Toàn quốc: Mã Số Mã Vạch Quốc Tế Khi Xuất Khẩu Hàng Hóa Sang Eu - Mỹ - Nhật

Khi xuất khẩu hàng hóa sang các thị trường lớn như EU, Mỹ hay Nhật Bản. Doanh nghiệp Việt Nam bắt buộc phải tuân thủ tiêu chuẩn mã số mã vạch quốc tế (GS1) để sản phẩm được thông quan và phân phối thuận lợi. Việc áp dụng đúng chuẩn mã vạch giúp nâng cao uy tín thương hiệu. Hơn nữa giúp truy xuất nguồn gốc minh bạch, là yếu tố bắt buộc trong chuỗi cung ứng toàn cầu. Bài viết này UCC Việt Nam sẽ giúp bạn hiểu rõ các quy định, tiêu chuẩn mã vạch cụ thể của từng thị trường xuất khẩu.


Tiêu chuẩn mã số mã vạch quốc tế khi xuất khẩu hàng hóa sang EU – Mỹ – Nhật Bản
1. Mã số mã vạch quốc tế là gì?
Mã số mã vạch quốc tế là một hệ thống mã hóa tiêu chuẩn được công nhận trên toàn cầu để nhận diện sản phẩm, hàng hóa, bao bì và các đối tượng kinh doanh khác. Nó bao gồm một dãy số (mã số) được thể hiện dưới dạng vạch in (barcode) hoặc mã 2D để các thiết bị quét tự động có thể đọc được.

Hệ thống mã vạch quốc tế phổ biến nhất do tổ chức GS1 quản lý, với các định dạng như EAN‑13, UPC‑A, GS1‑128, GS1 DataMatrix, GS1 QR Code. Ví dụ, sản phẩm bán tại siêu thị EU thường dùng EAN‑13, Mỹ dùng UPC‑A. Trong khi Nhật Bản có thể dùng GS1 QR Code hoặc GS1‑128 cho bao bì lớn và truy xuất chuỗi cung ứng.

2. Tại sao hàng xuất khẩu cần tuân thủ tiêu chuẩn mã số mã vạch quốc tế
Việc tuân thủ tiêu chuẩn mã số mã vạch quốc tế (GS1) là cực kỳ quan trọng vì các lý do sau:

• Đảm bảo nhận diện sản phẩm chính xác. Mỗi sản phẩm có mã số mã vạch duy nhất. Giúp hệ thống bán lẻ, kho vận, hải quan quét và nhận diện nhanh chóng, tránh nhầm lẫn hàng hóa. Nếu mã vạch không chuẩn, sản phẩm có thể bị từ chối nhập kho hoặc trả lại.
• Tuân thủ yêu cầu của nhà bán lẻ và chuỗi cung ứng. Nhiều nhà phân phối và siêu thị quốc tế yêu cầu sản phẩm phải có mã vạch GS1 hợp chuẩn. Nếu không đáp ứng, sản phẩm sẽ không được đưa lên kệ hoặc bán online.
• Tăng độ tin cậy và chuyên nghiệp cho thương hiệu. Mã vạch chuẩn thể hiện sự chuyên nghiệp, minh bạch trong truy xuất nguồn gốc. Giúp xây dựng niềm tin với khách hàng và đối tác quốc tế.
• Hỗ trợ quản lý kho và logistics hiệu quả. Khi mã vạch hợp chuẩn, việc kiểm kho, vận chuyển, phân phối trở nên nhanh chóng, giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Đáp ứng quy định pháp lý và tiêu chuẩn quốc tế. Một số thị trường quốc tế bắt buộc sản phẩm phải có mã vạch hợp chuẩn. Để đảm bảo truy xuất nguồn gốc, tránh hàng giả, hàng nhái. Không tuân thủ có thể dẫn đến trả hàng, phạt hoặc đình chỉ nhập khẩu.

Tại sao hàng xuất khẩu cần tuân thủ tiêu chuẩn mã số mã vạch quốc tế
3. Các hệ thống mã số mã vạch quốc tế hiện nay
GTIN (Global Trade Item Number)

Là mã số duy nhất nhận diện sản phẩm trên toàn cầu. Bao gồm các loại:

• GTIN‑8: 8 chữ số, dùng cho sản phẩm nhỏ.
• GTIN‑12 (UPC‑A): 12 chữ số, phổ biến ở Mỹ.
• GTIN‑13 (EAN‑13): 13 chữ số, phổ biến ở EU và nhiều nước khác.
• GTIN‑14: 14 chữ số, dùng cho bao bì tổng hợp (carton, pallet).

• Mỗi GTIN chỉ dùng cho một biến thể sản phẩm duy nhất (màu sắc, kích cỡ khác nhau = GTIN khác).

