Nếu bạn là một nhà bán lẻ, bạn biết việc quản lý hàng tồn kho có thể gây ra nhiều khó khăn như thế nào. Nếu không có các công cụ và hệ thống phù hợp, việc quản lý hàng tồn kho có thể ngốn rất nhiều thời gian của bạn và thậm chí dẫn đến mất doanh thu - gây tổn hại cho cả doanh nghiệp và cuộc sống cá nhân của bạn. Dưới đây là một số bí quyết giúp quản lý tồn kho hiệu quả cho các doanh nghiệp bán lẻ. Hãy xem bạn có thể áp dụng các lời khuyên này trong quản lý tồn kho và công việc kinh doanh của mình hay không? 1. Sắp xếp kho hàng một cách khoa học Giữ các kho có tổ chức! Các sản phẩm được sắp xếp khoa học theo từng khu vực, hàng nào theo khu vực của hàng đó. Nếu mọi thứ ở đúng vị trí của nó, bạn sẽ biết khi nào thiếu thứ gì đó, do đó giảm thiểu mất mát và trộm cắp ngay từ đầu. Bố trí hàng hoá khoa học là một trong những yếu tố giúp tiết kiệm diện tích kho bãi, gia tăng năng suất lao động, tiết kiệm thời gian và đảm bảo độ an toàn. Bạn có thể vẽ sơ đồ vị trí các hàng hóa, bảng hướng dẫn, sơ đồ quầy kệ, thông tin riêng cho từng khu sản phẩm để dễ tìm kiếm và nhận diện. Đừng biến kho hàng của bạn thành mê cung, hàng hóa lộn xộn khiến khó khăn trong việc tìm kiếm, quản lý hàng. Sự vô tổ chức có thể khiến hàng tồn đọng hoặc thậm chí bị mất hàng, điều này cản trở quá trình bổ sung hàng hóa trên kệ và cũng gây thêm căng thẳng cho nhân viên. 2. Kiểm kê kho hàng định kỳ Hàng hóa trong kho nên có lịch kiểm tra định kỳ hàng tháng hoặc 1 thời điểm nào đó. Việc kiểm kê hàng hóa định kỳ sẽ giúp tránh sai sót, phát hiện tình trạng mất hàng bằng cách kiểm tra sai lệch giữa số lượng hóa thực tế trong kho với số lượng trên giấy tờ, sổ sách. Bất kỳ sai lệch nào nên được giải quyết triệt để, tránh sai lầm lặp lại lần sau. Việc kiểm kê định kỳ cũng giúp xác định được tình trạng hàng hóa, có bị hư hỏng, côn trùng phá hoại, hàng hóa hao mòn hay không, từ đó có cách giải quyết phù hợp. Nắm được những thông tin này càng sớm thì công ty sẽ càng dễ đưa ra những cách giải quyết nhanh chóng. 3. Theo dõi nhu cầu theo khu vực cho các sản phẩm của bạn Nếu bạn có nhiều cửa hàng chi nhánh, hãy theo dõi sản phẩm để biết sản phẩm nào bán chạy ở cửa hàng nào, cái nào bán chậm. Từ đó có kế hoạch lưu kho và điều kho phù hợp. Chuyển các hàng hóa bán chạy đến các cửa hàng nào tiêu thụ mạnh sản phẩm đó hoặc chuyển hàng bán chậm ở chi nhánh này sang cửa hàng nào có nhu cầu cao về sản phẩm đó. 4. Luôn đề phòng mất mát Mặc dù không ai muốn mất mát hàng hóa nhưng việc này có thể xảy ra thường xuyên do lỗi của nhân viên quản lý không khoa học, hoặc do trộm cắp. Doanh nghiệp nên có kế hoạch phòng ngừa và cách xử lý khi có mất mát hàng hóa. Hàng hóa có thể được kiểm soát và chống thất thoát bởi một người quản lý phụ trách chống mất hàng. Tất cả hàng hóa xuất nhập kho nên có chứng từ, hóa đơn rõ ràng và được giám sát bởi một bộ phận trong công ty. Quá trình này là cách duy nhất