Không ai muốn phải trình bày về một tin không mấy tốt lành. Việc phải nói với sếp về một tin xấu luôn là tình huống đáng sợ. Thậm chí dù mối quan hệ giữa bạn và sếp rất tốt thì vẫn có những lúc bạn cảm thấy rất khó xử, ví dụ nói về những điều tồi tệ hoặc những sai lầm mà bạn gây ra. Thay vì lảng tránh hay phó mặc để sếp tự biết, nếu bạn học một vài cách để thông báo cho sếp về một tin xấu liên quan đến công việc, bạn có thể bảo toàn được mối quan hệ với sếp thay vì phá hỏng nó. Dưới đây là một vài hướng dẫn để bạn có thể thông báo với sếp về một tin không mấy tốt lành. Chuẩn bị tinh thần và tâm lý Tin xấu có thể gây ra sự căng thẳng nặng nề cho cả người nghe và người nói. Để kiểm soát sự căng thẳng này, điều quan trọng là bạn phải tự chuẩn bị tâm lý. Dành một chút thời gian để bình tĩnh lại và nghĩ xem nên nói gì. Nếu làm được như vậy thì bạn cũng kiểm soát được cảm xúc của bản thân. Nói một cách bình tĩnh và đủ rõ ràng, bạn có thể chứng tỏ rằng bạn đã có sự chuẩn bị và ứng xử một cách chuyên nghiệp. Như vậy, bạn có khả năng làm cho tình hình không trở nên tồi tệ hơn. Tránh phản ứng hay bày tỏ cảm xúc thái quá. Tin tức có thể không tốt, nhưng nên nhớ bạn đang làm việc và đang nói chuyện với sếp, nên hãy ứng xử phù hợp. Thái độ của bạn và sự rõ ràng trong trình bày vấn đề là hai yếu tố rất quan trọng ảnh hưởng đến cuộc trao đổi này. 2. Chỉ nói với sếp Đừng để sếp biết tin theo cách vô tình nghe thấy hoặc nghe ai đó kể lại. Nói cách khác, hãy chuẩn bị tình huống và bối cảnh cụ thể để nói với sếp, thay vì chỉ nói bâng quơ với ai đó và mong sẽ đến tai sếp. Đừng mang tin xấu đi kể với tất cả đồng nghiệp. Có thể bạn cho rằng tập đối mặt với sếp bằng cách nói trước với đồng nghiệp sẽ khiến bạn cảm thấy đỡ lo lắng, nhưng những tin thế này thì tốt nhất nên trực tiếp nói với sếp. Hãy để sếp quyết định có nên công bố chuyện này với mọi người hay không. 3. Không giấu diếm điều gì Khi nói với sếp về những tin không tốt, hãy cho ông ấy biết toàn bộ sự việc. Bỏ qua vài chi tiết sẽ khiến vấn đề có vẻ đỡ nghiêm trọng hơn, nhưng sếp cần biết tất cả mọi thông tin để có thể giải quyết sự việc một cách đúng đắn, ngoài ra cũng sẽ đánh giá cao sự trung thực của bạn. Sau khi trình bày sự việc, bạn có thể giải thích nguyên nhân và các lí do. Một cách chính xác, bạn cần giải thích rõ những gì đã xảy ra cũng như những gì bạn đã làm để giảm thiểu rủi ro. Sếp của bạn cần biết những thông tin này và ông ta có quyền biết những điều đó. Tránh bao gồm những ý kiến cá nhân hay lời khuyên của bạn khi trình bày vấn đề, trừ khi bạn được hỏi. Đây là lúc sếp cần biết toàn bộ sự việc một cách khách quan nhất, thế nên nếu không được cho phép, việc thêm vào những quan điểm cá nhân thật sự không chuyên nghiệp và không giúp ích gì cho sếp trong giai đoạn này. 4. Sẵn sàng trả lời các câu hỏi Hãy chuẩn bị tinh thần cho các câu hỏi của sếp về tin tức xấu mà bạn vừa đem đến hoặc các giải pháp khả thi để giải quyết. Đảm bảo rằng bạn phải biết rõ tất cả những dữ kiện có liên quan đến tin tức, những nguyên nhân và phương pháp khả thi để giải quyết vấn đề. 5. Nhìn nhận sự việc một cách khách quan và có trách nhiệm với sự việc đã xảy ra Thiên vị và đùn đẩy trách nhiệm cho người khác sẽ không giải quyết được vấn đề. Thay vào đó nó chỉ cho thấy bạn là người tiêu cực và ích kỷ – điều mà bạn không muốn. Xác định người chịu trách nhiệm đằng sau những tình huống xấu không quan trọng bằng tìm cách giải quyết nó ngay lúc này. Cách tốt nhất để xử lý đó là tạm thời quên đi các lý do cho tới khi vấn đề được giải quyết. Tránh các hành vi cáo buộc ngay lúc này, nếu không mọi người sẽ thấy rằng bạn đang cố tình đâm sau lưng người khác để giữ thể diện. 6. Đưa ra các giải pháp Trước khi mang đến những tin xấu cho sếp, hãy cố gắng nghĩ ra những cách có thể giải quyết vấn đề. Cố gắng thảo luận với sếp những bước mà bạn đã thực hiện và thể hiện rõ ý tưởng của mình để nhận được kết quả tốt đẹp. Hãy nhớ rằng việc mang đến những tin xấu theo một cách dễ chấp nhận hơn chắc chắn có ích cho các mối quan hệ của bạn. Do đó, rất đáng để bạn học cách làm nó thật hiệu quả. Đừng để những phản ứng đối với công việc của sếp biến thành phản ứng cá nhân với bạn và nhớ rằng bạn chỉ đang thực hiện công việc của mình. Nguồn: https://trolykinhdoanh.wordpress.com/2015/10/30/lam-the-nao-de-thong-bao-voi-sep-ve-mot-tin-xau/
