Bạn có muốn biết bí quyết giúp Toyota trở thành một trong các nhà máy sản xuất ô tô hàng đầu nhất thế giới không? Câu trả lời có thể nằm ở phương pháp Kanban — một công cụ quản lý đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả. Vậy mô hình Kanban là gì, cách tạo bảng Kanban và cách áp dụng phương pháp Kanban trong quản lý dự án — công việc hay nhất? Cùng Sanze khám phá trong bài viết nhé. 1. Kanban là gì? Trong tiếng Nhật, “Kanban” có nghĩa là “thẻ thị giác/thẻ hiển thị”, ghép từ “kan” (thị giác) và “ban” (thẻ). Đây cũng là tên gọi của một phương pháp quản lý dự án linh hoạt và hiệu quả, được kỹ sư người Nhật Taiichi Ohno đề xuất nhằm cải tiến hệ thống sản xuất của tập đoàn Toyato trong những năm 1940 — giai đoạn tập đoàn đang ở thời kỳ khủng hoảng trước sự cạnh tranh mạnh mẽ. Phương pháp Kanban hoạt động dựa trên việc trực quan hóa luồng công việc thông qua các bảng, giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng nắm bắt giai đoạn, tiến độ và các công việc cần thực hiện. Nhờ đó, việc quản lý dự án trở nên minh bạch và hiệu quả hơn, tăng cường sự hợp tác và phối hợp giữa các thành viên. Các cột thường gặp trong bảng Kanban bao gồm: To Do, In Progress (Doing), Done và có thể có thêm các cột tùy chỉnh theo nhu cầu quản lý từng dự án, chẳng hạn như thêm cột Check/Test trước cột Done. Từ tên các cột, hẳn bạn đã hình dùng ra Kanban sử dụng hệ thống “kéo” (pull), nghĩa là công việc chỉ được bắt đầu khi có yêu cầu từ giai đoạn tiếp theo, giúp tránh tình trạng quá tải công việc. 2. Cách áp dụng phương pháp Kanban trong quản lý công việc, dự án Kanban là phương pháp quản lý dòng chảy sản phẩm có nguồn gốc từ ngành sản xuất nhưng sau nhiều năm, mô hình Kanban đã chứng minh được khả năng thích ứng và phát triển vượt bậc. Mô hình Kanban giờ đây được ứng dụng thành công trong việc quản lý tiến độ dự án, từ lĩnh vực công nghệ, xây dựng đến Marketing, bán hàng. Vậy các bước để áp dụng phương pháp Kanban là gì? Cùng tìm hiểu tiếp với Sanze nhé. 2.1. Phác thảo quy trình làm việc trên bảng Kanban Muốn áp dụng Kanban hiệu quả, bước đầu tiên bạn cần xác định các giai đoạn trong quy trình làm việc trên một bảng Kanban. Quy trình làm việc thường sẽ được chia nhỏ thành các giai đoạn khác nhau như: To do (Việc cần thực hiện), Doing (Việc đang làm), Check/Test (Việc cần qua kiểm tra) và Done (Việc đã hoàn thành). 2.2. Thiết lập hạn chế công việc (WIP Limit) cho từng cột Để tối ưu hóa dòng chảy công việc và tránh tình trạng quá tải, việc đặt giới hạn công việc đang thực hiện (WIP Limit) cho mỗi giai đoạn trong quy trình Kanban là vô cùng quan trọng. Bằng cách giới hạn số lượng công việc được tiến hành đồng thời, chúng ta không chỉ ngăn chặn tình trạng dồn ứ, tắc nghẽn mà còn giúp mỗi thành viên tập trung hơn vào nhiệm vụ hiện tại. Mỗi cột sẽ có một giới hạn về số lượng thẻ Kanban công việc. Việc xác định WIP Limit phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm: Khả năng của đội: Mỗi thành viên có thể làm việc với bao nhiêu công việc cùng một lúc? Thường mỗi cá nhân chỉ nên đặt giới hạn 2–3 nhiệm vụ/ngày để tránh quá tải và tập trung vào chất lượng công việc. Tính chất của công việc: Các công việc phức tạp như viết code, lên plan tháng,… có thể yêu cầu ít WIP và thời gian dài hơn so với những công việc đơn giản. Mục tiêu của dự án: Nếu mục tiêu là tăng tốc độ hoàn thành, bạn có thể tăng WIP Limit. Ngược lại, nếu mục tiêu là đảm bảo chất lượng, bạn có thể giảm WIP Limit. 