Toàn Quốc: Những Tố Chất Trưởng Phòng Xuất Nhập Khẩu Giỏi Cần Có

Xuất nhập khẩu (XNK) là lĩnh vực đang rất được chú trọng hiện nay, các công việc liên quan đến ngành này đều nhận về nhiều sự quan tâm của ứng viên. Muốn trở thành Trưởng phòng xuất nhập khẩu giỏi thì cần những yếu tố gì? Hãy tham khảo cùng HRChannels.

Trưởng phòng xuất nhập khẩu là người điều hành công việc, chịu trách nhiệm hoạt động trong phòng ban XNK và các công việc liên quan đến XNK của cả doanh nghiệp. Giữ vị trí vô cùng quan trọng, Trưởng phòng xuất nhập phải hội tụ đầy đủ các tố chất sau.

1. Kiến thức về cơ chế XNK, am hiểu luật XNK là mấu chốt quan trọng nhất
Chỉ một sai phạm nhỏ trong việc quản lý giấy tờ, đăng kí, làm tờ khai,... cũng đủ gây ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của cả doanh nghiệp. Do đó, đòi hỏi đầu tiên đối với chức vụ này đó là bạn phải có kiến thức chuyên ngành cực kỳ vững chắc, nắm rõ luật pháp liên quan đến XNK, có hiểu biết tốt về quy trình XNK, cơ chế thanh toán, chứng từ thương mại, chứng từ vận tải, phương thức vận chuyển, tài liệu chính phủ, hải quan, thuế, bảo hiểm, điều khoản thương mại quốc tế,... Chỉ có như vậy mới làm tốt công việc của mình, tránh được những sai phạm.

Ở vị trí Trưởng phòng thì bạn càng cần phải chứng minh nền tảng kiến thức của mình chắc chắn ra sao. Bằng cấp bắt buộc phải có bằng đại học, tối thiểu là BBA liên quan đến quản trị, kinh doanh, xuất nhập khẩu,... Để con đường thăng tiến rộng mở hơn thì tấm bằng MBA sẽ là điểm cộng lớn. Phần lớn, các nhà quản lý từ Trưởng phòng trở lên đều tham gia những khóa học chuyên sâu để bổ sung kiến thức, có được chứng chỉ, bằng thạc sĩ.



>>> Xem thêm: 12 câu hỏi phỏng vấn Trưởng phòng xuất nhập khẩu thông dụng nhất

2. Kỹ năng đưa ra quyết định, vận dụng kiến thức vào các trường hợp
Một người quản lý giỏi là biết cách vận dụng kiến thức vào các trường hợp cụ thể, giải quyết hiệu quả mọi công việc, đảm bảo được tính chuyên môn, đúng quy định của công ty, tuân thủ pháp luật mà vẫn linh hoạt.

Ở vị trí của Trưởng phòng, bạn là người ký kết hợp đồng, có ảnh hưởng rất lớn đối với sự hoạt động của công ty. Vì thế, những quyết định phải được đưa ra một cách chính xác, phù hợp.

3. Khả năng quan sát, xử lý các vấn đề phát sinh
Kinh nghiệm làm việc, đúc kết ra nhiều bài học thực tiễn sẽ giúp người lãnh đạo xử lý nhanh gọn các vấn đề phát sinh, có khả năng tính toán xem đâu là lựa chọn hợp lý nhất trong trường hợp cấp thiết.

Việc quan sát tổng quát sự việc, mọi vấn đề trong bộ phận XNK sẽ giúp bạn phát hiện ra sự tình phát sinh ngoài ý muốn, đánh giá nhanh mức độ của vấn đề. Đây cũng là điểm phân biệt giữa người quản lý giỏi với người bình thường.



4. Cẩn thận, chi tiết trong giấy tờ, kiên trì, tỉ mỉ trong công việc
Công việc XNK liên quan đến nhiều giấy tờ, thủ tục nên tố chất cẩn thận, tỉ mỉ là vô cùng cần thiết đối với người làm XNK, nhất là Trưởng phòng. Chỉ cần một sai phạm nhỏ, nhầm số liệu là dẫn đến rất nhiều rắc rối sau đó. Không chỉ có vậy, Trưởng phòng xuất nhập khẩu còn phải là người có khả năng giải quyết các sai sót, giảm thiểu tối đa hậu quả đến doanh nghiệp. Ví dụ các tình huống phát sinh liên quan đến giấy tờ khai hải quan bị từ chối thì bạn sẽ xử lý như thế nào?

