1. Chuyên nghiệp hơn với email tên miền Trong một buổi hội thảo bạn gặp được rất nhiều khách hàng tìm năng. Và bạn dành rất nhiều thời gian để nói lên ưu điểm của sản phẩm và dịch nói rõ sự khác biệt sản phẩm so với đối thủ cạnh tranh. Và bước cuối cùng là gởi cho khách hàng thông tin trong danh thiếp của bạn. Đáng tiếc rằng trên tấm danh thiếp đó là địa chỉ email cá nhân mà không phải là địa chỉ miễn phí chứ không phải một tài khoản email thể hiện được tên doanh nghiệp của bạn trên đó. Thay vì nhận được là “tenban@tenmiencuaban”, thì lúc này khách hàng của bạn nhận được là “tenban@gmail.com.” Và bạn nhận được là một sự nghi ngờ từ khách hàng, đôi chút không chuyên nghiệp đang được thể hiện trên con người bạn chỉ vì một tài khoản email. Khi phát triển một doanh nghiệp chuyên nghiệp mọi thứ phải được chỉnh chu đến từng chi tiết nhỏ nhất. Bên cạnh việc lấy lại lòng tin của khách hàng với email doanh nghiệp. Trong một số trường hợp bạn quên danh thiếp thì khách hàng thì khách hàng và đối tác vẫn có thể nhớ được tài khoản Gmail của bạn dẫn đến việc trao đổi không bị gián đoạn. Email doanh nghiệp có cấu trúc đơn giản tenban@domain.com. Ví dụ như hotro@mmgroup.vn thật chuyên nghiệp đúng không nào. >>Xem thêm: Các công ty giải pháp email doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam. 2. Xây dựng niềm tin với khách hàng của bạn Ngày nay công nghệ thông tin ngày càng phát triển các tài khoản cá nhân thường bị các đối tượng lừa đảo tấn công? Một ngày nào đó bạn nhận được một Spam email từ khách hàng vừa mới hợp tác. Nhưng đọc email bạn biết chắc chắn là lừa đảo. Liệu bạn có muốn tiếp tục gửi thông tin quan trọng của công ty cho khách hàng này nữa không? Một hệ thống email doanh nghiệp luôn phải bao gồm giao thức bảo mật nâng cao và bộ lọc Spam, Giúp bảo vệ hệ thống của bạn khỏi những mối đe dọa bên ngoài. Đều này là quan trọng nhất khi quy mô doanh nghệp của các bạn ngày càng phát triển. Đều này đảm bảo an toàn cho cả nhân viên và khách hàng của bạn. Email tên miền doanh nghệp giúp các bạn yên tâm đảm bảo rằng các tập tin quan trọng bạn sẽ không bị nhiễm virus hay malware. Ngoài ra, khách hàng của bạn cũng sẽ yên tâm rằng họ có thể gửi cho bạn những thông tin nhạy cảm, quan trọng mà không sợ bị tấn công. >>Xem thêm: Google Workspae tính năng và chi phí chi tiết 2021. 3. Hãy yên tâm rằng công nghệ sẽ phát triển song hành với bạn Khi sử dung email cá nhân, chủ doanh nghệp không thể quản lý được thông tin quá trình trao đổi với khách hàng. Việc này có thể ảnh hưởng đến sự phát triển dài hạn của doanh nghiệp. Như vậy email doanh nghiệp sẽ trở thành một phần trong chiến lược truyền thông. Một dịch vụ email doanh nghiệp đám mây sẽ giúp các chủ doanh nghiệp và cấp quản lý dể dàng thực hiện các vấn dề sau đây. Kểm tra thôn tin email của nhân viên khi họ nghỉ phép du lịch bị bênh, đảm bảo công việc không bị gián đoạn. Xem lại quá trình chăm sóc khách hàng bằng chuỗi email giao tiếp. Tích hợp thêm nhiều tài khoản email dễ dàng khi nhân viên tăng lên. Hỗ trợ nhân viên những vấn đền nhay cảm câu hỏi khó. Trong quá trình phát triển doanh nghiệp xung đột giữa các phòng ban là không tránh khỏi. Tất