Toàn quốc: Cách Thay Đổi Địa Chỉ Trên Giấy Phép Kinh Doanh Khi Sáp Nhập

Cách Thay Đổi Địa Chỉ Trên Giấy Phép Kinh Doanh Khi Sáp Nhập
​

Việc cập nhật thay đổi địa chỉ trụ sở là thủ tục hành chính phổ biến trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Đặc biệt, trong bối cảnh sáp nhập các tỉnh/thành phố, Xã/Phường đang diễn ra hiện nay, nhiều doanh nghiệp lo ngại phải cập nhật lại thông tin địa chỉ trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GPKD) để tránh sai lệch pháp lý.



Tuy nhiên, theo thông tin từ Bộ Tài chính, doanh nghiệp không bắt buộc phải thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh chỉ vì lý do thay đổi địa giới hành chính. Việc cập nhật là tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp hoặc thực hiện đồng thời khi thay đổi các nội dung khác.


Vậy khi nào cần thay đổi địa chỉ? Và cách thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh ra sao để đảm bảo đúng luật, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian? Hãy cùng Luật Beta tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Doanh nghiệp có bắt buộc thay đổi địa chỉ sau khi sáp nhập?
Theo thông tin chính thức từ Bộ Tài chính, các trường hợp thay đổi địa giới hành chính do sáp nhập tỉnh/thành không bắt buộc doanh nghiệp phải thay đổi địa chỉ trên GPKD. Cụ thể theo công văn Công văn 4370/BTC-DNTN năm 2025:


Doanh nghiệp có bắt buộc thay đổi địa chỉ sau sáp nhập hay không?


Thực hiện nhiệm vụ Thủ tướng Chính phủ giao tại Quyết định số 571/QĐ-TTg ngày 12/3/2025 về việc thành lập Ban Chỉ đạo thực hiện sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình tổ chức chính quyền địa phương 02 cấp, Bộ Tài chính hướng dẫn công tác đăng ký kinh doanh trong trường hợp có thay đổi địa giới hành chính như sau:

1. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác tiếp tục sử dụng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã, Giấy chứng nhận đăng ký tổ hợp tác, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh đã được cấp.
   
   
2. Cơ quan đăng ký kinh doanh không được yêu cầu doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác đăng ký thay đổi thông tin về địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác cập nhật thông tin về địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã, Giấy chứng nhận đăng ký tổ hợp tác, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh khi có nhu cầu hoặc thực hiện đồng thời khi đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi nội dung khác trong đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác.
   

Tóm lại, doanh nghiệp không bắt buộc phải thay đổi thông tin trên giấy đăng ký kinh doanh mà có thể thực hiện theo nhu cầu hoặc cập nhật khi thực hiện đồng thời cùng các thủ tục hành chính về doanh nghiệp sau này.

Khi nào doanh nghiệp nên thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh?
Mặc dù không bắt buộc, nhưng doanh nghiệp vẫn nên chủ động thay đổi địa chỉ trên GPKD trong các trường hợp sau:

• Khi địa chỉ trên giấy phép không còn khớp với hồ sơ ngân hàng, thuế, hóa đơn
  

Trong thực tế, có những trường hợp địa chỉ doanh nghiệp vẫn giữ nguyên về mặt thực địa, nhưng do có sự thay đổi địa danh hành chính như sáp nhập phường, đổi tên đường, thay đổi quận/huyện nên thông tin trên giấy phép không còn trùng khớp với địa chỉ trong hóa đơn, hồ sơ thuế, tài khoản ngân hàng... Việc cập nhật địa chỉ lúc này giúp doanh nghiệp tránh được những rắc rối phát sinh trong giao dịch và kê khai thuế.

• Khi doanh nghiệp thay đổi trụ sở thực tế sang nơi khác
  

Đây là trường hợp phổ biến mà doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh, đặc biệt là khi chuyển sang địa bàn quận/huyện, tỉnh/thành phố khác. Việc này cần được thông báo kịp thời tới Sở Tài chính trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày chính thức thay đổi để tránh bị xử phạt hành chính.

