Toàn Quốc: Phần Mềm Quản Lý Văn Phòng Là Xu Hướng Của Thời Đại Số

Vài năm trở lại đây, dường như mọi cơ quan, đơn vị, văn phòng, doanh nghiệp đã dần cải tiến bằng việc rút ngắn, tiết kiệm thời gian, cũng như nguồn nhân lực vào việc quản lý vô vàn các tài liệu, hồ sơ giấy tờ, sổ sách bằng cách thủ công như ngày xưa. Cái ngày mà các nhân viên hành chính phải làm việc với hàng loạt giấy tờ, sổ sách. Công tác quản lý văn thư, lưu trữ cũng ngập đầu trong tài liệu. Lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp thì khó kiểm soát và quản lý công việc của các nhân viên. Đó là chưa kể đến trường hợp mỗi lần muốn tìm kiếm hồ sơ, tài liệu cũ chúng ta đều mất rất nhiều thời gian.
Theo thống kê cho thấy một ngày có khoảng 80% công chức bàn giấy lãng phí khoảng nửa giờ để tìm kiếm tài liệu và 60% giành một giờ hoặc nhiều hơn để làm các công việc mà đồng nghiệp khác đã và đang thực hiện. Hơn nữa, các đơn vị còn phải trả một khoản chi phí lớn cho văn phòng phẩm. Như vậy, có thể thấy văn phòng truyền thống làm mất khá nhiều thời gian, công sức, tiền bạc với khối lượng thông tin, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu đồ sộ. Vì vậy, họ đã hướng đến văn phòng không giấy, ứng dụng văn phòng điện tử bằng việc sử dụng phần mềm quản lý văn phòng.

Với việc ứng dụng phần mềm vào việc quản lý văn phòng, các đơn vị, cơ quan sẽ giảm thiểu được tối đa hồ sơ, giấy tờ bản cứng thay vào việc dữ liệu được lưu hoàn toàn trên hệ thống internet, bạn có thể sử dụng mọi nơi, trên mọi thiết bị thông minh có kết nối mạng và đương nhiên dễ dàng tìm được nhanh chóng thông tin cần thiết trong tích tắc.

Hơn nữa, xu hướng làm việc hiện nay, các khối doanh nghiệp, cơ quan đều quen thuộc với internet. Các ứng dụng trao đổi công việc qua internet như Zalo, Skype, Teamwier đã quá thông dụng. Việc chuyển đổi từ văn phòng giấy tờ sang dùng phần mềm quản lý văn phòng không gặp phải rào cản về mặt công nghệ.

Kết thúc tuần làm việc vào thứ 6 và tiếp tục khởi đầu tuần mới tươi sáng vào thứ 2 cùng phần mềm quản lý văn phòng với tính năng đa dạng- vận hành hiệu quả:

1. Quy trình:

Thiết lập và ứng dụng các quy trình hiện có của doanh nghiệp ngay trên giao diện phần mềm. Cung cấp nhiều tiện ích hỗ trợ, phục vụ hiệu quả cho công tác thực hiện, áp dụng các quy trình, thủ tục hiện hành của doanh nghiệp.





2. Công việc:

Phân hệ Quản lý Công việc hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác theo dõi, quản lý kế hoạch làm việc của các cá nhân với giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng. Hệ thống với các tiện ích cảnh báo nhắc nhở công việc tới hạn, quá hạn, thông báo tới người liên quan cùng tham gia thực hiện công việc đó.

3. Lịch:

Quản lý lịch công tác, nhật ký, báo cáo công việc cá nhân/nhóm. Phần mềm hỗ trợ các chế độ xem dạng ngày, tuần, tháng, sổ nhật ký (agenda), thời gian (timeline).

4. Dự án:

Đa dạng tiêu chí phân loại theo loại, theo nhóm, theo tính chất, mục tiêu dự án,... hỗ trợ công tác quản lý, phân loại dự án. Quản lý thông tin cơ cấu dự án: Ban chỉ đạo, giám đốc dự án, trưởng dự án, trợ lý, thành viên. Cho phép người dùng theo dõi lịch sử các mốc thời gian ứng với từng giai đoạn triển khai dự án. Hỗ trợ quản lý tiến độ dự án theo các mốc milestone cụ thể. Hỗ trợ quản lý việc đánh giá dự án sau khi đã hoàn thành dự án (kế hoạch, nhân sự tham gia, kết quả sau khi đánh giá).