2.3. Tạo thẻ Kanban Sau khi đã xác định rõ các cột và công việc, bước tiếp theo là tạo ra các thẻ Kanban. Mỗi thẻ sẽ là một đại diện trực quan cho một nhiệm vụ cụ thể, chứa đựng đầy đủ thông tin cần thiết như tên tác vụ, người đảm nhận, hạn chót và số giờ hoàn thành công việc dự kiến. Để tăng tính linh hoạt cho việc quản lý theo phương pháp Kanban, chúng ta có thể tùy chỉnh mô tả trong thẻ, thêm các nhãn, bình luận hoặc các tệp đính kèm liên quan như hình sử dụng bảng Kanban trong giải pháp quản lý dự án — công việc với Sanze dưới đây. 2.4. Bắt đầu làm việc theo luồng (Dòng chảy công việc) Khi một công việc mới được tạo ra, nó sẽ được đặt vào cột To Do. Khi muốn bắt đầu thực hiện công việc đó, hãy di chuyển thẻ sang cột Doing và sau khi công việc hoàn thành, thẻ sẽ được di chuyển sang cột Check/Test nếu nhiệm vụ đó cần qua quá trình duyệt, chẳng hạn như duyệt bản phác thảo thiết kế, còn không sẽ di chuyển thẻ Kanban trực tiếp sang cột Done. Khi một công việc hoàn thành, một công việc mới sẽ được đưa vào để thay thế trong cột Doing. Bằng cách này, chúng ta đảm bảo rằng không có công việc nào bị bỏ quên và toàn bộ quy trình luôn được duy trì ở trạng thái cân bằng. 2.5. Cải tiến và tối ưu phương pháp Kanban Để tối ưu hóa hệ thống Kanban, bạn cần thu thập và lắng nghe ý kiến đóng góp từ mọi thành viên trong nhóm, khách hàng và các bên liên quan qua việc tổ chức các cuộc họp đánh giá và cải tiến quy trình. Các câu hỏi cần được đặt ra bao gồm: Có quá nhiều công việc đang chờ xử lý ở một giai đoạn nào đó không? Có công việc nào bị trì hoãn quá lâu không? Có những rào cản nào đang cản trở dòng chảy công việc? Thông tin thu thập được sẽ giúp chúng ta điều chỉnh và cải tiến không ngừng quy trình làm việc, cấu trúc bảng Kanban cũng như cách thức trình bày các task, nâng cao năng suất làm việc. 3. Giải pháp quản lý dự án — công việc Sanze sử dụng bảng Kanban Sanze — một nền tảng quản lý dự án hiện đại, đã tận dụng tối đa sức mạnh của bảng Kanban để mang đến một giải pháp quản lý công việc hiệu quả và linh hoạt. Với Sanze, bạn có thể: Trực quan hóa quy trình làm việc: Bảng Kanban trực quan giúp bạn hình dung rõ ràng từng giai đoạn của dự án, từ đó dễ dàng quản lý và phát hiện, theo dõi các vấn đề liên quan đến tiến độ công việc. Tăng cường sự phối hợp: Sanze cho phép các thành viên trong nhóm cùng làm việc trên một dự án, chia sẻ thông tin và cập nhật tiến độ một cách nhanh chóng. Tính năng phân quyền chi tiết giúp đảm bảo mỗi người chỉ làm việc trong phạm vi được giao. Cộng tác hiệu quả: Sanze cho phép các thành viên trong nhóm cùng làm việc trên một dự án, chia sẻ thông tin và cập nhật tiến độ và giao tiếp một cách thuận tiện, nhanh chóng. Đặc biệt, tính năng cùng chỉnh sửa file PDF (như khả năng của Canva, Google Drive) giúp các đội thiết kế, kiến trúc quản lý bản vẽ dự án một cách chuyên nghiệp, tiết kiệm công sức chỉnh sửa nhiều lần và thời gian trao đổi ý tưởng. Tăng cường khả năng quản lý: Sanze cung cấp nhiều tính năng hữu ích như lập kế hoạch chi tiết, theo dõi thời gian, quản lý tài nguyên, báo cáo cập nhật tự động, giúp bạn nắm bắt toàn bộ thông tin về dự án và đưa ra quyết định chính xác. Lưu trữ dữ liệu an toàn: Tất cả dữ liệu dự án được lưu trữ trên nền tảng Cloud, đảm bảo tính bảo mật và khả năng truy cập mọi lúc mọi nơi. Cải thiện chất lượng: Bằng cách theo dõi chặt chẽ tiến độ và chất lượng công việc qua bảng điều khiển báo cáo chi tiết được tự động hóa, Sanze giúp bạn đảm bảo dự án luôn đi đúng hướng và đạt được mục tiêu đề ra. Bài viết đã tổng hợp mọi kiến thức mà Sanze.vn muốn chia sẻ về khái niệm Kanban là gì, ưu nhược điểm của phương pháp Kanban, 4 nguyên tắc và cách áp dụng mô hình Kanban trong quản lý dự án — công việc. Hy vọng bạn đã nhận được nhiều kiến thức hữu dụng với bản thân và doanh nghiệp qua bài viết.
