Có thể nói, một phần của cuộc sống của con người được tạo nên bởi các sự kiện, từ sinh nhật, đám cưới, lễ tốt nghiệp,.. cho đến những lễ hội, hội nghị, lễ khai trương. Sự kiện hiện diện mọi lúc và mọi nơi và là một phần quan trọng trong xã hội. Vì vậy, nghề tổ chức sự kiện cũng ngày càng phát triển và trở nên phổ biến, được rất nhiều người, đặc biệt là thế hệ trẻ yêu thích. Vậy tổ chức sự kiện có vai trò như thế nào? Tổ chức sự kiện có vai trò là một công cụ quan trọng trong hoạt động quảng bá thương hiệu, sản phẩm. Nó chỉ đứng sau các hoạt động như quảng cáo và nghiên cứu thị trường. Tổ chức sự kiện chủ yếu phục vụ các hoạt động PR, marketing, gia tăng khách hàng, nâng cao uy tín thương hiệu. Đôi khi tổ chức sự kiện nhằm mục đích bán hàng hoặc hội họp, giải trí lễ kỷ niệm, tiệc tân niên, gala dinner. Tổ chức sự kiện được tạo ra chủ yếu để thu hút được sự quan tâm của công chúng và đối tượng mục tiêu sự kiện muốn hướng đến. Các sự kiện chủ yếu để thu hút sự quan tâm của công chúng Doanh nghiệp tổ chức event chủ yếu nhằm đánh bóng tên tuổi cho thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ. Qua đó, tiếp cận được khách hàng mục tiêu và thúc đẩy doanh số bán hàng. Sự kiện thành công sẽ tạo ra những tác động truyền thông hiệu quả. Ngược lại nếu thất bại, nó sẽ làm giảm giá trị thương hiệu trên thị trường. Quy trình tổ chức sự kiện Có rất nhiều loại hình sự kiện khác nhau với mục đích, vai trò và lĩnh vực khác nhau. Nhưng hầu hết các sự kiện đều đi theo một quy trình tổ chức nhất định và quy trình tổ chức sự kiện thường bao gồm 3 giai đoạn: trước, trong và sau sự kiện. Giai đoạn trước sự kiện Tìm hiểu kiến thức về sự kiện, nghiên cứu mục đích và mong muốn của chủ đầu tư đối với sự kiện Hình ảnh chủ đề và lên kế hoạch cụ thể cho sự kiện Chuẩn bị các điều kiện cần thiết để tổ chức sự kiện: thời gian, địa điểm, ngân sách, nhân lực, vật lực, trang thiết bị, các văn bản liên quan,... Xúc tiến và quảng bá sự kiện Tiến hành kiểm tra, tổng duyệt lại các nội dung của sự kiện; chuẩn bị các phương án dự phòng Giai đoạn diễn ra sự kiện Tổ chức đón tiếp khách tham dự và tiến hành khai mạc sự kiện Điều hành các nội dung chính của sự kiện theo đúng kế hoạch đã đề ra Điều hành sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch Tổ chức phục vụ ăn uống, lưu trú và vận chuyển trong sự kiện (nếu có) Điều hành thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện Đảm bảo các hoạt động của sự kiện diễn ra thuận lợi, an toàn; xử lý các sự cố phát sinh nhanh chóng, kịp thời Đảm bảo an ninh và vệ sinh nơi diễn ra sự kiện Giai đoạn sau sự kiện Truyền thông cho sự kiện Lập báo cáo tổng kết lại sự kiện về nội dung, tiến trình thực hiện, ngân sách, nhân lực,... Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện Chăm sóc khách hàng, khách mời tham dự,... Rút kinh nghiệm sau sự kiện Nhìn chung các sự kiện hiện nay đều được tổ chức theo quy trình như trên, tùy vào loại hình và mục đích của sự kiện sẽ có một số khác biệt về cách thức thực hiện nhưng không đáng kể. Tổ chức sự kiện Viettimes Hotline: 0868818881 Website: viettimesmedia.com Trụ sở chính: Toà Hồ Gươm plaza, Trần Phú, Hà Đông, Hà Nội
