Sử dụng email để liên lạc, trao đổi thông tin, tạo các loại tài khoản, bàn bạc với đối tác không còn lạ lẫm với đa số mọi người. Tuy nhiên, chính việc dễ dàng tạo, sở hữu nhiều email thông thường như gmail, yahoo,... khiến cho việc spam email, lập email tương tự mạo danh công ty, cá nhân có uy tín để lừa đảo trở nên phổ biến và cực khó kiểm soát. Để tránh tình trạng này, hầu hết các doanh nghiệp, cá nhân uy tín lựa chọn việc tạo email tên miền riêng để quản lý và tạo thương hiệu riêng. ***Email tên miền riêng (email doanh nghiệp) là hệ thống mail chuyên phục vụ cho Công ty. Giúp công ty quản lý tập trung với tên miền riêng, tạo sự tin cậy cho đối tác và chống mạo danh hiệu quả. Ví dụ: info@dantri.com.vn, lienhe@24h.com.vn hay CEO@congty.com Tuy nhiên, khi sử dụng email tên miền riêng thường gặp phải một số khó khăn khi đăng nhập và không thể sử dụng như gmail hay yahoo. Bài viết sau hướng dẫn bạn các sử dụng email tên miền riêng trên webmail bên keyweb cũng như cấu hình để kết nối đồng loạt email lên Outlook, gmail. 1 Cách sử dụng email tên miền trên webmail a. Đăng nhập email Keyweb sử dụng hệ thống quản trị email roundcube. Với hệ thống này bạn có thể thực hiện đầy đủ các thao tác với email. – Sau khi đăng nhập thành công sẽ vào giao diện chính. – Tại giao diện chính có các công cụ cơ bản để có thể giao dịch email: Refresh: Cập nhật email mới Compose: Soạn mail mới để gửi đi Inbox: Hộp thư đến Drafts: Bản nháp đang soạn nhưng chưa gửi Sent: Thư đã gửi Junk: Thư rác, thư spam, quảng cáo ..v.v. Trash: Thùng rác – chứa mail đã bị xóa (trong trường hợp xóa mail để giải phóng dung lượng thì cần phải xóa luôn tại đây b. Gửi mail Để soạn một mail mới, bạn click vào “Compose” – Điền đầy đủ các thông tin và nội dung cần gửi, sau đó click nút Send, nếu cần đính kèm file thì click nút Attach. – Ngoài ra còn có một số thao tác cơ bản khác như xóa mail, đánh dấu mail, Forward, Reply… cũng được thể hiện bằng các nút công cụ. 2. Hướng dẫn cài đặt email trên Outlook a. Thêm mới tài khoản vào Outlook lần đầu tiên Bước 1: Khởi động Outlook 2007 từ máy tính. Nhấn nút Next để chuyển sang bước 2. Bước 2: Chọn Yes và nhấn Next Bước 3: Chọn Manually configure server settings or additional server types. Sau đó click chọn Next Bước 4: Chọn Internet Email và click chọn Next Bước 5: Điền các thông tin email Your Name: Tên đại diện cho email của bạn E-mail Address: Địa chỉ email (VD mail01@domain.com) Account Type: Chọn POP3 Incoming mail server: Máychủ thư đến (Với máy chủ của Keyweb thì điền là smtp.keyweb.vn) Outgoing mail server (SMTP): Máychủ thư đi (Với máy chủ của Keyweb thì điền là smtp.keyweb.vn) User Name: Tên email (VD mail01@domain.com) Password: Mật khẩu của email Bước 6: Sau khi điền các thông tin mail, click chọn More Setting để cài đặt Bước 7: Chọn tab Outgoing Server và tích chọn ô My outgoing server (SMTP) requires authentication Bước 8: Chuyển sang tab Advanced Leave a copy of messages on the server: Tích chọn. Để lưu một bản copy trên server mail sau khi tải mail về outlook Remove from server affter: Tích chọn và điền số ngày. Để xóa mail trên server mail sau số ngày đã điền. Sau đó click chọn OK để lưu lại các thông tin vừa cài đặt Bước 9: Click chọn Next Bước 10: Cửa sổ Test Account Setting xuất hiện. Test Account Setting là chế độ test việc thông tin cấu hình mail và gửi mail. Nếu thành công sẽ xuất hiện như hình bên dưới. Bước 11: Click Finish để hoàn tất việc cài đặt và bắt đầu sử dụng Outlook. b. Thêm tài khoản vào Outlook Bước 1: Click chọn Tool, Sau đó click chọn Account Setting Bước 2: Click chọn New Bước 3: Tích chọn Microsoft Exchange, POP3, IMAP, or HTTP, Sau đó click chọn Next Bước 4: Chọn Manually configure server settings or additional server types. Sau đó click chọn Next Các bước còn lại làm tương tự giống các bước từ 4 đến 11, mục tạo lần đầu
(bài viết dài và nhiều hình ảnh nên mình cắt ra phần hướng dẫn kết nối Gmail dưới cmt nhé ) 3. Hướng dẫn kết nối Gmail Bước 1: Đăng nhập Gmail của bạn Bước 2: Chọn Cài đặt Bước 3: Trong phần Cài đăt chọn “Thêm tài khoản thư” Bước 4 : Một popup hiện ra bạn nhập địa chỉ email của bạn vào Bước 5: Nhập các thông tin theo yêu cầu. Tên người dùng : Nhập đầy đủ tên tài khoản email của bạn. Ví dụ: hotro@keyweb.vn Mật khẩu: Nhập mật khẩu Nhập tên máy chủ POP: Máy chủ POP của Keyweb có tên là smtp.keyweb.vn bạn nhập giá trị này vào Phần dưới tích chọn các ô như hình bên dưới Chọn Thêm tài khoản Bước 6: Thêm tài khoản thành công, chọn Tiếp theo Bước 7: Nhập Tên mong muốn cho Email của mình và chọn Bước tiếp theo Bước 8: Thiết lập máy chủ email SMTP Lúc này hệ thống Gmail sẽ yêu cầu xác thực, gmail sẽ gửi 1 mã xác minh tới email của bạn Bạn check mail này và nhập các thông tin Nhập mã xác minh và chọn Xác nhận Hoàn thành cài đặt thêm tài khoản email theo tên miền vào hệ thống Gmail. Bây giờ bạn đã có thể gửi nhận email theo tên miền của bạn trên hệ thống Gmail. Chúc mọi người cài đặt thành công và biến email thành kênh liên lạc hiệu quả nhất!