để ngăn tổn thất và giúp kiểm kê hàng hóa tốt hơn. 5. Quản lý kho bằng mã vạch Để quản lý hàng tồn kho hiện đại và nhanh chóng, bạn nên áp dụng quản lý kho hàng bằng mã vạch. Mọi sản phẩm nhập kho đều được dán mã vạch tương ứng với sự hỗ trợ của máy quét mã vạch. Mọi quy trình xuất nhập hàng hóa đều được ghi lại và lưu vào máy tính, giúp người quản lý biết được tình trạng và sự lưu chuyển của hàng hóa trong kho. Quản lý bằng mã vạch là phương pháp quản lý kho hiện đại, giúp nắm bắt mọi thông tin sản phẩm và lịch sử giao dịch của sản phẩm. Một số ứng dụng như GoPOS giúp bạn quản lý kho bằng mã vạch rất hiện đại và chuyên nghiệp. 6. Thiết lập điểm đặt hàng lại phù hợp Bạn cần thiết lập chính xác lượng hàng tồn tối thiểu cho mỗi SKU, sản phẩm, khi đạt đến ngưỡng hàng tồn tối thiểu này thì tự động đặt hàng tiếp từ nhà sản xuất để kịp cung ứng hàng cho thị trường. Cần theo dõi sự thay đổi của hàng tồn hàng ngày để có thể đặt hàng lại, bổ sung sản phẩm chính xác. Bạn cũng nên tính thời gian từ lúc đặt hàng đến lúc giao hàng của nhà sản xuất là bao lâu để tính lượng hàng tồn phù hợp và kịp có hàng cung cấp cho thị trường. Ngoài ra bạn có thể thiết lập lượng hàng tồn tối thiểu, hàng tồn an toàn theo mùa. Ví dụ giảm lượng hàng tồn vào mùa mưa, mùa kinh doanh thấp điểm. Tăng lượng hàng tồn vào mùa cao điểm, mùa lễ tết ... 7. Phân loại ưu tiên hàng hóa trong kho Phân loại hàng tồn kho theo các nhóm ưu tiên có thể giúp bạn hiểu mặt hàng nào bạn cần đặt hàng nhiều hơn, đặt thường xuyên hơn và những mặt hàng nào quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn nhưng có thể tốn nhiều tiền hơn và thời gian giao hàng chậm hơn. Các chuyên gia thường khuyên bạn nên tách hàng tồn kho của mình thành các nhóm A, B và C. Các mặt hàng trong nhóm A là các mặt hàng có giá cao mà bạn ít có nhu cầu với chúng. Các mặt hàng trong danh mục C là các mặt hàng có giá thấp hơn và sẽ được bán ra nhanh chóng. Nhóm B nằm ở giữa: các mặt hàng có giá vừa phải và khả năng bán ra chậm hơn các mặt hàng C nhưng nhanh hơn các mặt hàng A. 8. Thực hành quy tắc kiểm kê 80/20 Theo nguyên tắc chung, 80% lợi nhuận của bạn đến từ 20% hàng hóa của bạn. Ưu tiên quản lý hàng tồn kho của 20% mặt hàng này. Bạn nên hiểu toàn bộ vòng đời bán hàng của những mặt hàng này, bao gồm số lượng bạn bán được trong một tuần hoặc một tháng và theo dõi chặt chẽ chúng. Đây là những mặt hàng giúp bạn kiếm được nhiều tiền nhất; đừng thiếu sót trong việc quản lý chúng. 