Một yếu tố quan trọng trong soạn thảo email tốt để truyền đạt thông điệp của bạn bằng cách sử dụng một giọng điệu phù hợp. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn viết email cho các khách hàng doanh nghiệp, những giọng điệu của thông điệp có thể thực hiện hoặc phá vỡ một thỏa thuận. Những giọng điệu phản ánh tinh thần mà bạn truyền thông điệp - bạn có vẻ lịch sự, tôn trọng hay thân thiện? Ngay cả khi bạn viết một email khiếu nại hoặc gửi trả lời với một ai đó, thông điệp của bạn cần phải được viết theo một cách mà không có vẻ thô lỗ hoặc gây khó chịu. Các thông điệp có vẻ thô lỗ, thiếu tế nhị hoặc xúc phạm sẽ không giúp bạn đạt được mục đích mong muốn của bạn. Chỉ cần tưởng tượng một người mẹ giận dữ hét lên một đứa trẻ để làm sạch phòng của mình. Một phụ huynh sáng suốt sẽ biết rằng sử dụng sự tức giận hoặc thất vọng hay lựa chọn sai các từ sẽ chỉ nuôi nổi loạn ở một đứa trẻ. Điều này cũng giống với việc viết email doanh nghiệp (hoặc bất kỳ hình thức bằng văn bản) - điều quan trọng là phải chọn đúng từ ngữ một cách khôn ngoan nếu bạn muốn thuyết phục độc giả của bạn làm chính xác những gì bạn muốn. Dưới đây là một số câu sử dụng những giọng điệu sai và nên tránh trong email của bạn: Thay vì nói: "Do bạn thanh toán chậm trong thông báo của chúng tôi, chúng tôi sẽ phạt bạn theo thỏa thuận" Nên nói: "Chúng tôi đã nhận được khoản thanh toán chậm từ bạn, do đó, không may bạn phải chịu chi phí của số tiền phạt đã đồng ý" Thay vì nói: "Tôi muốn khiếu nại về dịch vụ kém tại một trong những cửa hàng của bạn!" Nên nói: "Tôi thấy khó chịu / không hài lòng về dịch vụ tôi nhận được tại một trong các cửa hàng của bạn." Thay vì nói: "Bạn nên đọc các điều khoản và điều kiện của chúng tôi trước khi bạn mua hàng. Chúng tôi không chịu trách nhiệm về các vấn đề xảy ra!" Nên nói: "Điều khoản và điều kiện của chúng tôi nêu rõ ràng tất cả hàng hoá bán ra không hoàn lại và chúng tôi rất xin lỗi rằng chúng tôi không thể giúp bạn." NGOI SAO SO - Kỹ năng viết email doanh nghiệp – Sử dụng giọng điệu thích hợp đem lại kết quả tốt hơn Nguồn: https://www.ngoisaoso.net/Blog/Emai...eu-thich-hop-dem-lai-ket-qua-tot-hon-566.html Chúc bạn thành công. Có thể bạn quan tâm: 5 cách đơn giản để xây dựng thương hiệu trực tuyến
Văn hóa trả lời email kinh doanh, bán hàng, trả lời khiếu mại...cũng như văn hóa giao tiếp trong cuộc sống. Ai cũng muốn được người khác tôn trọng và hãy hành xử theo cách mà bạn muốn người đối diện hành xử với bạn. Cảm ơn bác vì bài viết hữu ích!
