Làm việc cho một vị sếp mà chưa bao giờ có trợ lý có thể là một tình huống khó khăn dành cho bạn. Bạn là trợ lý đã lâu và hiểu rõ vai trò của Trợ lý, nhưng CEO của bạn lại không biết Trợ lý thì làm những gì và làm thế nào để làm việc với bạn. Trong trường hợp này các trợ lý thực sự phải đi trước và hướng dẫn cho CEO của mình. Nó có thể mất thời gian và khiến bạn bực bội, đặc biệt là nếu bạn không chỉ hỗ trợ cho 1 người hoặc nếu bạn được giao cho làm việc với vị sếp mới này mà không được chuẩn bị hoặc thông báo gì nhiều. Nhưng nó là thực sự cần thiết. Cả hai phải làm việc cùng nhau và bạn sẽ phải chứng minh cho họ những gì bạn có thể làm. Bạn cũng có thể phải phản ứng lại nếu sếp không có nhận thức đúng đắn về trợ lý. Dưới đây là mười hai lời khuyên cho các trợ lý đang làm việc với một ông chủ mà chưa từng có trợ lý trước đây. Hợp tác Vị CEO mới của bạn sẽ cần phải học cách ủy thác công việc cho bạn, điều đó có thể sẽ mới mẻ đối với họ. Cách tốt nhất để làm điều này là cho họ thấy những gì bạn từng làm cho những vị sếp khác của bạn hoặc những gì bạn đã làm trong quá khứ. Lập danh sách tất cả mọi việc mà bạn có khả năng làm. Họ có thể không cần bạn phải làm tất cả mọi thứ nhưng ít nhất họ sẽ hiểu được bao nhiêu phần bạn thực sự có thể giúp họ. Thống nhất những công việc cơ bản Hãy nói với CEO rằng bạn sẽ cần biết và quản lý lịch làm việc (thậm chí cả hòm thư) của ông ấy. Xét từ vai trò của Trợ lý thì đây là nguyên tắc bất di bất dịch vì một Trợ lý riêng/ Trợ lý điều hành không thể hỗ trợ hiệu quả cho sếp mà không quản lý lịch trình của họ. Một học viên của PA/EA Coaching có trao đổi với chúng tôi rằng sếp của bạn ấy không để cho bạn ấy quản lý lịch làm việc cũng như thư từ của ông ấy. Nếu bạn cũng gặp phải tình trạng đó thì là do, hoặc điều số 1 ở bên trên không được bạn thực hiện, hoặc là năng lực của bạn chưa đủ để sếp tin tưởng. Vì vậy lời khuyên số 2 này chỉ khuyến khích đối với những Trợ lý đã thực sự có kinh nghiệm. Còn nếu bạn chưa hoặc ít có kinh nghiệm quản lý lịch làm việc và thư từ của sếp, hãy trao đổi với sếp để có cơ hội hỗ trợ và thực hành những nhiệm vụ cơ bản này. Thiết lập ranh giới Việc xác lập ranh giới trong mối quan hệ công việc ngay từ đầu là rất quan trọng để cả hai đều biết những gì được mong đợi ở bạn. Hãy xác định rõ những công việc mà bạn sẽ làm cho CEO của mình và nếu bạn cảm thấy thoải mái với những công việc đó. Có thể việc có Trợ lý đối với CEO của bạn là mới mẻ, nhưng vai trò của Trợ lýđối với bạn thì không phải là mới, do đó bạn có thể nói trước với sếp về những gì bạn sẽ làm. Có những cuộc họp riêng với sếp Lý tưởng nhất thì bạn chỉ muốn nhìn thấy vị CEO mới của bạn vài lần một ngày, nhưng hãy đảm bảo là bạn họp riêng với ông ấy ít nhất một lần một ngày. Hãy lên lịch cho việc này trong lịch trình của sếp ngay lập tức. Trợ lý và sếp phải quen với cách làm việc của nhau càng sớm càng tốt. Các ưu tiên và mục tiêu: Trợ lý sẽ cần phải nhanh chóng hiểu những ưu tiên của CEO trong những tháng tới và những mục tiêu của họ trong năm. Sếp của bạn cũng sẽ cần phải biết những ưu tiên của bạn, đặc biệt nếu bạn là Trợ lý cho nhiều người cùng lúc. Việc