Toàn quốc: Cách Lập Sơ Đồ Gantt Online & Offline: So Sánh, Lựa Chọn Công Cụ & Ví Dụ

Đồ Gantt online hay offline? Diễn đàn ISO sẽ giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt. Bài viết này so sánh các phương pháp, cung cấp các lựa chọn công cụ và ví dụ thực tế.


SƠ ĐỒ GANTT LÀ GÌ ?
Gantt chart là gì? Sơ đồ Gantt hay tiếng anh với tên gọi Gantt Chart là một công cụ thông dụng trong việc lập danh mục những công việc cần tiến hành theo thứ tự mức độ quan trọng của kế hoạch. Trong đó thể hiện rõ ràng thời gian thực hiện và người thực hiện công việc này.

Cấu tạo của sơ đồ Gantt bao gồm có 2 thành phần chính: trục tung thể hiện tên của các công việc và trục hoành có thể hiện các mốc thời gian cho những công việc đó. Khi nhìn vào sơ đồ Gantt người triển khai công việc dễ dàng nắm bắt được các loại thông tin của từng đầu mục công việc và của cả dự án. Cách bố trí thông tin đơn giản và khoa học đã khiến biểu đồ Gantt trở thành một công cụ hữu ích để lập kế hoạch và lên timeline thực hiện giúp các nhà quản lý tiến độ dự án tốt nhất.
Biểu đồ Gantt được xuát phát từ nhà hóa học cùng tên Henry L. Gantt (Mỹ), ông là người đã phát minh ra phương pháp này khi đang thực hiện quản trị một dự án nghiên cứu và triển khai cho ngành công nghiệp hoá học.

CÁCH VẼ SƠ ĐỒ GANTT TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN
Trước kia khi sử dụng mô hình này việc vẽ sơ đồ Gantt thường được vẽ bằng tay nên gặp nhiều khó khăn trong việc chỉnh, xóa sửa đổi., Tuy nhiên khi có sự ra đời của máy tính và các phần mềm thì biểu đồ Gantt có thể được khở tạo, cập nhật và in ra một cách khá dễ dàng.

Các bước cơ bản trong vẽ sơ đồ Gantt:

Bước 1: Xác định các đầu mục công việc cần thiết
Bước đầu tiên bạn cần liệt kê ra các đầu mục công việc cần thiết kế của dự án. Xác định những đầu mục công việc và mục tiêu của dự án mong muốn đạt được sau này. Liệt kê các danh sách các công việc và xác định thời gian sớm nhất bắt đầu dự án và thời gian ước tính để thực hiện được công việc.

Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc
Khi đã xác định được các đầu mục công việc và thời gian thực hiện bạn tiến hành xác định xem những công việc nào cần phải hoàn thành mới có thể thực hiện được công việc kia. Những hoạt động phụ thuộc này được gọi là những công việc “tuần tự” hoặc “tuyến tính”.
Trong biểu đồ có những công việc có thể thực hiện “song song” và chúng có thể được thực hiện cùng môt lúc với những công việc khác. Việc này càng nhiều các công việc song song thì tiến độ của dự án của bạn sẽ ngày càng được rút ngắn.

Bạn cần xác định chính xác những nhiệm vụ song song và tuần tự trong dự án. Với những trường hợp nhiệm vụ này phụ thuộc vào các nhiệm vụ khác. Bạn hãy lưu ý đến mối quan hệ giữa chúng. ó giúp bạn có nắm bắt sâu sắc hơn về cách tổ chức dự án và giúp ích khi bắt đầu mô tả lịch trình hoạt động trên biểu đồ.

Trong biểu đồ Gantt, có ba mối quan hệ chính giữa các nhiệm vụ tuần tự:

Finish to Start (FS) – Nhiệm vụ FS không thể bắt đầu trước khi nhiệm vụ trước đó (và liên quan) kết thúc. Chúng bắt đầu sau.
Start to Start (SS) – Nhiệm vụ SS không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ trước đó bắt đầu. Chúng bắt đầu sau.
Finish to Finish (FF) – Nhiệm vụ FF không thể kết thúc trước khi nhiệm vụ trước kết thúc. Chúng kết thúc sau.
Ngoài ra còn loại thứ tư, Start to Finish (SF), rất hiếm.
Bước 3: Biểu diễn sơ đồ Gantt
Sau bước 2 bạn đã có được hầu hết các dữ liệu cần thiết. Đã đến lúc bạn có thể biểu diễn chúng thành sơ đồ. Bạn có thể vẽ bằng tay hoặc các phần mềm vẽ sơ đồ Gantt chuyên nghiệp như Gantto, Base Wework vv

Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án
Khi thực hiện xong biểu đồ Gantt bạn tiến hành đánh giá giám sát thường xuyên. Khi dự án của bạn di chuyển dọc theo biểu đồ Gant có nghĩa là chúng đang tiến triển. Một điểm lưu ý chính là thời gian triển khai dự án sẽ xảy ra rất nhiều sự thay đổi. Chính vì thế bạn cần điều chỉnh tiến độ ra sao để đảm bảo chúng không ảnh hưởng đến toàn bộ dự án. Điều này còn giúp bạn cập nhật thông tin về kế hoạch cho nhóm của mình và nhà tài trợ.
>>Xem thêm: DMAIC là gì?



Một số lưu ý khi sử dụng Gantt chart
Để phát huy được hết lợi ích mà Gantt chart mang lại và tránh mắc phải các nhược điểm, bạn cần lưu ý một số điều dưới đây:

Lập kế hoạch chính xác: Đảm bảo rằng bạn đã dành đủ thời gian để lập kế hoạch cho Gantt chart một cách chính xác và chi tiết. Việc này đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng về các công việc, thời gian cần thiết và mối quan hệ phụ thuộc giữa chúng. Đặc biệt, cần đảm bảo rằng bản kế hoạch này là thực tế và khả thi, để tránh việc bạn và đội nhóm phải “đập đi xây lại” nhiều lần và bị mất niềm tin.

Chia sẻ thông tin trong đội nhóm: Đảm bảo rằng Gantt chart đã được chia sẻ và hiểu rõ bởi tất cả các thành viên tham gia vào dự án của bạn: kế hoạch này dự kiến thực hiện như thế nào, vai trò của mỗi người trong dự án là gì và tiến độ công việc của họ đang đi tới đâu.

Cập nhật thường xuyên: Bạn cần cập nhật Gantt chart thường xuyên để phản ánh các thay đổi mới trong điều kiện hoặc yêu cầu của dự án, nhằm giúp giữ cho thông tin trên biểu đồ luôn là đáng tin cậy và chính xác.

Xác định và quản lý rủi ro: Gantt chart không thể dự đoán mọi sự cố có khả năng xảy ra trong quá trình thực hiện dự án. Bởi vậy, bạn cần lưu ý thêm về quản lý rủi ro và có kế hoạch dự phòng khi xảy ra vấn đề không mong muốn.

Sử dụng công cụ hỗ trợ phù hợp: Thay vì thao tác hoàn toàn thủ công, hãy tối ưu quá trình tạo và quản lý Gantt chart bằng các công cụ thông minh, có thể là ứng dụng chuyên vẽ sơ đồ Gantt hoặc các phần mềm quản lý dự án.