Trong thời đại công nghệ phát triển không ngừng, các dự án thường phải đối mặt với sự phức tạp và thay đổi nhanh chóng. Để giải quyết vấn đề này, mô hình Scrum đã trở thành một trong những phương pháp quản lý dự án được ưa chuộng nhất hiện nay. Vậy mô hình Scrum là gì? Quy trình Scrum gồm những bước nào? Hãy cùng Sanze.vn khám phá chi tiết tại bài viết. 1. Mô hình Scrum là gì? Scrum là một khung làm việc (framework) linh hoạt, được thiết kế ban đầu để tối ưu hóa quá trình phát triển phần mềm, nay đã trở thành một phương pháp quản lý dự án được ưa chuộng trong nhiều lĩnh vực vì sự hiệu quả rõ rệt khi áp dụng. Mô hình Scrum tập trung vào việc phân chia dự án thành các giai đoạn, vòng lặp ngắn hạn gọi là Sprint, thường kéo dài từ 1 đến 4 tuần để hoàn thiện các phần cụ thể trong dự án. Với các Sprint, Backlog rõ ràng và sự tương tác thường xuyên giữa khách hàng — đội ngũ, Scrum đặc biệt phù hợp với những dự án đòi hỏi sự thích ứng cao, sáng tạo và khả năng thay đổi, cải tiến liên tục. Scrum còn là một phần của mô hình Agile và mượn hình ảnh từ môn bóng bầu dục để nhấn mạnh sự hợp tác, phối hợp nhịp nhàng và cam kết chung của cả đội. Trong Scrum, các thành viên trong đội được trao quyền, đóng góp ý kiến vào quá trình phát triển sản phẩm giúp doanh nghiệp có thể nhanh chóng đưa sản phẩm chất lượng ra thị trường, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tạo ra lợi thế cạnh tranh. 2. Quy trình Scrum 6 bước quản lý dự án hiệu quả Bước 1: Tổ chức Backlog Đặt bước nền móng này thường là trách nhiệm thuộc về Product Owner, họ sẽ đóng vai trò người dẫn đường, xây dựng bản đồ lộ trình cho dự án thông qua việc tổ chức Product Backlog. Product Backlog là một danh sách các hạng mục công việc cần thực hiện, các mục trong Backlog cần mô tả ngắn gọn, rõ ràng và được ưu tiên dựa trên giá trị kinh doanh và tầm quan trọng đối với người dùng. Bước 2: Họp lập kế hoạch Sprint Buổi họp Sprint Planning là bước thứ 2 của quy trình Scrum, là tiền đề để việc thực hiện mỗi Sprint được hiệu quả và đóng góp vào sự thành công của quá trình phát triển sản phẩm cuối cùng. Trong buổi họp này, nhóm thực thi dự án sẽ cùng nhau xác định mục tiêu rõ ràng cho Sprint, chọn lọc và ưu tiên các user story từ Product Backlog, đồng thời lên kế hoạch chi tiết cho từng công việc. Để đảm bảo sự thành công của Sprint Planning, nhóm cần xem xét các yếu tố như độ ưu tiên, độ phức tạp của user story và khả năng hoàn thành trong một deadline công việc cụ thể. Việc sử dụng các công cụ trực quan như Kanban Board khi áp dụng mô hình Scrum sẽ là lựa chọn rất đáng trong việc quản lý tiến độ của Sprint trong dự án, đồng thời bảng Kanban còn tạo ra sự đồng thuận và cam kết từ toàn bộ thành viên trong nhóm nhờ tính minh bạch của nó. Bước 3: Diễn biến của Sprint trong quy trình Scrum Sprint là giai đoạn phát triển ngắn (thường dao động từ 1–4 tuần) trong đó đội tập trung vào xây dựng và hoàn thiện một phần chức năng mới của sản phẩm. Phạm vi công việc của mỗi Sprint có thể điều chỉnh tùy theo thay đổi của dự án nhưng cần đảm bảo mục tiêu chính vẫn là tạo ra một sản phẩm sử dụng tốt, mang lại giá trị cho khách hàng. Bước 4: Tạo cuộc họp hàng ngày Mỗi ngày, nhóm tổ chức các cuộc họp ngắn (Daily Scrum) thường kéo dài 15–20 phút, các thành viên sẽ cần trả lời ba câu hỏi đơn giản: “Hôm qua đã hoàn thành những gì?”, “Hôm nay sẽ làm nhiệm vụ nào?” và “Vấn đề đang gặp phải là gì?”