5. Khả năng giao tiếp
Trưởng phòng xuất nhập khẩu phải tiếp xúc với rất nhiều người ở tầng lớp khác nhau, không ít thành phần có địa vị xã hội cao. Bởi vậy kỹ năng giao tiếp là cực kì quan trọng, giao tiếp ở đây không chỉ dừng lại việc bạn ăn nói khéo léo, biết truyền đạt nội dung câu chuyện mà phải kèm theo đó là khả năng đàm phán, thuyết phục, luôn chủ động trong cuộc hội thoại.

Người đứng đầu bộ phận XNK chính là cầu nối giữa nhân viên cấp dưới với ban lãnh đạo, giữa khách hàng với doanh nghiệp nên ứng xử khéo léo, thông minh, biết cách lắng nghe sẽ là chìa khóa để đi đến thỏa hiệp thành công.



>>> Xem thêm: 15 bí quyết để trở thành một nhà lãnh đạo trẻ thành công

6. Kỹ năng tổ chức, quản lý nhân sự
Bên cạnh yếu tố chuyên môn, kiến thức thì tố chất quản lý, tổ chức, lãnh đạo cũng rất trọng yếu. Một trưởng phòng sẽ khó thành công nếu thiếu năng lực quản lý, công việc tuyển dụng, đào tạo và huấn luyện cũng chính là yếu tố cốt lõi để tạo nên đội ngũ nhân sự giỏi, mang đến nhiều giá trị, nâng cao hiệu suất lao động.

Trưởng phòng xuất nhập khẩu cần nắm được khả năng làm việc của nhân viên, giúp họ khắc phục điểm yếu kém của mình, phân công nhiệm vụ cho đúng người nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Thêm vào đó là có chính sách khen thưởng, kỷ luật công bằng, tạo động lực làm việc cho CBNV của mình.

7. Có hiểu biết sâu rộng về các lĩnh vực hoạt động
Làm ở vị trí lãnh đạo, nắm trong tay nhiều quyền hành thì Trưởng phòng cần phải có lượng kiến thức sâu rộng về các lĩnh vực. Ví dụ, công việc chủ yếu là về XNK nhưng Trưởng phòng xuất nhập khẩu cũng cần phải có hiểu biết về kinh doanh, quản trị nhân lực,... để có thể tham mưu cho ban giám đốc, trao đổi công việc với đối tác, nhà cung cấp hoặc nhân viên.

8. Thành thạo tiếng anh
Làm về XNK sẽ phải tiếp xúc với nhiều đối tác, khách hàng nước ngoài, giấy tờ thuế quan,... nên yếu tố Tiếng anh là điều kiện bắt buộc. Bạn phải có kỹ năng nghe, đọc, viết, nói thành thạo. Ngoài ra bạn còn cần phải có kỹ năng sử dụng tốt các phần mềm máy tính về chuyên môn, công việc.

Trên đây là hệ thống những câu hỏi phỏng vấn thường gặp nhất khi tuyển dụng Trưởng phòng mua hàng. Hy vọng chia sẻ của HRChannels giúp bạn có thêm thông tin cần thiết cho mình. Nếu muốn tìm công việc lương cao như Trưởng phòng mua hàng hay bất kỳ vị trí quản lý cấp cao nào thì hãy liên hệ với chúng tôi.

>>> Xem thêm: 10 kỹ năng mà nhà quản lý nên có để trở thành lãnh đạo giỏi

9. Kỹ năng quản lý và phân phối hàng hóa
Người điều hành mọi hoạt động của bộ phận XNK cần phải biết số lượng hàng tồn kho là bao nhiêu, hoạt động phân phối hàng hóa cần phải được giám sát chặt chẽ. Đòi hỏi cần có năng lực tính toán, phân tích cùng kỹ năng sử dụng chương trình quản lý nguồn lực doanh nghiệp.



Nếu bạn đang quan tâm đến tuyển dụng Trưởng phòng xuất nhập khẩu hoặc bất vị trí quản lý cấp cao nào thì hãy chia sẻ thông tin với HRChannel để được tư vấn miễn phí.


Nguồn ảnh: internet