9. Theo dõi doanh số bán hàng Theo dõi doanh số có vẻ là việc rất bình thường nhưng nó không chỉ đơn giản là cộng doanh số bán hàng vào cuối ngày. Bạn nên hiểu hàng ngày bạn đã bán những mặt hàng nào và số lượng bao nhiêu cũng như cập nhật tổng số hàng tồn kho của bạn. Nhưng ngoài ra, bạn sẽ cần phải phân tích dữ liệu này. Bạn có biết khi nào một số mặt hàng bán nhanh hơn hoặc bán chậm không? Hàng có bán theo mùa không? Có một ngày cụ thể trong tuần bạn bán nhiều một mặt hàng nào đó không? Có một số mặt hàng nào hầu như luôn bán cùng nhau? Hiểu không chỉ về tổng doanh số bán hàng của bạn mà còn có bức tranh rộng hơn về cách các mặt hàng bán ra là điều quan trọng để kiểm soát hàng tồn của bạn. 10. Phân tích hoạt động của nhà cung cấp Một nhà cung cấp không đáng tin cậy có thể gây ra vấn đề cho hàng tồn kho của bạn. Nếu bạn có một nhà cung cấp thường trễ giao hàng hoặc thường xuyên giao sót đơn hàng, thì đã đến lúc bạn phải hành động. Thảo luận các vấn đề với nhà cung cấp của bạn và tìm ra vấn đề là gì. Hãy chuẩn bị để tìm nhà cung cấp khác hoặc doanh nghiệp đối phó với lượng hàng tồn kho không chắc chắn và có khả năng thường xuyên hết hàng tồn kho. 11. Đầu tư vào đào tạo quản lý hàng tồn kho Kỹ năng của nhân viên có thể ảnh hưởng đến hiệu quả khi quản lý kho hàng. Doanh nghiệp nên có kế hoạch đào tạo chi tiết và phát phát triển đội ngũ quản lý hàng tồn kho của mình. Việc đào tạo giúp nhân viên nâng cao trình độ, tránh sai sót, xử lý tốt các tình huống trong công việc. Nhất là khi triển khai áp dụng các phần mềm quản lý tồn kho thì càng cần phải đào tạo nhân viên kho nhiều hơn nữa để họ nắm vững và thao tác thành thạo trên phần mềm. 12. Sử dụng phần mềm quản lý kho Nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể quản lý tồn kho theo cách thủ công, với bảng tính và sổ ghi chép, là điều có thể thực hiện được. Nhưng khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn sẽ dành nhiều thời gian cho hàng tồn kho hơn so với việc kinh doanh của mình hoặc có nguy cơ mất kiểm soát hàng trong kho. Phần mềm quản lý hàng tồn kho tốt giúp tất cả các công việc này trở nên dễ dàng hơn. Trước khi bạn chọn một giải pháp phần mềm, hãy đảm bảo rằng bạn hiểu những gì bạn cần. Phần mềm cần cung cấp các phân tích quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn và dễ sử dụng. Quản lý tồn kho hiệu quả với GoSELL Để quản lý được tồn kho chuyên nghiệp và hiệu quả, bạn cần quản lý tồn kho bằng phần mềm phù hợp. Hãy thử tìm hiểu GoSELL, nền tảng đa năng giúp bạn quản lý tồn kho dễ dàng. GoSELL có thể quét mã vạch, kết nối với hệ thống máy in mã vạch giúp việc lưu trữ thông tin và quản lý của bạn đều được lưu trên hệ thống. Bạn có thể theo dõi lịch sử xuất nhập kho, quá trình đặt hàng, vị trí sản phẩm trong kho...Hơn nữa, GoSELL giúp quản lý kho theo mã vạch, SKU hoặc tên sản phẩm, đảm bảo mọi thông tin chính xác, không có sai sót. Bạn sẽ biết được khi nào hàng hóa sắp hết hàng để kịp thời bổ sung hàng tồn. Thông tin tồn kho còn được đồng bộ với cửa hàng, website, app bán hàng hay các sàn thương mại điện tử như Lazada, Shoppe, GoMUA …. GoSELL còn có hơn 30 tính năng cực kỳ mạnh mẽ và hữu ích giúp bạn quản lý bán hàng, tiếp thị và chăm sóc khách hàng. Đănh ký tìm hiểu GoSELL và nhận tư vấn tại đây. Xem thêm: Quản lý tồn kho như thế nào khi bán hàng đa kênh