. Nhờ đó, đội ngũ có thể nhanh chóng nắm bắt tiến độ chung của dự án, xác định các rào cản và cùng nhau đưa ra giải pháp, điều chỉnh Sprint Backlog nếu cần. Bước 5: Họp sơ kết Sprint Sau mỗi Sprint, nhóm sẽ tổ chức buổi họp sơ kết (Sprint Review) kéo dài khoảng 4 tiếng/Sprint/tháng để đội ngũ nhìn nhận lại kết quả đạt được trong Sprint vừa qua. Đây là lúc đội ngũ chia sẻ chi tiết về giá trị (tính năng) mới, quá trình tạo ra thành phẩm trong Sprint của quy trình Scrum và nhận phản hồi, đánh giá từ Product Owner cùng các bên liên quan, giúp đội ngũ xác định những ưu tiên cho Sprint tiếp theo. Bước 6: Họp cải tiến Sprint Cuộc họp cải tiến (Sprint Retrospective) là cơ hội vàng để đội thực thi dự án rút ra kinh nghiệm từ những phản hồi trong buổi họp sơ kết, học hỏi và phát triển. Nhóm sẽ xem xét những điều đã làm tốt, những điều cần cải thiện và đưa ra các giải pháp điều chỉnh quy trình Scrum cho Sprint tiếp theo để cải tiến và tối ưu hóa sản phẩm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng. 3. Kết hợp sử dụng mô hình Scrum với phần mềm quản lý dự án Sanze Việc áp dụng mô hình Scrum một cách hiệu quả đòi hỏi không chỉ ở quy trình và đội ngũ mà còn phụ thuộc vào việc sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý dự án phù hợp. Trong số các công cụ hiện đại, Sanze nổi bật là một phần mềm quản lý dự án linh hoạt và mạnh mẽ với các ưu điểm như: Bảng Kanban: Bảng quản lý trực quan chia các nhiệm vụ thành 4 giai đoạn chính: To Do — Doing — Check — Done, giúp nhóm dễ dàng theo dõi tiến độ công việc trong từng Sprint, từ khâu lập kế hoạch Sprint Backlog cho đến khi hoàn thành Sprint. Sơ đồ Gantt: Biểu diễn trực quan các công việc, sự kiện theo thời gian, giúp theo dõi và quản lý tiến độ dự án trở nên dễ dàng. Phân chia nhiệm vụ minh bạch, hiệu quả: Tính năng phân theo người đảm nhận, đặt mức độ ưu tiên cho nhiệm vụ theo cao, trung bình, thấp và lên deadline dự kiến cho từng tác vụ giúp điều chỉnh công việc linh hoạt dựa trên tình hình thực tế của dự án. Báo cáo hiệu suất chi tiết: Sanze cung cấp bảng Project Dashboard cập nhật báo cáo tự động, chi tiết qua các biểu đồ tròn, biểu đồ kèm số liệu giúp Scrum Master giám sát hiệu suất làm việc và phát hiện những khó khăn mà đội ngũ gặp phải để cải tiến quy trình Scrum trong các Sprint sau. Cộng tác nhanh chóng: Phần mềm Sanze tích hợp các công cụ giao tiếp như chat, bình luận, tương tác và chia sẻ tài liệu đính kèm giúp tăng cường sự cộng tác giữa các thành viên trong nhóm. Đặc biệt với tính năng đồng chỉnh sửa PDF theo thời gian thực giúp mọi người có thể trao đổi thuận tiện, nhanh chóng và trực tiếp trong tác vụ. Đối với các doanh nghiệp đang triển khai mô hình Scrum, việc sử dụng Sanze là một giải pháp tuyệt vời, là chìa khóa để tăng cường hiệu quả quản lý dự án. Trải nghiệm ngay phần mềm quản lý dự án — công việc Sanze bản demo hoặc dùng thử miễn phí 30 ngày với đầy đủ tính năng chỉ cần liên hệ với chúng tôi.
