngăn ngừa có thể

    • Cần nhanh chóng tìm giải pháp tích hợp giữa phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán.
    • Triển khai giải pháp 1C:BÁN LẺ và 1C:KẾ TOÁN, đây là các giải pháp hàng đầu của Nga và đã được Việt hóa hoàn toàn, phù hợp với Việt Nam, và điều quan trọng là đã sẵn sàng tích hợp với nhau mà không cần phải tùy chỉnh thêm.
    Còn có rất nhiều các tình huống và thủ đoạn gian lận khác, không chỉ ở quầy thu ngân. Xin được tiếp tục về vấn đề này trong bài viết khác.
    Ngoài ra, nhóm tác giả cũng rất mong nhận được ý kiến đóng góp về các tình huống gian lận chưa được nêu ra ở đây.

    Xin tham khảo thêm bài viết: Gian lận trong bán lẻ ngoài quầy thu ngân.
     
    Sửa lần cuối: 4/12/2015
  4. hanhphuc76

    hanhphuc76 Thành viên đạt chuẩn

    Tham gia:
    24/11/2015
    Bài viết:
    52
    Đã được thích:
    17
    Điểm thành tích:
    8
    Điều này khó tránh khỏi lắm bạn ạ. Vì không những do cân mà còn do cả con người nữa.
     
  5. hanhphuc76

    hanhphuc76 Thành viên đạt chuẩn

    Tham gia:
    24/11/2015
    Bài viết:
    52
    Đã được thích:
    17
    Điểm thành tích:
    8
    Vì phần do cân, phần do người nên các siêu thị cần ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng, như thế yếu tố do con ngườ sẽ giảm đi :).
     
  6. vungoc8482

    vungoc8482 Thành viên đạt chuẩn

    Tham gia:
    27/11/2015
    Bài viết:
    50
    Đã được thích:
    2
    Điểm thành tích:
    8
    Siêu thị nào ở Việt Nam cũng gần giống như vậy gian lận là điều có nhưng hơi ít thôi ạ.
     
  7. RiverSea143

    RiverSea143 VNUNI - Tư vấn chuyên sâu về giải pháp bán lẻ

    Tham gia:
    17/5/2013
    Bài viết:
    991
    Đã được thích:
    689
    Điểm thành tích:
    183
    Các siêu thị lớn họ sử dụng cân điện tử loại in ra nhãn hoặc tích hợp với phần mềm bán hàng nên việc cân sai là ko có nhiều. Còn nếu dùng cân thông thường thì mới bị sai.
     
    Sửa lần cuối: 3/12/2015

Chia sẻ trang này