5. Đối tác:

Toàn bộ thông tin Đối tác: Khách hàng, Nhà cung cấp, Đại lý,... trên 01 hệ thống. Cung cấp góc nhìn 360° view với Đối tác bao gồm hồ sơ, địa chỉ, tài liệu, mối quan hệ, hoạt động,...

6. Tài liệu:

Cung cấp công cụ quản lý tài liệu dùng chung khoa học: Tổ chức hệ thống cây thư mục lưu trữ, lưu trữ tài liệu và bảo mật truy cập tài liệu, phân quyền xem tài liệu trên hệ thống.

7. Email:

Tính năng gửi - nhận email tương tự như các trình duyệt email phổ thông hiện hành. Được tích hợp trong hệ thống cho phép người dùng gắn email với Đối tác, Dự án, Công việc cụ thể.

8. Điện thoại:

Công cụ hỗ trợ cho phòng Marketing, Kinh doanh cập nhật các cuộc điện thoại chăm sóc Khách hàng. Hỗ trợ tích hợp với tổng đài ảo (Voice IP) giúp tối ưu cho công tác chăm sóc khách hàng qua kênh telemarketing.

9. Nội dung:

Công cụ để Doanh nghiệp có thể cập nhật bảng tin hoạt động nội bộ, hình ảnh, video của Doanh nghiệp. Quản lý thư viện hình ảnh, video được tổ chức khoa học và tiện ích giúp lưu trữ, tra cứu, khai thác đơn giản và hiệu quả. Cập nhật thư viện trao đổi, thông tin hỏi đáp phục vụ công tác đào tạo và tra cứu thông tin hữu ích.

10. Hồ sơ nhân sự:

Quản lý 500 đến 1000 thông tin của mỗi nhân viên, diễn biến theo 34 quá trình được phân biệt rõ ràng giúp khai thác, phân tích theo nhiều khía cạnh khác nhau.Từ khi tiếp nhận vào làm việc, đến các quá trình lương, hợp đồng, bảo hiểm, đào tạo, kỹ năng, trang thiết bị, bảo hộ lao động hay các quá trình công tác, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, thuyên chuyển, ...đều được quản lý khoa học theo quá trình diễn biến trên phần mềm.





11. Chấm công:

Cho phép người dùng thiết lập linh động các mẫu công với nguồn số liệu đa dạng: Thông tin từ hồ sơ, cài đặt tham số công, cài đặt chế độ làm việc, máy chấm công,... Áp dụng mẫu bảng công cho 1 nhân sự hay nhóm với cơ chế 1 nhân sự thuộc 1 hay nhiều bảng và cơ chế liên kết nguồn số liệu từ bảng công trước sang bảng công sau tạo nên tính linh hoạt và đáp ứng cao. Với cơ chế chờ duyệt, kiểm duyệt, khóa sổ bảng công theo từng kỳ giúp bảo toàn được dữ liệu khi đã chốt số liệu. Gửi phiếu công, thông báo qua email, sms.

12. Tài sản:

Tạo lập, quản lý thông tin chi tiết về tài sản và in tem nhãn hỗ trợ barcode: QR Code, Code 13, ITF, EAN-8, EAN-13, UPC-A, code 39, UPC-E,... Quản lý chi tiết quá trình (lịch sử) của từng tài sản: Điều chuyển, Sửa chữa, Kiểm kê, Thanh lý,...


Với khả năng kết nối từ xa thông qua mạng Internet trên các thiết bị thông minh đucợ kết noiis internet, các cấp lãnh đạo, nhân viên dù ở bất cứ nơi đâu cũng có thể trao đổi thông tin, theo dõi tiến trình thực hiện công việc đã giao và điều hành mọi hoạt động trong doanh nghiệp mà không bị giới hạn bởi thời gian hay không gian địa lý. Việc theo dõi tiến độ xử lý công việc sẽ giúp lãnh đạo cùng nhân viên kịp thời nắm bắt công việc, trao đổi thông tin qua lại, xin ý kiến chỉ đạo hay góp ý ngay trên phần mềm, từ đó công việc được xử lý nhanh chóng đúng thời hạn và đúng hướng.