Gửi các anh, chị, các bạn, những người đang làm trong nghề Trợ lý nói chung và công việc Thư ký, Quản trị văn phòng nói riêng, những người đã, đang hay sắp bước vào những nghề này. Mình mở topic này nhằm chia sẻ ước mong được trở thành một trợ lý đắc lực cho CEO, được học hỏi những kinh nghiệm quý báu của các anh chị đi trước, hoặc topic này có thể trở thành một cẩm nang hữu ích cho những ai mong muốn được làm công việc này. Không biết từ bao giờ, hình ảnh người Trợ lý như hình ảnh của một người quản lý, một Director làm mình ngưỡng mộ và bây giờ sau quá trình trải nghiệm những công việc khác nhau thì mình nhận ra được một công việc phù hợp với mình. Công việc của một người Thư ký, một người Trợ lý, hay người Quản trị văn phòng. Tuy nhiên với kinh nghiệm thực tế trong nghề này chưa nhiều, đặc biệt là ngoại ngữ nên trong thời gian tự rèn luyện để tiếp tục đảm đương một cách xuất sắc hơn trong tương lai nên nếu các bậc tiền bối có ghé qua topic này thì xin để lại cho hậu thế chút chia sẻ, có thể là những tình huống khó khăn đã trải qua hay những kỹ năng cần thiết để hỗ trợ công việc tốt nhất => Mình chỉ có có một kinh nghiệm học được trước đây đó là: Khi nhận nhiệm vụ thì đừng bao giờ nói " Em không làm được" mà ngay lúc đó phải vận dụng mọi nguồn lực để giải quyết nó. Mình biết trong nghề này không ít áp lực đặc biệt mình lại là nữ nên đôi khi cũng phải hy sinh gia đình một chút. => Vấn đề quan trọng thứ yếu với mình bây giờ là ngoại ngữ, trước vì ngoại ngữ chưa ổn nên mình khá vất vả khi phải căng tai ra để nghe - hiểu những gì các sếp nói và tốn không ít thời gian để vật lộn với việc viết văn bản hay dịch tài liệu Tiếng Anh. Bây giờ quyết tâm sẽ trở lại nghề với một hình ảnh hoàn toàn mới, chuyên nghiệp hơn, xuất sắc hơn, tiếng anh pro hơn nên mình sẽ chia sẻ với mọi người những bài dịch của mình từ cách "How to be a good Personal Assistant" cho đến những bài viết hay từ báo nước ngoài về cuộc sống. Mình hy vọng nhận được những chia sẻ chân thành hoặc những ý kiến bình luận cho các bài dịch của mình có thể giúp ích nhiều nhất cho mọi người trong một số khía cạnh nào đó của cuộc sống!(u) (u)
Ðề: Chia sẻ nghề Trợ lý--> Những kỹ năng, kinh nghiệm và những tình huống thực tế. em cũng rất thích nghề này, nhưng khả năng ngoại ngữ cần phải học hỏi nhiều và nhiều nhiều các kiến thức khác nữa. mn xin chia sẻ thông tin đặc biệt là khả năng nâng cao ngoại ngữ để e có cơ hội học hỏi ạ
Ðề: Chia sẻ nghề Trợ lý--> Những kỹ năng, kinh nghiệm và những tình huống thực tế. Bài đầu tiên mình muốn chia sẻ: HOW TO BE A GOOD PERSONAL ASSISTANT Being a personal assistant has -- thankfully -- evolved from the days of "Honey, come take a letter." While you still need to be well-versed in basic administrative skills such as phone communications and business correspondence, a good personal assistant does so much more. You'll need top-notch communication, time-management and interpersonal skills along with strong multitasking prowess. To be an effective personal assistant, you should know your boss almost as well as she knows herself. Your boss will be impressed when you stay one step ahead of her at all times, anticipating what she wants done and keeping her organized and on schedule. Là một trợ lý phải có-- lòng biết ơn-- đi lên từ những ngày còn là “ Này cưng, đến lấy thư đi”. Trong khi bạn vẫn cần học hỏi thêm những kỹ năng hành chính cơ bản như cách giao tiếp qua điện thoại, thư từ trong kinh doanh, một trợ lý giỏi phải biết làm nhiều điều hơn thế. Bạn sẽ cần có cách giao tiếp xuất sắc, các kỹ năng quản lý thời gian và kỹ năng ứng xử với nhiều nhiệm vụ khó khăn khác nhau. Để trở thành một trợ lý đắc lực, bạn nên biết nhiều về sếp như là cô ấy biết về chính bản thân mình. Sếp của bạn sẽ bị ấn tượng khi lúc nào bạn cũng biết trước cô ấy một bước, đoán được những gì mà cô ấy muốn làm và giúp cô ấy sắp xếp công việc đúng tiến độ. Step 1 Learn what your boss expects. The better you know her, the better you'll be able to anticipate what she wants done and how best to