• Khi doanh nghiệp cần chuẩn hóa hồ sơ pháp lý phục vụ hoạt động kinh doanh
  

Trong các hoạt động như gọi vốn, đấu thầu, ký hợp đồng lớn hay đăng ký tham gia các chương trình hỗ trợ từ nhà nước, hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp cần đảm bảo thống nhất và hợp lệ. Nếu địa chỉ không được cập nhật theo quy chuẩn mới, rất dễ dẫn đến sự nghi ngờ hoặc từ chối từ đối tác, nhà đầu tư hoặc cơ quan xét duyệt.

• Khi thực hiện các thủ tục thay đổi khác để cập nhật đồng bộ
  

Nếu doanh nghiệp đang làm thủ tục thay đổi tên công ty, người đại diện pháp luật, ngành nghề kinh doanh…, thì nên kết hợp thay đổi địa chỉ trụ sở (nếu có nhu cầu) trong cùng một đợt để tiết kiệm thời gian và chi phí xử lý hồ sơ, đồng thời tránh trường hợp phải điều chỉnh nhiều lần.


Lưu ý: Theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020, mặc dù không bắt buộc trong mọi trường hợp, nhưng nếu có thay đổi thực tế về địa chỉ, doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi trong vòng 10 ngày làm việc. Trường hợp chậm thông báo có thể bị phạt hành chính tùy theo mức độ vi phạm.

Hồ sơ và quy trình thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh
Hồ sơ bao gồm:

• Giấy đề nghị thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo mẫu quy định (mẫu số 12 Thông tư 68/2025/TT-BTC).
  
  
• Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi (mẫu số 10 Thông tư số 68/2025/TT-BTC).
  
  
• Quyết định của chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH 1 thành viên), Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên) hoặc Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần) về việc thay đổi địa chỉ (không áp dụng với trường hợp cập nhật địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính)
  
  
• Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu không phải là người đại diện pháp luật).
  
  
• Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của người ủy quyền nếu một trong 2 bên ủy quyền hoặc bên được ủy quyền chưa định danh mức 2 trên VNEID (CCCD/hộ chiếu).
  
  
• Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa chỉ mới (nếu có yêu cầu tại từng địa phương).
  

Lưu ý: Trường hợp chuyển địa chỉ sang quận/huyện khác hoặc tỉnh/thành khác thì doanh nghiệp cần hoàn thành thủ tục chuyển cơ quan thuế quản lý và hoàn tất các nghĩa vụ thuế trước khi thay đổi giấy phép kinh doanh.

Quy trình thực hiện:
Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức để thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh, gồm: nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc thực hiện online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

1. Thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh hình thức trực tiếp
   

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp cần lập hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở và nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Hồ sơ bạn cần chuẩn bị đầy đủ như Luật Beta đã đề cập ở bên trên.


Bước 2: Nộp hồ sơ

Sau khi hoàn tất hồ sơ, doanh nghiệp nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi đặt trụ sở mới. Sau khi tiếp nhận, cơ quan đăng ký sẽ cấp Giấy biên nhận hồ sơ và bắt đầu xử lý.


Bước 3: Nhận kết quả đăng ký thay đổi

Doanh nghiệp đến nhận kết quả theo giấy hẹn. Nếu hồ sơ hợp lệ, sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ mới.


Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ thông báo bằng văn bản và yêu cầu sửa đổi trong vòng 03 ngày làm việc.


Bước 4: Khắc con dấu mới (nếu có)

Nếu thay đổi địa chỉ sang tỉnh/thành phố khác hoặc con dấu cũ của bạn có khắc quận/huyện, doanh nghiệp cần:

• Tiến hành khắc lại con dấu có thông tin địa chỉ mới.
  
  
• Thông báo mẫu con dấu mới đến các đối tác, ngân hàng,…
  
  
• Con dấu mới sẽ được sử dụng thay thế hoàn toàn con dấu cũ trong các giao dịch.
  