chia sẻ kế hoạch phát triển sự nghiệp của bạn với vị CEO mới cũng thực sự quan trọng để họ biết rằng bạn nghiêm túc với công việc và sự nghiệp của mình. Tìm hiểu phong cách làm việc: Trong thời gian đầu hãy dành thời gian để tìm hiểu ‘phong cách làm việc’ của vị CEO mới của bạn. Ông ấy làm việc như thế nào, ông ấy giao tiếp ra sao và những thói quen của ông ấy là gì. Điều này sẽ giúp bạn có thể chủ động trong vai trò mới của mình. Tạo sự tin tưởng: Một Giám đốc điều hành nên tin tưởng vào trợ lý của mình nhưng điều này nói thì dễ hơn làm. Nó chắc chắn làm cho vai trò của Trợ lý trở nên dễ dàng hơn. Vì vậy, ngay từ đầu, hãy nhiệt tình, cởi mở và trung thực với CEO mới của bạn. Họ càng sớm nhận ra rằng có thể tin tưởng và chia sẻ những vấn đề phức tạp và bảo mật với bạn thì càng dễ để làm việc cùng nhau. Cố gắng để hiểu hơn về sếp của mình: Hãy tìm kiếm những điểm chung giữa hai người, thể hiện thiện chí và sự tôn trọng đối với CEO của bạn. Không cần thiết phải là bạn bè nhưng có thể dễ dàng thiết lập một mối quan hệ làm việc thoải mái khi bạn thêm vào đó một chút cá nhân. Hãy tận dụng những lúc ra ngoài ăn trưa cùng sếp hoặc họp với sếp tại một môi trường thoải mái như quán cafe. Điều này sẽ cho bạn cơ hội để trao đổi với sếp trong một bầu không khí thư giãn và dễ dàng hơn để hiểu thêm về nhau. Thậm chí biết một chút về của cuộc sống gia đình của sếp sẽ mang lại lợi ích trong việc xây dựng một mối quan hệ tốt với họ. Để hiểu sếp, bạn có thể tham khảo gợi ý về những điều bạn nên hỏi khi gặp mặt sếp lần đầu. Tìm hiểu cách thức giao tiếp mà CEO của bạn thích sử dụng. Một số người muốn thường xuyên có các cuộc họp trực tiếp, trong khi những người khác thích làm việc qua e-mail hoặc điện thoại. Sếp của bạn muốn được cập nhật thường xuyên về tình hình dự án hay chỉ cần thông báo khi nào phát sinh vấn đề. Hãy chú ý đến phong cách giao tiếp của CEO của bạn và hãy hỏi họ nếu bạn không chắc chắn. Như vậy, khi bạn cần phải nói về một cái gì đó quan trọng, bạn sẽ được lắng nghe. Thường xuyên trao đổi với CEO của bạn Việc đối thoại liên tục đem lại cơ hội để đánh giá sự tiến bộ, để chắc chắn rằng bạn đang đi đúng hướng và điều chỉnh hành động của mình cho phù hợp. Nếu cần thiết, bạn có thể yêu cầu thêm thông tin hoặc nguồn lực, hoặc thay đổi deadline. Bằng cách trao đổi thường xuyên với CEO, bạn sẽ đảm bảo họ nhận thức được sự tiến bộ của bạn, tốt hay chưa tốt. Xác định kỳ vọng Với các nhiệm vụ lâu dài, chẳng hạn như quản lý thư từ hay lịch làm việc, hãy xác định chính xác họ muốn bạn quản lý thư từ hay lịch làm việc của họ như thế nào. Bạn cũng cần trao đổi ngay với sếp về việc làm thế nào để bạn biết mình có đạt được kì vọng của sếp hay không. Kiên nhẫn Hãy thực sự kiên nhẫn với Giám đốc điều hành mới của bạn. Tất cả đều phải học cách làm việc cùng nhau và điều này có thể làm nản lòng nhất là khi CEO của bạn chưa bao giờ làm việc có Trợ lý và có vô số các khía cạnh khác của công việc mà ông ấy cần phải học. Ông ấy có thể bị choáng ngợp và thực sự đây là lúc mà bạn cần hỗ trợ cho CEO của mình. https://trolykinhdoanh.wordpress.com/2016/08/05/lam-viec-voi-mot-vi-sep-chua-tung-co-tro-ly/
