Toàn quốc: Lợi Ích Hợp Đồng Điện Tử Và Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Hợp Đồng Điện Tử

Hợp đồng điện tử đang dần trở thành xu thế nhờ nhiều ưu điểm nổi trội. Đặc biệt, trong thời đại chuyển đổi số, xu hướng văn phòng không giấy như hiện nay, việc sử dụng hợp đồng điện tử đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Các giải pháp quản lý hợp đồng điện tử và chữ ký điện tử tích hợp mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

1. Những lợi ích của hợp đồng điện tử

1.1 Tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí

Với hợp đồng điện tử, mọi thao tác của người dùng từ tạo lập, duyệt, ký kết, gửi và nhận hợp đồng được xác thực qua internet một cách nhanh chóng, không cần phải tốn thời gian, chi phí cho việc in ấn, quản lý, lưu trữ, chuyển phát hợp đồng hay di chuyển đến địa điểm để ký hợp đồng trực tiếp với khách hàng so với hợp đồng giấy. Hợp đồng điện tử cũng mang đến quy trình, thủ tục nhanh chóng, chính xác và minh bạch góp phần tiết kiệm chi phí cho xã hội, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, tính năng ký đồng không giới hạn số lượng chỉ trong thời gian ngắn cũng giúp đẩy nhanh quá trình ký hợp đồng.

1.2 Ký tá mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị

Với đặc trưng là chứng từ dưới dạng điện tử, hợp đồng điện tử cho phép người dùng có thể ký hợp đồng ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào mà không cần phải gặp mặt trực tiếp đối tác.

Người dùng cũng có thể ký hợp đồng trực tiếp trên mọi thiết bị như máy tính, điện thoại thông minh, máy tính bảng… Hợp đồng điện tử cung cấp tính năng cổng ký tiện dụng, với khả năng tích hợp với mọi loại chữ ký số như USB token, chữ ký số tập trung HSM, chữ ký số từ xa, chữ ký điện tử bằng hình ảnh, chữ ký trực tiếp… Mỗi chữ ký số mã hóa có thể dùng được cho nhiều điểm giao kết hợp đồng thay cho việc phải ký chữ ký tay, đóng dấu mất nhiều thời gian.

1.3 Hệ thống lưu trữ an toàn, bảo mật

Hợp đồng điện tử được áp dụng các biện pháp bảo mật 24/7, chống tấn công và mất mát dữ liệu, đồng thời thông tin dữ liệu sẽ được lưu trữ tại trung tâm dữ liệu đạt chuẩn để đảm bảo chất lượng và an ninh thông tin của người sử dụng.

Những hợp đồng đã ký kết sẽ được lưu trữ bảo mật trong thời hạn nhất định trên hệ thống điện toán đám mây đảm bảo an toàn bảo mật. Việc này giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro trong mất hỏng, cháy, thất lạc… đồng thời việc tra cứu thông tin hợp đồng cũng dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện hơn.

1.4 Khắc phục nhược điểm do khoảng cách địa lý gây ra

Khác với phương thức ký hợp đồng giấy truyền thống, khi ký hợp đồng online, doanh nghiệp không cần sử dụng văn bản bằng giấy, không cần ký bằng tay và không cần gặp mặt trực tiếp. Vì thế, dù các bên giao kết hợp đồng ở 2 địa điểm riêng biệt, cách xa nhau, việc ký hợp đồng vẫn có thể diễn ra an toàn, nhanh chóng. Chỉ với một vài thao tác chuyển hợp đồng trên máy tính/điện thoại, hợp đồng sẽ được gửi tới khách hàng trong thời gian vài giây.

2. Những câu hỏi thường gặp về hợp đồng điện tử

Khi ký hợp đồng điện tử, cả hai bên có cần đăng ký hình thức ký điện tử không?

Để ký hợp đồng điện tử, chỉ cần bên tạo lập hợp đồng sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử, bên nhận hợp đồng có thể sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử hoặc không.

Có thể ký hợp đồng điện tử bằng những hình thức nào?

Người dùng có thể ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số, chữ ký ảnh hoặc mã OTP. Tuy nhiên, nếu người dùng là doanh nghiệp/ tổ chức thì ký bằng chữ ký số. Nếu người ký số là cá nhân thì có thể ký bằng mã OTP được gửi về điện thoại/email.

Hợp đồng điện tử có đảm bảo tính pháp lý không?

Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29-11-2005 quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương mại và các lĩnh vực khác.

Bộ luật lao động 2019 ghi nhận hình thức hợp đồng lao động điện tử là hình thức hợp pháp, được pháp luật công nhận.

Ngoài ra, theo quy định tại thông tư 87/2021/TT-BTC của Bộ Tài Chính, quy định về giao dịch điện tử trong hoạt động nghiệp vụ kho bạc nhà nước: hợp đồng điện tử được phép sử dụng để giao kết trong hoạt động nghiệp vụ KBNN, có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy.

Có thể phân cấp, phân quyền truy cập trên hệ thống ký hợp đồng hiện tử không?

Khi sử dụng hợp đồng điện tử, người dùng hoàn toàn có thể phân cấp, phân quyền truy cập, theo dõi, tra cứu hợp đồng, giới hạn đối tượng tra cứu tùy vào từng loại hồ sơ, hợp đồng. Tính năng này giúp đảm bảo an toàn, bảo mật cho người sử dụng.

Quy trình ký hợp đồng điện tử gồm bao nhiêu bước?

Một quy trình ký hợp đồng online thông thường sẽ gồm có 5 bước:

• Bước 1: Tạo /Upload hợp đồng từ máy tính
• Bước 2: Thiết kế luồng xem và ký các bên liên quan
• Bước 3: Thông báo các bên liên quan
• Bước 4: Ký số ngay trên máy tính, điện thoại
• Bước 5: Gửi và nhận hợp đồng điện tử đã hoàn thiện đầy đủ chữ ký thông qua phần mềm.

Ký hợp đồng online đang thể hiện nhiều ưu điểm, đem lại nhiều lợi ích cho người sử dụng. Hiện nay, phương thức ký hợp đồng điện tử đang là xu hướng, được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để ký kết các loại hợp đồng, tài liệu.