Toàn quốc: Tìm Hiểu Mô Hình Pdca: Công Cụ Nâng Cao Hiệu Suất Vượt Trội Cho Doanh Nghiệp (ví Dụ)

Bạn khao khát nâng cao hiệu suất cho doanh nghiệp, nhưng chưa tìm ra giải pháp tối ưu? Hãy khám phá sức mạnh của PDCA! Diễn Đàn ISO giới thiệu mô hình PDCA - công cụ mạnh mẽ giúp bạn đạt được mục tiêu này một cách bền vững, đồng thời mang đến những ví dụ thực tế minh họa sinh động, giúp bạn dễ dàng hình dung và áp dụng vào thực tế.

PDCA là gì?
Chu trình PDCA – viết tắt của Plan – Kế hoạch; Do – Thực thi; Check – Kiểm tra; Act – Hành động, là một công cụ quản lý dự án 4 bước để thực hiện cải tiến liên tục. PDCA khuyến khích việc thử nghiệm cải tiến trên quy mô nhỏ trước khi cập nhật các thủ tục và phương pháp làm việc của cả công ty.

Khi PDCA được áp dụng trong một chương trình bảo trì, nó có thể tăng tốc cải tiến liên tục và giúp công ty tối ưu hóa quy trình và hoạt động. Nếu mỗi bước được thực hiện một cách nhất quán và chính xác, các vòng lặp có thể diễn ra nhanh hơn, có nghĩa là cải tiến xảy ra nhanh chóng hơn.

Nguồn gốc của PDCA
Chu kỳ PDCA ban đầu được giới thiệu bởi Walter Shewhart, người được coi là cha đẻ của kiểm soát chất lượng thống kê. Trong cuốn sách của mình mang tên “Economic control of quality manufactured product”, Shewhart áp dụng phương pháp khoa học vào kiểm soát chất lượng kinh tế.

Luận án của Shewhart được phát triển tiếp bởi W. Edwards Deming, nhà lãnh đạo tư duy hàng đầu về kiểm soát chất lượng hiện đại, người đã ủng hộ công trình của Shewhart. Deming mở rộng ý tưởng của Shewhart và sử dụng phương pháp khoa học không chỉ cho kiểm soát chất lượng mà còn cho cải tiến quy trình.

Deming đã truyền đạt phương pháp này cho các kỹ sư Nhật Bản. Ở đó, chu trình Shewhart kết hợp với nguyên tắc liên tục cải tiến Kaizen, hệ thống sản xuất của Toyota và sản xuất tinh gọn Lean, để trở thành chu trình Plan-Do-Check-Act (PDCA) ngày nay.

Ngày nay, PDCA được sử dụng phổ biến như một phần của quản lý dự án Lean. Phương pháp này còn có nhiều tên gọi, điển hình là Chu trình Shewhart, Chu trình Deming, Bánh xe Deming.



VAI TRÒ QUAN TRỌNG CỦA PDCA TRONG DOANH NGHIỆP
Có thể thấy mô hình PDCA là phương pháp được áp dụng rộng rãi nhằm giải quyết vấn đề và nâng cao chất lượng quy trình làm việc. Thông qua việc triển khai mô hình này, các tổ chức kỳ vọng cải thiện cả hệ thống nội bộ lẫn bên ngoài bằng cách loại bỏ những bất cập trong quá trình vận hành.

Tính lặp lại của mô hình PDCA cho phép các nhóm nhanh chóng phát hiện và xử lý các sai sót ngay từ giai đoạn đầu, đồng thời có thể tái khởi động chu trình cho đến khi đạt được kết quả mong đợi. Điều này góp phần tối ưu hóa hiệu suất và loại bỏ những yếu tố gây lãng phí, từ đó tìm ra giải pháp hiệu quả nhất. Một số vai trò nổi bật của chu trình PDCA bao gồm:

Thúc đẩy cải tiến quy trình
Mô hình PDCA vận hành theo nguyên tắc lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và hành động theo vòng lặp không ngừng. Đây là một mô hình khá lý tưởng nhằm để triển khai các dự án mới, khi cơ chế kiểm tra và phản hồi được tích hợp ngay trong quá trình thực hiện. Nhờ đó, các vấn đề được phát hiện sớm và điều chỉnh kịp thời.

Công cụ quản lý chất lượng hiệu quả
PDCA được xem là nền tảng của nhiều hệ thống Quản lý chất lượng toàn diện (TQM) và các phương pháp như Six Sigma hay DMAIC. Mô hình này hỗ trợ việc lập kế hoạch thu thập dữ liệu, thực hiện phân tích thống kê nhằm xác định và ưu tiên vấn đề, cũng như truy tìm nguyên nhân cốt lõi. Qua đó, quy trình vận hành được kiểm soát chặt chẽ, đồng thời khuyến khích các sáng kiến đổi mới nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

Duy trì cải tiến liên tục
Một trong những lợi ích quan trọng nhất của PDCA là khả năng duy trì quá trình cải tiến không ngừng. Khi một quy trình được cải thiện thành công, nó có thể trở thành tiêu chuẩn mới cho hoạt động của doanh nghiệp. Với cùng một phương pháp, tổ chức có thể tiếp tục giải quyết các vấn đề phát sinh khác. Nếu một giải pháp gặp trở ngại, nhóm thực hiện hoàn toàn có thể vận dụng lại chu trình PDCA để tiếp tục cải tiến.

Tăng năng suất và hiệu quả tổ chức
PDCA đóng vai trò như một công cụ tiêu chuẩn hóa mà mọi nhân viên có thể sử dụng để giải quyết vấn đề. Nhờ cấu trúc linh hoạt, chu trình này cho phép áp dụng lặp đi lặp lại, qua đó nâng cao hiệu quả làm việc tổng thể. Ngoài ra, việc phổ biến PDCA trong tổ chức giúp các bên liên quan hiểu rõ vai trò của mình trong quá trình giải quyết thách thức và đóng góp tích cực vào sự phát triển chung của doanh nghiệp.
>>Xem thêm: JIDOKA là gì



Khi nào nên sử dụng chu trình PDCA?
Các công ty mong muốn cải thiện quy trình vận hành của họ thường triển khai PDCA để tối thiểu hoá sai sót và tối đa hóa kết quả đầu ra. Nếu triển khai hiệu quả, các công ty có thể lặp lại chu trình PDCA và biến nó trở thành một quy trình hoạt động tiêu chuẩn trong tổ chức của họ.

Cụ thể, chu trình PDCA có thể được áp dụng khi doanh nghiệp bạn:

Bắt đầu một quy trình/ dự án mới
Cải tiến của một quy trình có sẵn
Xác định một quy trình làm việc lặp đi lặp lại
Lập kế hoạch thu thập và phân tích dữ liệu để xác định các ưu tiên trong kinh doanh
Xác định nguyên nhân gốc rễ gây ra tắc nghẽn/ sai sót trong quy trình vận hành
Hoặc bất cứ quy trình nào hướng tới mục tiêu cải tiến liên tục
Tuy nhiên, việc triển khai chu trình PDCA có thể đòi hỏi tương đối thời gian và sự tập trung nguồn lực. Vì vậy, nó sẽ không phải là cách tiếp cận thích hợp để giải quyết một vấn đề khẩn cấp hoặc các tình huống đòi hỏi sự sáng tạo và nhanh nhạy.