structure your time. Talk to her directly to ensure that you know how she wants you to organize her schedule and handle her correspondence. Find out whether she prefers hard copy or electronic memos, for example, or morning or afternoon meetings. And the sooner you pick up on her quirks or pet peeves, the better. You will score big points by making sure to have items such as her favorite kind of tea available when she's stressed and rushing to meet a deadline. Bước 1: Tìm hiểu những điều sếp bạn mong đợi. Bạn càng biết nhiều về cô ấy, bạn sẽ càng có thể đoán được điều cô ấy muốn làm và biết cách làm sao để tổ chức thời gian của bạn được tốt nhất. hãy nói chuyện trực tiếp với cô ấy để đảm bảo là bạn biết cô ấy muốn bạn sắp xếp lịch làm việc và giải quyết công văn thư tín của cô ấy như thế nào. Hãy nhận biết liệu cô ấy muốn có một bản sao ra giấy hay là bản ghi nhớ điện tử, hay ví dụ là những buổi họp vào đầu giờ hay cuối giờ làm việc. Và bạn tranh thủ được lợi thế khi bạn đón được những ý nghĩ chưa được rõ ràng của cô ấy hay những vấn đề cô ấy phàn nàn. Step 2 Stay organized. Keep your work spaces and files neat and organized. Ensure that everything you need to do your job is readily available. Increase your efficiency and responsiveness to your boss by keeping phone numbers, company stationery and other basic items within quick reach. Bước 2: Hãy ngăn nắp. Giữ khu vực làm việc và giấy tờ của bạn thật gọn gàng và ngăn nắp. Đảm bảo mọi thứ bạn cần cho công việc luôn sẵn sàng. Nâng cao hiệu quả và trách nhiệm với sếp bằng cách lưu lại các số điện thoại, các loại văn phòng phẩm và các hạng mục cơ bản khác trong tầm tay. Step 3 Look the part. As a personal assistant, you're an extension of your boss and the image she wants to project. Even if your duties are largely administrative, dress professionally and in a style in keeping with that of your boss. This doesn't mean you have to copy everything she wears. It does mean that if she's a buttoned-down, conservative banker, leave the neon jewelry, T-shirt tops and casual pants at home. Bước 3: Ăn mặc đúng với vị thế. Là một trợ lý riêng, bạn là một phần của sếp và là hình tượng mà cô ấy muốn tạo dựng. Ngay cả khi nhiệm vụ của bạn phần lớn là công việc hành chính, hãy ăn mặc chuyên nghiệp và theo phong cách phù hợp với sếp. Điều này không có nghĩa là bạn phải bắt chước mọi thứ cô ấy mặc. Có nghĩa là khi cô ấy mặc áo có cổ cài khuy, mang kiểu dáng bảo thủ, không đeo trang sức nê-ông, hay mặc ở nhà những chiếc áo phông và những chiếc quần đơn giản. Step 4 Show that you are trustworthy and discrete. You're likely to be entrusted with important private or confidential information, and your boss needs to feel confident that you won't reveal any of this information to others. Don't get caught up in office gossip or let yourself share tidbits of information with friends just because you have an inside line to what's going on. Bước 4: Hãy cho thấy bạn là người làm việc độc lập và đáng tin cậy. Bạn có thể được ủy thác làm việc riêng quan trọng hay bảo mật thông tin, và sếp bạn phải thấy yên tâm là bạn sẽ không tiết lộ bấy kỳ thông tin mật nào cho người khác. Đừng có ngồi lê nói mách trong văn phòng hoặc để lộ những mẩu tin với bạn bè chỉ vì bạn có đầu mối để nói những gì đang xảy ra (Theo: http://woman.thenest.com/job-search/)
Ðề: Chia sẻ nghề Trợ lý--> Những kỹ năng, kinh nghiệm và những tình huống thực tế. Phần ngoại ngữ nói thật là mình vẫn đang phải kiên trì chiến đấu với nó.hic. Mình phải yêu nó, đam mê với nó hàng ngày thì nó mới ở bên mình được. Mình cứ chạy theo học ngữ pháp, làm các bài test kiến thức hay các bài thi chứng chỉ tiếng Anh nhưng chưa đủ, mình cần tích lũy vốn từ, đọc các câu chuyện tiếng Anh và phải kể lại đc nó và quan trọng là phải nói tiếng Anh hàng ngày, phải tương tác với mọi người vì mục đích cuối cùng của việc học ngoại ngữ là phải nói được bạn ạ. Mình nghĩ cái gì mình quyết tâm đạt được và dành nhiều thời gian cho nó thì chắc chắn mình sẽ có được nó và việc học ngoại ngữ cũng vậy !.
