Kinh nghiệm: Trợ lý cần làm gì để tổ chức cuộc họp hiệu quả?

Thảo luận trong 'Kinh nghiệm sống' bởi mrsgomeo, 5/10/2015.

  1. mrsgomeo

    mrsgomeo Thành viên chính thức

    Tham gia:
    28/8/2014
    Bài viết:
    145
    Đã được thích:
    19
    Điểm thành tích:
    18
    Đối với Trợ lý, tổ chức cuộc họp là công việc thường xuyên phải làm. Mục đích của cuộc họp là để tất cả những người tham gia có thể nắm bắt được các thông tin liên quan đến công việc mà họ không trực tiếp quản lý và giải quyết các vấn đề phát sinh. Vậy để một cuộc họp diễn ra hiệu quả, không gây lãng phí về thời gian, đảm bảo được đầy đủ thông tin cần thiết thì vai trò của Trợ lý ở đây là gì? Những kinh nghiệm dưới đây sẽ giúp các bạn có được lời giải đáp cho công việc của mình.

    Trước cuộc họp

    Để chuẩn bị tốt nhất cho một cuộc họp sắp diễn ra, người Trợ lý cần có sự chu đáo và cẩn thận. Hãy chắc chắn rằng không có điều gì bị bỏ quên bằng cách:
    • Xác định rõ mục đích của cuộc họp là gì, từ đó xác định những cá nhân, phòng ban có liên quan đến cuộc họp
    • Lên lịch trình (agenda) cho cuộc họp, trong đó chỉ rõ các vấn đề cần bàn bạc và thời gian dự kiến
    • Gửi thư mời cho các thành viên liên quan đến cuộc họp, trong thư mời cần đính kèm lịch trình để các thành viên chuẩn bị, kèm theo yêu cầu về các vấn đề cần báo cáo đối với từng phòng ban
    • Chuẩn bị các tài liệu liên quan và gửi cho tất cả mọi người, thậm chí cần xác nhận để chắc chắn tất cả đều nhận được
    • Trao đổi trước với sếp về nội dung cuộc họp, giúp sếp chuẩn bị các tài liệu cần thiết, thiết kế trình chiếu để sếp có thể biết những vấn đề cần nói và nắm được tinh thần chung của cuộc họp
    • Chuẩn bị chu đáo các chi tiết nhỏ như bàn ghế, nước uống, sắp xếp chỗ ngồi, dọn dẹp vệ sinh, thiết bị sử dụng trong cuộc họp
    • Đến sớm trước cuộc họp khoảng 15 phút để kiểm tra lại toàn bộ tài liệu, thiết bị, tránh các vấn đề phát sinh.
    Tips:

    1, Bạn nên chuẩn bị dư ra một vài bản cứng của các tài liệu để đề phòng những người bị quên/nhầm lẫn.

    2, Lưu ý sắp xếp ghế và chỗ ngồi, ghế của người chủ trì cuộc họp cần đặt đúng vị trí và không bao giờ có lưng ghế thấp hơn các ghế còn lại.

    3, Nên thông báo giờ họp sớm hơn giờ bắt đầu khoảng 5-10 phút và luôn cố gắng đúng giờ.

    Trong cuộc họp

    [​IMG]
    Để cuộc họp diễn ra hiệu quả, Trợ lý cần làm những công việc sau:

    • Nên bắt đầu cuộc họp đúng giờ, không nên chờ đợi các thành viên đi muộn gây mất thời gian cho những người khác.
    • Giới thiệu cuộc họp, mục đích của cuộc họp, người chủ trì cuộc họp và giới thiệu ngắn gọn các phòng ban liên quan. Điều này giúp các thành viên nắm được tinh thần chung của cuộc họp, có nhận thức và sự tập trung vào vấn đề cần họp.
    • Ghi chép biên bản cuộc họp. Biên bản này cần đầy đủ, chính xác, nắm bắt được các thông tin quan trọng, các quyết định cụ thể
    • Điều tiết cuộc họp: nếu như không khí của cuộc họp trở nên trầm, Trợ lý nên đặt ra các câu hỏi, nêu ý kiến, gợi ý những người tham gia tiếp tục bày tỏ và thảo luận. Nếu cuộc họp diễn ra quá lâu mà chưa đi đến kết quả, nên lưu ý chủ tọa để có một cuộc họp khác để tránh việc ngồi họp quá lâu gây căng thẳng, khó chịu.
    • Tham gia thảo luận, bày tỏ ý kiến cá nhân như một nhân viên bình thường chứ không chỉ ngồi ghi chép đơn thuần. Đặc biệt với vai trò như một cộng sự – tham mưu cho sếp, bạn nên đưa ra các ý kiến thảo luận, cho dù đó là ý kiến trái chiều, hãy đưa ra để mọi người cùng thảo luận và xem xét.
    Tips:

    Trước khi bắt đầu cuộc họp nên nhắc nhở mọi người tắt điện thoại di động.

    Sau cuộc họp

    Sau cuộc họp, Trợ lý cần xem xét lại nội dung của biên bản cuộc họp xem đã đầy đủ và chính xác chưa. Nên công bố lại một lần nữa các quyết định và thông tin quan trọng để những người tham gia họp cùng xác nhận, tránh việc các thành viên hiểu nhầm hoặc bỏ sót thông tin. Sau khi có được sự đồng thuận từ tất cả những người tham gia cuộc họp, Trợ lý cần trình bày lại thành văn bản sao cho hợp lý và xin chữ ký của những người liên quan. Tài liệu này cần lưu trữ cẩn thận để đối chiếu và làm căn cứ thực hiện công việc. Ngoài ra, sau cuộc họp Trợ lý cũng nên xem xét và đánh giá hiệu quả, từ đó có phương hướng nâng cao chất lượng cho các cuộc họp sau.

    Đọc thêm: Quy tắc sắp đặt chỗ ngồi trong phòng họp

    Nguồn: https://trolykinhdoanh.wordpress.com/2015/08/12/tro-ly-can-lam-gi-de-to-chuc-cuoc-hop-hieu-qua/
     

    Xem thêm các chủ đề tạo bởi mrsgomeo
    Đang tải...


Chia sẻ trang này