cả các người dùng sử dụng email đều thuộc quền quản lý của công ty. Nếu có xung độg xảy ra trong doanh nghiệp các bạn có thể truy xuất thôn tin và tài khoản email người dùng trong công ty. Từ đó giải quyết được mâu thuẫn giữa các nhân viên trong phòng bạn hoặc giải quyết mâu thuẫn giữa nhân viên với khashc hàng, trành gây ra thiệt hại không đáng có. 4. Email hoạt động phục vụ cho riêng bạn Các ứng dụng email doanh nghiệp trên nề điện toán đám mây hiện nay không chỉ đơn giản là có email mà còn các tất cả các tính năng dành cho văn phòng. Tất cả các công cụ giờ đã có trong một ứng dụng. – Lịch để lên kế hoạch trong nội bộ và bên ngoài. – Ứng dụng văn phòng (như Word, PowerPoint, Excel,…). -.Hỗ trợ dịch vụ khách hàng qua email hoặc điện thoại. – Chống spam và bảo vệ khỏi các phần mềm độc hại. – Dung lượng lưu trữ hộp thư lớn giúp quản lý email tốt hơn. – Bảo mật mạnh hơn giúp bảo vệ các dữ liệu nhạy cảm. Các bạn tham khảo thêm bảng so sánh tính năng và chi phí email doanh nghiệp chi tiết. 5. Tiết kiệm thời gian và tiền bạc Email doanh nghiệp giúp các bạn tiết kiệm rất nhiều chi phí so với một tài khoản email miễn phí. Các giải pháp miễn phí thường đi kèm với dung lượng bị giới hạn dung lượng. Khi sử dụng trong thời gian dài dữ liệu các bạn bị đầu sau đó các bạn phải xóa các dữ liệu. Điều này không chỉ mất thời gian, mà còn khiến bạn mất các email và các file có giá trị trong thời gian dài. Bạn hãy dành thời gian để suy nghĩ chiến lược phát triển doanh nghiệp thanh vì quản lý bộ nhớ của email. Bạn cũng có thể sử dụng email server nội bộ, nhưng điều đó lại đòi hỏi một đội ngũ nhân viên CNTT để quản lý server, chi phí này lớn gấp nhiều lần so với việc tìm kiếm một nhà cung cấp email doanh nghiệp đáng tin cậy (Ví dụ như công ty Mật Mã). >>Xem thêm: Microsoft 365 tính năng và chi phí chi tiết 2021. 6. Email doanh nghiệp giúp bạn mở rộng dễ dàng Doanh nghiệp của các bạn ngày càng phát triển, việc thay đổi nhà cung cấp là một dịch vụ khó khăn. Dữ liệu thường bị mất trong quá trình trao đổi chuyển giao dữ liệu. Việc nhân viên không sử dụng được Mail trong vài ngày có thể gián đoạn quá trình chăm sóc khách hàng dẫn đên thất vọng. Xây dựng doanh nghiệp của bạn trên nền tảng email doanh nghiệp sẽ giúp bạn hoạt động không gián đoạn khi bước vào giai đoạn phát triển. Thật dễ dàng để thêm hoặc loại bỏ đi một tài khoản, thay đổi bộ nhớ, sao lưu dữ liệu và tích hợp các công cụ cộng tác. Email lưu lại lịch sử dữ liệu chăm sóc khách hàng, mất đi email này sẽ gây thiệt hại trong trong quá trình phát triển doanh nghiệp tương lai. Bằng cách chọn lựa giải pháp email doanh nghiệp ngay từ đầu, bạn đang đặt nền tảng cho việc mở rộng doanh nghiệp được dễ dàng hơn. 7. Dung lượng lưu trữ lớn Một trong những ưu điểm tuyệt vời của email đám mây là không gian lưu trữ không giới hạn dễ dàng tích hợp và mở rộng. Khi số lượng người dùng và thời gian sử dụng email tăng lên chỉ với một vài thao tác các bạn sẽ được cấp giấy phép dễ dàng. Outlook và Exchange trên đám mây của Microsoft cho bạn đến 50GB email, tệp đính kèm lên đến 150MB và lưu trữ trên OneDrive đến 1TB! Với dung lượng khủng như thế này bạn sẽ chẳng lo việc đầy hộp thư, đầy bộ nhớ, không đính kèm được tệp như email thông thường. Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể mua bổ sung dung lượng với chi phí phải chăng. >>Xem thêm: Zoho Worksplace tính năng và chi phí chi tiết 2021. 8. Tìm kếm thông tin tài nguyên dễ dàng Với tính năng tìm kiếm hàng đầu được tích hợp vào hộp thư mail. Tất cả các tài nguyên được lưu trữ thông minh, tìm kiếm dễ dàng. Trong đó, tính năng lưu trữ email và eDiscovery (khám phá điện tử) chính là điểm giá trị của email đám mây. Trong môi trường doanh nghiệp có một số nhân viên đánh cắp dữ liệu, nhân viên có tình xóa email quan trọng liên quan đến giao dịch hợp đồng chẳng hạn, thì đây là lúc bạn cần đến lưu trữ email và eDiscovery để trích xuất dữ liệu, bằng chứng trong suốt quá trình giao dịch email trong tổ chức. Chính vì lẽ đó, email đám mây luôn đi kèm với tuyên ngôn “dữ liệu của bạn thuộc về bạn” theo đúng nghĩa. 9. Cài đặt chính sách email cho tổ chức Tính năng phân quyền hoặc cấp quyền trong email doanh nghiệp được thể hiện rất rõ. Bất kỳ ai thuộc tổ chức của các bạn đều có thể truy cập và kho dữ liệu riêng nếu được cấp quyền. Và khi bạn đóng vai trò là quản trị viên bạn có thể cài đặt chính sách cho từng người và toàn tổ chức. Đối với những email quan trọng bạn có thể giới hạn quyền gửi bằng tính năng kiểm duyệt email trước khi gởi đi. 10. Phục hồi sau thảm họa dễ dàng hơn Hacker hoạt động ngày càng tinh vi. Một đều vô cùng tồi tệ xảy ra khi mạng nội bộ của bạn bị xâm nhập, tất cả các dữ liệu có thể bị rao bán ở một diễn đàn nào đó. Và tiếp theo doanh nghiệp của bạn sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng như thế nào khi mất tất cả thông tin quan trọng đó. Với email từ đám mây, vấn đề tưởng chừng nguy hiểm nhất lại hóa dễ dàng nhất. Với email đám mây, các vấn đề về phần cứng thực sự không quan trọng bằng email. Máy tính xách tay của bạn bị treo? Không thành vấn đề – tất cả email của bạn đều được lưu trữ trên đám mây. Mượn máy từ đồng nghiệp và đăng nhập lại ngay và có thể làm việc như bình thường. Giấy tờ có thể rách, cháy, hư hỏng nhưng dữ liệu đã lưu từ đám mây thì không. Máy móc có thể hư hỏng nhưng dữ liệu của bạn luôn an toàn và nguyên vẹn. >>Xem thêm: So sánh tính năng và chi phí 3 giải pháp công nghệ hàng đầu. 11. Truy cập mọi nơi Chưa hoàn thành công việc trên công ty và bạn muốn tiếp tục công việc khi về nhà. Email đám mây có thể truy cập mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị. Quyền truy cập email có sẵn ngay lập tức từ máy tính gia đình, máy tính bảng hoặc thậm chí từ điện thoại thông minh của bạn. Chính vì vậy, mức năng suất tăng lên, đặc biệt đối với những người thường làm việc ở xa. Các tài khoản email dựa trên đám mây đồng bộ hóa ngay lập tức và tự động, do đó, dữ liệu có thể truy cập được từ nhiều thiết bị. Bạn có thể truy cập kho lưu trữ của mình bằng mọi thiết bị, ở bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào miễn là có kết nối internet. Hoặc khi bạn làm việc offline, hệ thống cũng tự cập nhật và lưu lại thông tin khi bạn online. Như vậy mình đã chia sẻ với các bạn 12 lợi ích mà email doanh nghệp mang lại. Chúc các bạn thành công!
