Thông thường với các cuộc họp nhỏ nội bộ thì các công ty thường tổ chức ngay tại phòng họp của công ty mình. Tuy nhiên có những cuộc họp, sự kiện lớn, hoặc họp với khách hàng, công ty sẽ phải lựa chọn phòng họp ở bên ngoài và Trợ lý thường là người làm việc đó. Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của một cuộc họp/ sự kiện, trong đó có lựa chọn và bài trí phòng họp. Vì vậy nếu phải thuê phòng họp ở bên ngoài, Trợ lý cần chuẩn bị và kiểm tra kỹ càng để đảm bảo phòng họp mà bạn lựa chọn sẽ góp phần giúp cho buổi họp diễn ra thành công. Dưới đây là một vài điều mà các Trợ lý cần lưu ý trước khi đặt phòng họp. Nếu có thể, hãy ghé thăm không gian căn phòng trước khi diễn ra cuộc họp để biết được cách bố trí của căn phòng, sắp đặt lại nếu cần và nắm rõ vị trí của nó trong tòa nhà để có thể chỉ dẫn đi lại cho người tham dự. Kiểm tra để đảm bảo ghế ngồi phải thoải mái, đặc biệt là nếu cuộc họp/ sự kiện diễn ra cả ngày. Kiểm tra các vấn đề tầm nhìn. Ánh sáng trong phòng có đủ và ổn định không? Mọi người có nhìn thấy nhau và nhìn rõ màn hình không? Ánh sáng mặt trời có tác động tích cực đến thể chất và tâm lý con người nên nếu đó là một cuộc họp kéo dài thì nên đặt khu vực nghỉ ngơi, teabreak hoặc ăn trưa ở nơi có ánh sáng tự nhiên. Cân nhắc và lựa chọn cách bài trí trong phòng họp. Nếu cần thiết bạn có thể lựa chọn một không gian được bài trí sáng tạo để phù hợp với tính chất cuộc họp. Liệu để chuẩn bị cho sự kiện có cần thiết phải thay đổi kết cấu phòng họp như đóng, treo thêm gì đó lên tường hay không? Nếu có hãy trao đổi với bên quản lý phòng họp để thống nhất và tránh các vấn đề đáng tiếc xảy ra. Hãy nghĩ về cách bố trí tổng thể của căn phòng – làm thế nào để nó phục vụ tốt nhất các mục tiêu của cuộc họp? – vấn đề này các Trợ lý có thể tham khảo thêm tại “Cách bố trí chỗ ngồi trong phòng họp” Những người tham dự cuộc họp là ai? Nếu đó là một cuộc họp hội đồng quản trị hoặc họp với khách hàng cao cấp thì Trợ lý nên chọn một phòng họp có chất lượng tốt và sang trọng hơn một chút. Địa điểm mà bạn chọn có dễ tìm hay không? Chỗ đậu xe có thuận tiện hay không? Hãy đảm bảo địa chỉ mà bạn gửi đến cho người tham dự được ghi chi tiết và dễ tìm, thuận tiện đi lại. Trong cuộc họp cần sử dụng những thiết bị gì, ví dụ như loa,micro, máy chiếu, bảng viết… Nếu có, hãy đảm bảo những thiết bị đó được trang bị đầy đủ và hoạt động tốt, thậm chí kiểm tra cả ổ cắm và độ dài dây nối. Có cần các vật dụng văn phòng phẩm như giấy bút, kẹp tài liệu, túi đựng hồ sơ… cho người tham dự hay không? Nếu có hãy kiểm tra và chuẩn bị sẵn. Bàn ghế, nội thất ở đó có linh hoạt hay không? Nếu người tham dự muốn di chuyển bàn hoặc ghế thì họ có thể tự làm điều đó hay không? Phòng họp có cách âm tốt hay không? Nếu không hãy chú ý không gian bên ngoài xem có ồn ào không, hoặc khu vực chuẩn bị cho teabreak/ bữa trưa có gần phòng họp và gây mất trật tự, ảnh hưởng đến cuộc họp hay không. Trong phòng họp có Wifi không và có phải trả thêm phí để sử dụng không? Địa điểm họp đó có phục vụ ăn uống hay không? Hoặc từ địa điểm đó tới nhà hàng có thuận tiện không? Hãy nhớ nhắc bên phục vụ thay trà, café mới nếu cuộc họp kéo dài cả ngày. Đối với các cuộc họp nhỏ thì việc có biển chỉ dẫn là điều cần thiết để những người tham dự không băn khoăn khi tìm địa điểm họp. Nếu bạn cũng tham dự cuộc họp thì nên sắp xếp một đồng nghiệp để đón tiếp và hướng dẫn cho khách hàng đi tới phòng họp. Nếu bạn không tham gia cuộc họp đó thì phải chắc chắn những người tham dự biết vị trí phòng họp, hoặc tốt nhất là có người hướng dẫn cùng một bảng chỉ dẫn phù hợp. Kiểm tra xem ai là người hỗ trợ kỹ thuật cho sự kiện, nếu bạn không tham dự sự kiện thì chuyển thông tin liên lạc của người này cho chủ tọa hoặc người phụ trách tổ chức để có thể tiện liên hệ ngay khi có vấn đề xảy ra. Cuối cùng, nếu bạn không tham gia cuộc họp thì nhất định phải kiểm tra chắc chắn mọi thông tin về địa điểm họp đã được ghi trong lịch trình cuộc họp và giao việc cho người thay bạn phụ trách. Điều đó nhằm đảm bảo cho mọi việc diễn ra suôn sẻ và đồng thời đảm bảo cho uy tín của bạn. Là Trợ lý, hãy luôn đặt mình vào vị trí của người khác để hiểu và hỗ trợ họ hiệu quả. Những điều mà chúng tôi lưu ý các bạn trên đây, đều thể hiện những năng lực cần có ở một trợ lý giỏi, điển hình ở đây là năng lực tổ chức, khả năng chủ động dự đoán nhu cầu. Sự tinh tế, nhạy cảm và óc quan sát đối với Trợ lý là rất quan trọng. Chính những điều rất nhỏ này lại khiến bạn được đánh giá cao hơn Trợ lý khác. Nguồn: https://trolykinhdoanh.wordpress.com/2016/09/15/nhung-dieu-tro-ly-can-luu-y-khi-lua-chon-phong-hop/
