Toàn Quốc: Những Điều Quan Trọng Bạn Tích Lũy Được Khi Đảm Nhận Vị Trí Nhân Viên Hành Chính – Nhân Sự

Mỗi công việc mà chúng ta làm mỗi ngày bên cạnh việc mang đến nguồn thu nhập để trang trải cuộc sống, đây còn là cơ hội cho bản thân học hỏi, rèn luyện mỗi ngày. Với mỗi ngành nghề, bạn sẽ tích lũy cho mình những điều bổ ích khác nhau. Vậy bạn sẽ tích lũy được gì khi làm vị trí nhân viên hành chính - nhân sự? Hãy cùng TalentBold đi tìm câu trả lời nhé!

I. Những nhiệm vụ mà nhân viên hành chính – nhân sự phải hoàn thành
Là một nhân viên hành chính nhân sự, nhà tuyển dụng kỳ vọng bạn sẽ làm tốt cả 2 vai trò hành chính và nhân sự với danh sách công việc phổ biến sau đây:

1. Lễ tân văn phòng
Tiếp đón khách đến thăm công ty

Tiếp nhận, trả lời, chuyển cuộc gọi điện thoại

Liên hệ và hướng dẫn khách hàng đến các bộ phận theo yêu cầu.


>>>> Xem thêm: Tìm hiểu nghề nghiệp của nhân viên hành chính

2. Thư ký văn phòng
Tiếp nhận thông tin các cuộc họp, hội nghị, liên hoan … nội bộ và với đối tác bên ngoài

Sắp xếp nhân lực, cơ sở vật chất triển khai các chương trình đó

3. Quản lý văn phòng phẩm,thiết bị
Liên hệ sửa chữa, bảo trì thiết bị

Ghi nhận yêu cầu và lên kế hoạch mua mới văn phòng phẩm, thiết bị…

4. Soạn thảo, lưu trữ văn bản
Lưu trữ các giấy tờ, văn bản trong phạm vi trách nhiệm của mình

Soạn thảo, dịch văn bản sang các ngôn ngữ khác



5. Chấm công nhân viên
Công bố những chính sách, quy định nhân sự và quản lý nhân sự của công ty

Thực hiện chấm công thủ công hoặc qua hệ thống vân tay tự động.

6. Hỗ trợ công tác tuyển dụng nhân sự
Liên hệ ứng viên

Sắp xếp lịch phỏng vấn

Chuẩn bị không gian, thiết bị phục vụ công tác phỏng vấn…

7. Duy trì môi trường làm việc lành mạnh
Chăm sóc sức khỏe nhân viên

Giải quyết mâu thuẫn nội bộ

Tham mưu, đề xuất những cải thiện môi trường làm việc phù hợp.

II. Những gì bạn tích lũy được khi đảm nhận vị trí nhân viên hành chính – nhân sự
Từ những nhiệm vụ kể trên, việc thực hiện và học hỏi thường xuyên tại vị trí hành chính – nhân sự sẽ giúp bạn tích lũy rất nhiều điều

1. Nghiệp vụ, kiến thức chuyên môn
Để thăng tiến trong công việc, khả năng nắm bắt, thuần thục nghiệp vụ, kiến thức chuyên môn là điều không thể thiếu. Tại vị trí nhân viên hành chính – nhân sự, bạn sẽ phát triển nhanh chóng:

a. Nghiệp vụ quản trị văn phòng

• Tiếp xúc thực tế với các biểu mẫu hợp đồng, văn bản, báo cáo… với nội dung chuẩn nhất.
  
  
• Trực tiếp soạn thảo văn bản, biểu mẫu
  
  
• Nâng cao khả năng giao tiếp ngoại ngữ
  
  
• Thuần thục các phần mềm tin học văn phòng, các thiết bị máy móc như máy in, máy scan…
  
  
• Nắm rõ quy trình sắp xếp, tổ chức những sự kiện quan trọng
  
  
• Mở rộng mối quan hệ với nhiều ngành liên quan như phòng đặt vé máy bay, khách sạn, bên cung cấp văn phòng phẩm, bên bảo trì, bảo dưỡng thiết bị…
  
  
• Rèn luyện tính cẩn thận vì phải chịu trách nhiệm lưu trữ, quản lý rất nhiều giấy tờ, hồ sơ quan trọng.
  

>>>> Có thể bạn quan tâm: Lộ trình thăng tiến cho nhân viên hành chính - nhân sự

b. Nghiệp vụ nhân sự

• Hiểu rõ các vấn đề về bộ luật lao động, chính sách công ty liên quan đến quyền lợi của người lao động và của chính mình.
  
  
• Nâng cao khả năng phân tích,đánh giá nhu cầu bổ sung, điều chỉnh nhân sự
  
  
• Nắm rõ các bước lên kế hoạch quy trình tuyển dụng
  
  
• Biết cách phân tích, lựa chọn nguồn ứng viên phù hợp từng vị trí tuyển dụng
  
  
• Sàng lọc hồ sơ nhanh, hiệu quả, sát với yêu cầu tuyển dụng.
  