Bước 5: Đăng bố cáo thay đổi thông tin doanh nghiệp

Doanh nghiệp phải thực hiện đăng bố cáo công khai việc thay đổi địa chỉ trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy phép mới.


Ngoài ra, nên chủ động thông báo thông tin này trên website công ty, gửi email đến đối tác, khách hàng, nhà cung cấp để cập nhật và đảm bảo giao dịch không bị gián đoạn.

1. Thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh hình thức online
   

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu cho hình thức online tương tự như hình thức trực tiếp.


Bước 2: Nộp hồ sơ online

• Doanh nghiệp đăng nhập vào hệ thống đăng ký kinh doanh trực tuyến tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
  

Nộp hồ sơ online tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

• Điền thông tin thay đổi địa chỉ vào trường thông tin trên hệ thống.
  
  
• Tải lên các văn bản, tài liệu đính kèm theo bộ hồ sơ đã chuẩn bị.
  
  
• Ký xác nhận điện tử bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc bằng chữ ký số.
  

Bước 3: Thanh toán lệ phí

Thanh toán lệ phí qua cổng thanh toán trực tuyến tích hợp trên hệ thống.


Bước 4: Chờ xét duyệt và nhận kết quả

• Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra hồ sơ và phản hồi trong thời gian quy định. Nếu hồ sơ hợp lệ, giấy phép kinh doanh mới sẽ được cấp. Doanh nghiệp có thể đăng ký nhận kết quả qua đường bưu điện hoặc nhận trực tiếp.
  
  
• Theo dõi kết quả hồ sơ thường xuyên để thay đổi kịp thời
  

Luật Beta - Hỗ trợ thay đổi địa chỉ doanh nghiệp nhanh chóng & đúng luật
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý doanh nghiệp, Luật Beta cung cấp dịch vụ thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh trọn gói:

• Tư vấn từng trường hợp cụ thể của doanh nghiệp (chuyển địa chỉ thực tế hay chỉ thay đổi hành chính);
  
  
• Soạn hồ sơ đầy đủ, đúng biểu mẫu pháp luật;
  
  
• Đại diện nộp và xử lý hồ sơ tại Sở Tài chính, cơ quan thuế;
  
  
• Cập nhật đồng bộ địa chỉ với bảo hiểm, hóa đơn điện tử… (nếu khách hàng yêu cầu);
  
  
• Chi phí minh bạch - không phát sinh - bảo mật tuyệt đối thông tin doanh nghiệp.
  

Việc cập nhật địa chỉ trụ sở là thủ tục doanh nghiệp không bắt buộc phải thực hiện trong bối cảnh sáp nhập hành chính, nhưng nên thực hiện khi có thay đổi thực tế hoặc cần đồng bộ hồ sơ. Nếu bạn cần hỗ trợ thủ tục thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh nhanh chóng, đúng luật, hãy để Luật Beta đồng hành và xử lý toàn bộ thủ tục cho bạn từ A-Z.

Luật Beta – Beta Law cung cấp dịch vụ pháp lý toàn diện cho doanh nghiệp.
Beta Law luôn chú trọng xây dựng chiến lược phù hợp và hỗ trợ tận tâm cho từng khách hàng, giúp doanh nghiệp đáp ứng được các thủ tục pháp lý một cách suôn sẻ, an toàn và tối ưu chi phí.


Với nhiều năm kinh nghiệm và thành công trong việc giải quyết các vấn đề pháp lý phức tạp, Beta Law đã trở thành điểm tựa đáng tin cậy, mang lại lợi ích và sự bảo vệ pháp lý tối ưu cho khách hàng.


THÔNG TIN LIÊN HỆ

• Email: info.betalaw@gmail.com
  
  
• Hotline/Zalo: 0931.206.506 – 0766.61.64.68
  
  
• Trụ sở chính: 108 Trần Đình Xu, Phường Cầu Ông Lãnh, TP. Hồ Chí Minh
  
  
• Địa chỉ chi nhánh: 50 Cao Đức Lân, Phường Bình Trưng, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam