Kinh nghiệm: Quy Trình Xem Xét Của Lãnh Đạo Iso 9001:2015 Có Thật Sự Quan Trọng

Quy trình xem xét của lãnh đạo ISO 9001 có thật sự quan trọng? Các cuộc họp xem xét của lãnh đạo cung cấp thông tin chi tiết hữu ích về hoạt động của hệ thống quản lý và các quy trình của nó để cho phép lãnh đạo cao nhất phản hồi các vấn đề và đề xuất các cải tiến. Bài viết sau đây sẽ giải thích rõ quy trình xem xét của lãnh đạo ISO đối với ISO 9001:2015 là như thế nào?


Quy trình xem xét của lãnh đạo đối với ISO 9001:2015 là gì?
Quy trình xem xét của lãnh đạo yêu cầu lãnh đạo cao nhất đánh giá định kỳ hệ thống quản lý chất lượng để đảm bảo tính phù hợp, đầy đủ và hiệu quả liên tục của nó trong khi giải quyết nhu cầu có thể có về các thay đổi đối với chính sách chất lượng, mục tiêu, chỉ tiêu và các yếu tố khác của hệ thống quản lý chất lượng.

Việc xem xét lãnh đạo nên bao gồm đại diện của quản lý cao nhất, người quản lý chức năng, người quản lý cơ sở, người quản lý dây chuyền, chủ sở hữu quy trình, người sử dụng quy trình và chủ sở hữu hành động.

Tại sao thực hiện xem xét lãnh đạo?
Thực hiện xem xét lãnh đạo nhằm :

• Xác định và đánh giá hiệu suất của hệ thống quản lý chất lượng (QMS)
  
  
• Xác định nhu cầu thay đổi và cải tiến, đề xuất cải tiến
  
  
• Xác định tính phù hợp của các chính sách và mục tiêu
  

Mục đích và kết quả cuối cùng của việc xem xét của lãnh đạo phải là cải tiến liên tục QMS và sổ tay chất lượng. Khi hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức bạn tăng hiệu lực và hiệu quả (sử dụng các hành động khắc phục và phòng ngừa cũng như các phát hiện đánh giá), hiệu suất và quá trình cải tiến quy trình của bạn cũng sẽ tăng lên.

Bao lâu thì chúng ta nên lên lịch xem xét lãnh đạo?
Không có khoảng thời gian cụ thể nào áp dụng cho việc tiến hành các cuộc họp xem xét của lãnh đạo. Tuy nhiên, chúng nên được tổ chức với tần suất và hình thức tương xứng với mức độ rủi ro và mức độ phức tạp của tổ chức của bạn.

Các mục trong chương trình nghị sự xem xét của quản lý quan trọng, chẳng hạn như: hiệu suất quá trình, phản hồi của khách hàng và kết quả giám sát và đo lường nên được xem xét hàng tháng. Trong khi các hạng mục ít quan trọng hơn trong chương trình nghị sự, chẳng hạn như xem xét chính sách chất lượng và các mục tiêu nên được thực hiện ít thường xuyên hơn, có lẽ hàng quý.

Cách tiếp cận này giảm thiểu thời lượng của mỗi cuộc họp xem xét của lãnh đạo, bao gồm tất cả các đầu vào xem xét của ban quản lý được yêu cầu trong suốt thời gian của chương trình xem xét của lãnh đạo và cho phép phân tích các xu hướng trong dữ liệu trong khi thông tin là đương đại.

Các cuộc đánh giá của ban quản lý hàng năm không đủ tần suất để có thể phản ứng với mọi vấn đề một cách hiệu quả. Các chỉ số hiệu suất nên được theo dõi với các tần suất khác nhau, hàng giờ, hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng. Ban quản lý không thể đợi đến sáu tháng mới phản hồi. Nếu họ làm vậy, sẽ dẫn đến việc chậm trễ.

Lãnh đạo cao nhất có thể tiến hành các cuộc họp hàng tuần, trong đó họ xem xét các chỉ số và mục tiêu để xác định xem có cần phải thực hiện bất kỳ hành động khắc phục nào hay không. Sau đó, chủ sở hữu quy trình có trách nhiệm báo cáo tiến trình kết thúc trong cuộc họp một tuần sau đó. Mỗi lần ban quản lý triệu tập để xem xét và phản ứng với hiệu suất, nó được coi là một cuộc xem xét của ban lãnh đạo.

Một số công ty có nhiều cấp độ đánh giá, theo đó, mỗi cấp độ đánh giá có thể yêu cầu nhiều đối tượng và dựa trên nhiều chỉ số làm đầu vào.

Làm thế nào là tốt nhất để ghi lại quá trình xem xét của lãnh đạo?
Việc lập hồ sơ quy trình xem xét của lãnh đạo để đạt được chứng nhận ISO 9001 không phải là yêu cầu bắt buộc. Tuy nhiên, quy trình này hữu ích cho doanh nghiệp và khuyên bạn nên phát triển và thực hiện quy trình xem xét lãnh đạo, điều đó xác định:

• Trách nhiệm xem xét của lãnh đạo - ở cấp độ quản lý cấp cao hay quản lý cơ sở, v.v.
  
  
• Lịch xem xét của lãnh đạo
  
  
• Đầu vào xem xét của ban lãnh đạo (chương trình làm việc)
  
  
• Kết quả đánh giá của ban lãnh đạo (biên bản, hành động)
  

Những gì nên được xem xét của lãnh đạo?
Phản hồi của khách hàng, phát hiện đánh giá và kết quả đánh giá (sử dụng công cụ phân tích lỗ hổng hoặc danh sách kiểm tra đánh giá nội bộ), cũng như các vấn đề nội bộ và bên ngoài nên được nhóm quản lý thảo luận; thực hiện các quá trình, các mục tiêu chất lượng, các hành động phòng ngừa, các khuyến nghị cải tiến và ảnh hưởng tiềm tàng của chúng đối với định hướng chiến lược của tổ chức.

Các cuộc họp xem xét của lãnh đạo phải giải quyết nhu cầu có thể có về những thay đổi đối với chính sách, mục tiêu, chỉ tiêu và các yếu tố khác của hệ thống quản lý chất lượng (QMS). Quá trình xem xét của lãnh đạo phải đảm bảo rằng các thông tin cần thiết được thu thập trước thời hạn để cho phép ban lãnh đạo thực hiện hiệu quả việc đánh giá này.

Nội bộ

• Biên bản đánh giá của lãnh đạo
  
  
• Các chính sách, mục tiêu và chỉ tiêu
  
  
• Kết quả của QMS và đánh giá quá trình
  
  
• Mức độ đạt được các mục tiêu và mục tiêu số
  
  
• Đánh giá các hành động quản lý rủi ro
  

Bên ngoài

• Luật mới hoặc được đề xuất hoặc các quy định
  
  
• Nhà cung cấp bên ngoài và hiệu suất của nhà cung cấp
  
  
• Thay đổi kỳ vọng, yêu cầu của các bên quan tâm có liên quan (phản hồi của khách hàng, yêu cầu của khách hàng)
  
  
• Các hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ mới hoặc sửa đổi
  
  
• Những tiến bộ trong công nghệ và khoa học
  
  
• Thay đổi sở thích thị trường của khách hàng
  

Tất cả các đánh giá của quản lý phải được lập thành văn bản. Các quan sát, kết luận và khuyến nghị cho các hành động cần thiết tiếp theo từ việc xem xét phải được ghi lại. Nếu bất kỳ hành động khắc phục hoặc hành động phòng ngừa nào phải được thực hiện, nhóm quản lý cần theo dõi để đảm bảo rằng hành động đó được thực hiện một cách hiệu quả.

Mục đích và kết quả cuối cùng của việc xem xét của lãnh đạo phải là cải tiến liên tục hệ thống chất lượng (QMS) bằng cách sử dụng các khuyến nghị để cải tiến. Khi hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức bạn tăng hiệu lực và hiệu quả, hiệu suất quản lý môi trường của bạn cũng sẽ tăng lên.

Đầu vào xem xét của lãnh đạo (Chương trình nghị sự)
Quá trình xem xét của ban lãnh đạo phải đảm bảo rằng thông tin cần thiết được thu thập trước thời hạn để cho phép ban lãnh đạo thực hiện hiệu quả việc đánh giá trước cuộc họp.

Quá trình xem xét lãnh đạo hiệu quả cần tập trung vào các yếu tố đầu vào sau:

• Rủi ro và cơ hội (Điều khoản 6.1)
  
  
• Những thay đổi có thể xảy ra có thể ảnh hưởng đến hệ thống (Điều 6.3)
  
  
• Hoạt động của nhà cung cấp bên ngoài và nhà cung cấp (Điều khoản 8.4)
  
  
• Sự hài lòng và cảm nhận của khách hàng (Điều 9.1.2)
  
  
• Kết quả đánh giá (Khoản 9.2)
  
  
• Hành động không phù hợp và khắc phục (Khoản 10.2)
  

Kết quả đánh giá của lãnh đạo (Biên bản hoặc hành động)
Tất cả các đánh giá của lãnh đạo phải được lập thành văn bản. Các quan sát, kết luận và khuyến nghị cho các hành động cần thiết tiếp theo từ việc xem xét phải được ghi lại. Nếu phải thực hiện bất kỳ hành động khắc phục nào, lãnh đạo cao nhất cần theo dõi để đảm bảo rằng hành động đó được thực hiện một cách hiệu quả.

Đánh giá viên nên mong đợi bằng chứng về kết quả đầu ra tương tự từ các cuộc xem xét của lãnh đạo như điều 5.6.3 của ISO 9001: 2008, tuy nhiên, họ cần lưu ý rằng kết quả của các cuộc xem xét của lãnh đạo hiện có thể được tổ chức theo bất kỳ hình thức nào mà tổ chức lựa chọn.

Các kết quả có thể bao gồm:

• Các hành động cải tiến quy trình (bao gồm cả các hành động phòng ngừa)
  
  
• Các hành động cải tiến QMS
  
  
• Các hành động cải tiến sản phẩm và dịch vụ
  
  
• Các hành động cung cấp nguồn lực
  
  
• Các kế hoạch và ngân sách kinh doanh đã được sửa đổi
  
  
• Thay đổi các mục tiêu và chính sách chất lượng
  
  
• Biên bản họp quản lý
  

Biên bản cuộc họp xem xét của lãnh đạo phải được lưu giữ dưới dạng thông tin dạng văn bản cho hệ thống quản lý chất lượng.

Đo lường hiệu quả xem xét của lãnh đạo
Quá trình xem xét của lãnh đạo có thể được đo lường bằng cách đánh giá hiệu quả của các quyết định hoặc kết quả chính. Ví dụ như thay đổi ngân sách, dự báo, sửa đổi kế hoạch nguồn lực hoặc thay đổi chính sách hoặc mục tiêu chất lượng.

Kết quả đánh giá của lãnh đạo nhằm cải thiện hoạt động kinh doanh của bạn; đánh giá viên của tổ chức chứng nhận sẽ tìm kiếm bằng chứng cho thấy điều này đang đạt được đối với các tiêu chuẩn quốc tế.