Kinh nghiệm: Làm Thế Nào Khi Quá Nhiều Công Việc Đến Cùng Lúc

Thảo luận trong 'Kinh nghiệm sống' bởi mrsgomeo, 8/2/2017.

  1. mrsgomeo

    mrsgomeo Thành viên chính thức

    Tham gia:
    28/8/2014
    Bài viết:
    145
    Đã được thích:
    19
    Điểm thành tích:
    18
    Chắc hẳn các Trợ lý đã từng trải nghiệm cảm giác ngập đầu trong công việc sau khi kết thúc một kỳ nghỉ dài (như là nghỉ Tết chẳng hạn!) với một đống email cần giải quyết, vô số công việc giấy tờ chờ sẵn trên bàn, từ khách hàng đến nhân viên ai cũng tìm đến bạn để hỏi mọi thứ như thể bạn là mama tổng quản? Vâng, chính xác thì đấy là cuộc sống của Trợ lý, là điều mà chúng ta vẫn trải qua hàng ngày. Đứng trước một núi việc với deadline gắt gao, chúng ta buộc phải có sự linh hoạt và ưu tiên thực hiện nhiệm vụ. Vậy phải làm điều đó như thế nào? PA/EA Coaching xin lưu ý bạn những quy tắc sau đây để biết ra quyết định ưu tiên cho điều gì trước.

    Nó có thực sự quan trọng hay không?
    Sẽ có nhiều lúc bạn thấy các phòng ban tìm đến mình với câu mở đầu: “Anh ơi có việc đang cần xử lý gấp anh xem nhanh giúp em” hoặc “Chị ơi cái này chị trình lên cho sếp ngay hộ em vì đang cần duyệt gấp”. Có vẻ như định nghĩa về “gấp” của mọi người có rất nhiều mức độ khác nhau, và đôi khi nó không hẳn “thực sự gấp” như họ nói. Liệu nó có phải việc gấp thật không hay do họ để nước đến chân rồi mới làm? Nó có thực sự gấp không hay họ chỉ đang lo lắng và làm quá lên? Hay họ chỉ nói như thế để được ưu tiên và xong việc sớm? Và nó có thực sự cần phải giải quyết trước những việc mà bạn đang làm hay không? Thật không may là bạn thường biết câu trả lời sau khi đã giải quyết hết việc cho họ. Do vậy nếu bạn có thể xác định rõ mức độ cấp bách của nhiệm vụ và quản lý theo thứ tự ưu tiên, đồng nghiệp của bạn sẽ biết cách sắp xếp công việc và tìm đến bạn vào lúc nào phù hợp, thay vì ỷ lại và mang đến cho bạn một đống việc mà họ gọi là “gấp”. Mách nhỏ các Trợ lý là hãy luôn làm như bạn đang xử lý toàn công việc gấp và quan trọng trong khi thực sự bạn chỉ đang làm những công việc hàng ngày.

    Ưu tiên cho sếp của mình trước tiên
    Công việc của Trợ lý, ngoài hỗ trợ trực tiếp cho CEO của mình, thường kiêm nhiệm thêm việc hỗ trợ các phòng ban, tham gia nhiều dự án khác. Trợ lý cũng cần trao đổi để sếp hiểu rõ những nhiệm vụ bên ngoài mà bạn phải đảm nhiệm. Tuy nhiên đừng bao giờ quên rằng công việc chính của chúng ta là hỗ trợ cho CEO, và khi xảy ra xung đột về lợi ích hay cần ưu tiên, hãy dành sự ưu tiên đó cho sếp của mình. Nói gì đi nữa thì đó cũng là cấp trên trực tiếp, là người sẽ nhận xét trong bản đánh giá năng lực của chúng ta cơ mà!

    Làm việc một cách có tổ chức
    To-do list là một công cụ mà có lẽ Trợ lý nào cũng nên có vì nó là cách tốt nhất để bạn sắp xếp những việc cần làm một cách khoa học, biết được mình cần ưu tiên cho việc nào. Khi bạn làm việc một cách có tổ chức, bạn có thể tập trung để hoàn thành công việc nhanh hơn, quản lý thời gian tốt hơn. Do đó bạn sẽ dành ra được một chút thời gian để hỗ trợ đồng nghiệp khi họ cần gấp. Thậm chí ngay cả khi bạn đang việc ngập đến cổ, ít nhất bạn cũng có thể cho họ biết khi nào bạn có thể giúp họ. Điều đó khiến cho bạn trở nên thực sự đa năng và có ích với mọi người. Tuy nhiên bạn nên biết giới hạn sự đa năng của mình, nếu không bạn sẽ luôn thấy mình chết chìm trong công việc.

    [​IMG]

    Xắn tay áo lên và hoàn thành công việc
    Đôi lúc bạn cần đầu tư thời gian công sức để hoàn thành công việc, đồng nghĩa với việc làm thêm giờ để đảm bảo mọi thứ đúng deadline. Và nó cũng có nghĩa là đừng để những nhiệm vụ lặt vặt đến phút chót mới làm. Thực sự sẽ tốt hơn nếu bạn hoàn thành chúng càng nhanh càng tốt để tập trung thời gian cho những việc khác.

    Bạn không thể làm tất cả mọi thứ
    Do vậy, bạn phải biết từ chối khi cần. Một trợ lý không thể linh hoạt để giúp đỡ mọi người theo kiểu làm mọi thứ họ nhờ vả. Các đồng nghiệp sẽ lợi dụng lòng tốt của bạn. Còn bạn thì sao? Bạn sẽ làm cả ngày không hết việc mà cũng chẳng ai ngó ngàng giúp đỡ. Đây chính là điều mà các Trợ lý mới vào làm hoặc non kinh nghiệm thường gặp phải. Chính xác là bạn sẽ bị “bắt nạt”. Vì vậy, khi gặp các đồng nghiệp lười biếng và ỷ lại, hãy biết cách từ chối. Thời gian của bạn phải dành cho việc hỗ trợ CEO trước tiên, sau đó bạn mới đảm nhiệm và giúp đỡ mọi người trong khả năng bạn có thể. Việc hỗ trợ các phòng ban, tham gia vào các dự án khác thực sự là điều thú vị và sẽ mang lại cho bạn nhiều kinh nghiệm, cơ hội mới. Do đó hãy linh động và giúp đỡ mọi người, nhưng luôn nhớ rằng bạn chỉ nên thể hiện điều đó trong giới hạn của bạn mà thôi.

    Chúc các Trợ lý giải quyết công việc đầu năm suôn sẻ!

    From: https://trolykinhdoanh.wordpress.com/2017/02/03/lam-the-nao-khi-qua-nhieu-cong-viec-den-cung-luc/
     

    Xem thêm các chủ đề tạo bởi mrsgomeo
    Đang tải...


Chia sẻ trang này