  
• Thiết kế, xây dựng chương trình đào tạo,huấn luyện nhân viên chất lượng
  
  
• Biết cách phân tích, tham mưu, đề xuất xây dựng các vấn đề lương thưởng, phúc lợi cho nhân viên.
  

2. Phát triển kỹ năng mềm
Kỹ năng mềm rất quan trọng, ngoài việc hỗ trợ đắc lực cho công việc hành chính – nhân sự, người sở hữu kỹ năng mềm tốt còn cải thiện đáng kể các khía cạnh khác trong cuộc sống

a. Kỹ năng giao tiếp khéo léo

Vị trí nhân viên hành chính – nhân sự có thể xem như “làm dâu trăm họ”, vì bạn đóng vai trò trung gian cân bằng quyền lợi và trách nhiệm giữa người sử dụng lao động và người lao động.

Những mâu thuẫn về quyền lợi có thể xảy ra và người đầu tiên nhân sự tìm đến chính là nhân viên hành chính – nhân sự. Bằng thực tế giải quyết các sự vụ, kỹ năng giao tiếp của bạn sẽ được hoàn thiện từng ngày.

b. Kỹ năng giải quyết vấn đề hiệu quả

Công việc nhân viên hành chính – nhân sự sẽ cho bạn biết, để giải quyết một vấn đề hiệu quả luôn cần sự gắn kết nhiều thứ:

• Kiến thức luật pháp, chuyên môn nghiệp vụ, các điều lệ quy định riêng của công ty
  
  
• Khả năng điều tra nguồn gốc phát sinh vấn đề
  
  
• Đánh giá, cân bằng quyền lợi giữa các bên liên quan
  
  
• Dung hòa lợi ích các bên hiệu quả…
  

Tất cả các yếu tố này khó có trường lớp nào đào tạo hiệu quả bằng trải nghiệm thực tế từ công việc của một nhân viên hành chính – nhân sự.



c. Kỹ năng thuyết phục, đàm phán

Thương lượng với các cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp

Thuyết phục ứng viên đồng ý làm việc với mức lương đề xuất

Đàm phán giải quyết những xung đột nội bộ cũng như với đối tác bên ngoài…

Từng ngày một phải linh hoạt vận dụng và rèn luyện, kỹ năng thuyết phục đàm phán giỏi lâu dần trở thành tố chất của bạn lúc nào không hay.

d. Kỹ năng lắng nghe

Khi có mâu thuẫn xảy ra, bên nào cũng có lỹ lẽ để khẳng định cái đúng về mình. Là một nhân viên hành chính – văn phòng, bạn không chỉ phải bình tĩnh lắng nghe tất cả mà còn phải sàng lọc những yếu tố đúng một cách khách quan,công bằng.

Đây cũng chính là quá trình rèn luyện khả năng lắng nghe, thấu hiểu, một trong những khía cạnh quan trọng giúp nhân viên sở hữu khả năng đối nhân xử thế “đắc nhân tâm”.

e. Kỹ năng quản lý công việc

Lượng công việc mà nhân viên hành chính – nhân sự phải đảm nhận rất nhiều, cùng một lúc có thể phải:

• Hỗ trợ tuyển dụng
  
  
• Báo cáo cuối tháng
  
  
• Giải quyết đơn khiếu nại của nhân viên
  
  
• Thanh toán hóa đơn đến hạn…
  

>>>> Bạn xem thêm: Tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên hành chính–nhân sự

Có phải ban đầu bạn thấy rất mệt mỏi và phải loay hoay với hàng tá công việc nhưng chỉ sau vài tháng, mọi thứ đã trở nên thuận lợi hơn? Đó chính là biểu hiện của sự phát triển kỹ năng điều tiết áp lực và quản lý công việc hiệu quả.

Những gì bạn sẽ tích lũy được khi làm vị trí nhân viên hành chính - nhân sự không chỉ thiên về nghiệp vụ chuyên sâu tạo cơ hội thăng tiến trong tương lai, mà còn có cả kỹ năng mềm phục vụ mọi khía cạnh cuộc sống. Nội dung TalentBold kể đến chỉ là những yếu tố phổ biến, những gì bạn nhận được còn nhiều hơn thế.



Xem thêm: Là một phần của TalentBold - nền tảng hợp nhất trong quảng bá, thu hút và quản lý nhân tài, Talent-Hunting là chương trình Tiến Cử Nhân Tài được xây dựng nhằm mục đích nâng cao chất lượng tìm kiếm ứng viên cho các doanh nghiệp / nhà tuyển dụng khắp trong và ngoài nước.

Chi tiết liên hệ:

Talentbold - We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: sales@talentbold.com
Add: Tầng 10, CIT Building, Ngõ 15 Duy Tân - Cầu Giấy - Hà Nội

Nguồn ảnh: internet