Ðề: Chia sẻ nghề Trợ lý--> Những kỹ năng, kinh nghiệm và những tình huống thực tế. THE DUTIES OF PERSONAL ASSISTANT If you know how to organize your life, you might be good at helping someone else do the same. A personal assistant is the go-to person who knows every password, sleeps with her cell phone and is ready to jump at a moment's notice for her boss. Not everyone can survive as a personal assistant, but if you have the drive to succeed, stellar organizational skills and patience of steel, you may just be the woman for the job. Nếu bạn biết cách dàn xếp cuộc sống của mình thì bạn có thể giỏi việc giúp đỡ người khác làm như vậy. Một trợ lý riêng là người biết gặp ai để biết được mọi mật khẩu, giờ giấc với chiếc điện thoại cầm tay của mình và sẵn sàng vì sếp mà lao ngay vào công việc. Không phải ai cũng có thể đảm đương được công việc trợ lý nhưng nếu bạn có ước muốn thành công, có kỹ năng tổ chức xuất sắc và lòng kiên trì như thép thì bạn có thể là người phụ nữ hợp với công việc này. Job Duties As a personal assistant, or PA, you tend to your boss's needs, including but not limited to organizing her day planner, scheduling her meetings, picking up her children from school and whipping something up for dinner. Additional tasks may include: taking dictation, writing reports, updating websites, preparing papers and handling correspondence. You will also be in charge of errands, such as picking up dry cleaning, returning presents and going on coffee runs. If your boss is a power player with her own family, be prepared to work long, hard hours. Nhiệm vụ công việc Là một trợ lý riêng hay còn gọi là PA, bạn phải để ý đến những nhu cầu của sếp, bao gồm nhưng không giới hạn việc tổ chức, lập kế hoạch hàng ngày, lên lịch cho các cuộc họp, đón con cô ấy từ trường học và làm gấp món gì đó cho bữa tối. Có thể thêm các nhiệm vụ như: soát lỗi chính tả, viết báo cáo, nâng cấp websites, chuẩn bị giấy tờ và giải quyết thư từ. Bạn cũng sẽ gánh vác những công việc lặt vặt như là: mang quần áo đi giặt khô, trả lại quà cáp và tiếp tục chạy đi mua cà phê. Nếu sếp bạn là một người quan tâm nhiều đến gia đình thì bạn hãy chuẩn bị để làm thêm việc, thêm những giờ lao động vất vả. What It Takes If you're sloppy, unorganized or hate to be told what to do, this is not the right job for you. A personal assistant needs to be on point at all times. While human error does occur, most bosses expect their personal assistant to be their right hand woman who can't afford to mess up. Depending on your employer, education requirements may vary. Some bosses want their personal assistants to have college degrees, while others are happy with someone eager and willing to learn. Công việc này cần những gì: Nếu bạn là người luộm thuộm, thiếu ngăn nắp hoặc ghét bị sai làm việc thì đây không phải là công việc phù hợp với bạn. Một trợ lý riêng cần phải có mặt mọi lúc mọi nơi. Trong khi xảy ra rắc rối, hầu hết những người chủ đều mong người trợ lý của mình là cánh tay phải để giúp họ không làm mọi thứ rối tung lên. Tùy vào nhà tuyển dụng, yêu cầu về trình độ giáo dục có thể khác nhau, Một số người chủ muốn trợ lý của mình có bằng cao đẳng, đại học trong khi những người khác muốn người đó phải là người ham hiểu biết và sẵn sàng học hỏi. Availability If your boss travels for business or pleasure, you may be required to not only schedule the trip but to go with her. You must coordinate your schedule to mirror hers or adjust your personal life or school hours to accommodate her traveling. If travel is an issue, it should be discussed during the interview process. As a personal assistant, you should have a clean driver's license and passport. Luôn luôn sẵn sàng Nếu sếp bạn đi công tác hoặc đi chơi thì bạn có thể được yêu cầu không chỉ lên lịch cho chuyến đi mà còn phải đi cùng với cô ấy. Bạn phải kết hợp lịch làm việc của mình tương ứng với cô ấy hoặc điều chỉnh cuộc sống hay những giờ học của bạn phù hợp với chuyến đi. Nếu việc đi lại là một vấn đề thì bạn nên đề cập điều đó trong buổi phỏng vấn. Là một trợ lý bạn nên sở hữu một tấm bằng lái xe hay một hộ chiếu chính chủ. Managerial Responsibilities While a personal assistant and a manager may play two different roles, a personal assistant must have managerial skills. If asked, you should be able to manage your boss's schedule and budget. Also, if your boss has a second assistant, you must be able to manage that employee. Being a good communicator and manager plays an essential role in executing your responsibilities as a personal assistant. Chịu trách nhiệm quản lý: Trong khi người trợ lý và người quản lý có thể đóng 2 vai trò khác nhau thì người trợ lý phải có các kỹ năng của người quản lý. Nếu được yêu cầu, bạn nên quản lý lịch làm việc và ngân sách của sếp bạn. Ngoài ra nếu sếp bạn có thêm người trợ lý thứ hai thì bạn phải có khả năng quản lý người đó. Hãy là người giao tiếp giỏi và đóng vai trò là người quản lý cần thiết trong việc thực hiện các trách nhiệm như một trợ lý. (Theo Woman.thenest.com)
Ðề: Chia sẻ nghề Trợ lý--> Những kỹ năng, kinh nghiệm và những tình huống thực tế. A Job Description for Experience as a Personal Assistant on a Resume Mô tả công việc trong Hồ sơ cho phần Kinh nghiệm làm Trợ lý by Ashley Mott, Demand Media Note key aspects of your personal assistant career on your resume. The unique skills developed while employed as a personal assistant can make excellent bullet points for the work experience section of your resume. After creating individual entries for each position you held in the past, show off your know-how by briefly describing the tasks you mastered on the job. If you are preparing the resume for a specific application, tailor it to highlight the items that would most appeal to your potential employer. Những kỹ năng tối thiểu phát sinh trong khi được thuê làm trợ lý có thể làm thành những dấu mốc tuyệt vời cho phần kinh nghiệm làm việc trong hồ sơ của bạn. Sau khi tạo ra các mục riêng cho từng vị trí mà bạn đảm nhận trước đây, hãy cho thấy hiểu biết của bạn bằng cách mô tả tóm tắt các nhiệm vụ mà bạn đã làm chủ nó trong công việc. Nếu bạn đang chuẩn bị hồ sơ để nộp vào một công việc cụ thể, hãy thiết kế làm nổi bật các mục có sức thu hút nhà tuyển dụng tiềm năng của bạn. Work History Before delineating the skills you perfected as a personal assistant, you need to present your relevant work history. Create a work experience listing for each position in which you list your employer's name, business location and indicate when you worked for the individual or company. If you are still employed as an assistant, use "Present" in place of an ending date. Quá trình làm việc Trước khi phân định những kỹ năng mà bạn đã hoàn thiện như một trợ lý riêng, bạn cẩn trình bày quá trình làm việc liên quan của mình. Tạo ra một danh sách kinh nghiệm làm việc cho từng vị trí trong đó bạn liệt kê tên công ty, tổ chức, địa điểm kinh doanh và chỉ ra bạn đã làm việc cho tổ chức, cá nhân đó khi nào. Nếu bạn vẫn đã làm công việc trợ lý thì hãy dùng từ “Cho đến nay” thay cho việc ghi ngày kết thúc vào đó. Structure Make a list specifying the tasks you carried out as part of the job after each position featured in the work experience section of your resume. Keep the entries to the point by avoiding the traditional subject and verb sentence format and skipping right to the action. For example, the entry "I managed my employer's expense account" becomes "Managed employer's expense account." While the second sentence may seem terse, it allows the person reviewing your application to quickly take note of your abilities without unnecessary verbiage. If you have specific accomplishments relevant to a particular job responsibility, such as overseeing an important project, note the achievement. [I]Cấu trúc Làm một danh sách cụ thể các nhiệm vụ mà bạn đã thực hiện như phần việc sau khi mỗi vị trí được đưa ra trong phần kinh nghiệm làm việc trong hồ sơ của bạn. Giữ các mục đúng trọng tâm bằng cách tránh chủ ngữ truyền thống, hãy định dạng câu kiểu động từ và bỏ qua quyền hành động. Ví dụ mục “ Tôi đã quản lý việc tính toán chi phí nhân công” trở thành “Quản lý việc tính toán chi phí nhân công”. Trong khi câu thứ hai có vẻ ngắn gọn, súc tích, nó cho phép người xem đơn xin việc nhanh chóng lưu ý về khả năng của bạn mà không cần nói dài dòng. Nếu bạn có những thành tích cụ thể liên quan đến một trách nhiệm công việc cụ thể như là giám sát một dự án quan trọng thì hãy ghi chú thành tích đó vào. Details Personal assistants must pay close attention to details to successfully manage the professional or personal life an employer, so don't skimp on the details when listing your strengths. While saying that you "Managed CFO's calendar" provides accurate information, it offers no details about the skills that responsibility required. Stating "Managed CFO's appointments, coordinated on- and off-site meetings, and made travel arrangements" lets potential employers know that you did more than log events on a calender while keeping to the point. [I]Chi tiết Những người làm trợ lý phải thật chú ý đến các chi tiết để quản lý thành công sự chuyên nghiệp hay cuộc sống cá nhân của nhà tuyển dụng vì thế đừng tiết kiệm quá mức các chi tiết khi lập danh sách các điểm mạnh. Trong khi nói rằng bạn cung cấp chính xác thông tin về “Quản lý lịch làm việc của CFO” thì nó không cần những chi tiết về những kỹ năng khác mà trách nhiệm yêu cầu. Nói “Quản lý các cuộc hẹn của CFO” phối hợp hợp những buổi họp trực tuyến và trực tiếp đồng thời sắp xếp chuẩn bị chuyến đi”, hãy để nhà tuyển dụng tiềm năng biết rằng bạn đã làm nhiều hơn những việc tích trong lịch trong khi vẫn giữ nhiệm vụ trọng tâm.[/I] Managing Similar Entries When your work history includes multiple stints as a personal assistant, you don't need to repeat uniform experiences on each resume entry. List the points most relevant to the job you are applying for under the entry that appears at the top of the "Work Experience" section. Specify only unique responsibilities under the entries for your other employers unless a uniform task was carried out in a different way. For example, if you managed a spending account for one employer using spreadsheets, but used professional accounting software at a different workplace, you should list budget management on each entry and specify the accounting tools used. Quản lý các mục tương tự. Khi quá trình làm việc có nhiều thời gian bạn làm trợ lý thì bạn không cần lặp lại những kinh nghiệm giống nhau trong từng mục của hồ sơ. Hãy lập danh sách những ý trọng tâm nhất liên quan đến công việc mà bạn đang nộp đơn ở dưới mục xuất hiện trên cùng của phần “Kinh nghiệm làm việc”. Chỉ ra các trách nhiệm cụ thể dưới mục dành cho những nhà tuyển dụng khác của bạn trừ phi một nhiệm vụ tương tự được thực hiện theo cách khác. Ví dụ: nếu bạn quản lý tài khoản chi tiêu cho một nhà tuyển dụng dùng bảng tính nhưng đã dùng phần mềm tính toán chuyên nghiệp ở một nơi làm việc khác, bạn nên lập danh sách quản lý ngân quỹ vào từng mục và ghi cụ thể những công cụ tính toán đã dùng.
Ðề: Chia sẻ nghề Trợ lý--> Những kỹ năng, kinh nghiệm và những tình huống thực tế. còn cần kĩ năng mềm nữa ạ, khả năng xử lý công việc tốt, phản ứng nhanh, nc là nhiều lắm.