GS1‑128 (trước kia là EAN/UCC‑128)

• Dùng chủ yếu cho vận chuyển, logistics, pallet hoặc thùng hàng.
• Cho phép lưu nhiều thông tin: số lô, hạn sử dụng, ngày sản xuất, số lượng sản phẩm…
• Thường in trên nhãn thùng hàng xuất khẩu để các hệ thống tự động quét khi nhập kho hoặc vận chuyển quốc tế.

Mã 2D: GS1 DataMatrix và GS1 QR Code

• Dùng khi cần lưu nhiều thông tin trong không gian hạn chế. Thường áp dụng cho:
• Dược phẩm, thiết bị y tế (GS1 DataMatrix)
• Bao bì sản phẩm cao cấp, điện tử, hàng tiêu dùng (GS1 QR Code)
• Có khả năng chứa dữ liệu chi tiết và truy xuất trực tuyến.

GLN (Global Location Number)

• Dùng để xác định vị trí, kho, công ty, nhà máy hay điểm phân phối.
• Giúp hệ thống logistics, bán lẻ và hải quan nhận diện chính xác nguồn hàng và địa điểm liên quan.

4. Tiêu chuẩn mã vạch khi xuất khẩu sang EU, Mỹ, Nhật Bản
Việc tuân thủ các tiêu chuẩn mã vạch quốc tế là điều kiện tiên quyết để hàng hóa xuất khẩu được chấp nhận tại các thị trường lớn như EU, Mỹ và Nhật Bản. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về các loại mã vạch và yêu cầu kỹ thuật tại từng khu vực:


Tiêu chuẩn mã vạch khi xuất khẩu sang quốc tế
4.1. Tiêu chuẩn mã vạch khi xuất khẩu sang EU

• Theo International Barcodes, ở thị trường châu Âu, mã vạch phổ biến là mã EAN-13 (hoặc EAN-8 nếu diện tích nhỏ). Vì được bộ phận bán lẻ và thị trường chấp nhận rộng rãi.
• Theo GS1 Europe, các mã 2D như QR Code powered by GS1 hay GS1 DataMatrix cũng đang được khuyến khích. Vì nâng cao truy xuất và minh bạch chuỗi cung ứng.
• Doanh nghiệp cần đảm bảo mã GTIN đã đăng ký quốc tế, mã vạch in rõ ràng, màu sắc tương phản tốt, kích thước. Và vùng “quiet zone” theo chuẩn để khi quét tại cửa hàng EU không bị lỗi.
• Ngoài ra, với hàng hóa nhập khẩu vào EU còn chịu yêu cầu truy xuất nguồn gốc. Vì vậy phần mã và nhãn in cần rõ “Made in …”, lô, hạn sử dụng nếu có.

4.2. Tiêu chuẩn mã vạch khi xuất khẩu sang Mỹ

• Theo GS1 Mỹ, chuẩn thường dùng là UPC-A (12 chữ số) hoặc nếu dùng GTIN từ GS1 thì vẫn chấp nhận quốc tế.
• Nếu bạn xuất khẩu sản phẩm sang Mỹ hoặc bán trên marketplace Mỹ. Bạn nên đăng ký prefix GS1 Company Prefix tại GS1 US, gắn GTIN và tạo mã vạch UPC thông qua GS1 US Data Hub.
• GS1 US cũng lưu ý rằng mã UPC bạn sử dụng có thể dùng bán ở nhiều thị trường nếu chuẩn. Tức là không bắt buộc riêng cho Mỹ nhưng nếu muốn vào kênh bán lẻ Mỹ nên ưu tiên UPC.
• Khi thiết kế mã vạch cho Mỹ: kích thước chuẩn, khoảng “quiet zone” hai bên, màu sắc tương phản. Ví dụ: đối với UPC-A, chiều rộng và chiều cao có giới hạn và không nên resize mà làm mất tỷ lệ.

4.3. Tiêu chuẩn mã vạch khi xuất khẩu sang Nhật Bản

• Ở Nhật Bản, tiêu chuẩn cũng theo GS1 thông qua tổ chức GS1 Japan. Tài liệu cung cấp hướng dẫn sử dụng mã vạch GS1 QR code và GS1-128 trên bao bì chung cho thương mại.
• Theo GS1 Japan Handbook: ví dụ mã GS1 QR code/GS1-128 ký hiệu được dùng cho các thùng hàng tập hợp (carton) chứa nhiều sản phẩm xuất khẩu, ghi GTIN, ngày sản xuất, hạn sử dụng, số lô sản phẩm.
• Doanh nghiệp xuất khẩu sang Nhật cần: đảm bảo mã vạch hợp chuẩn GS1 (GTIN). Nếu là packaging lớn (carton, pallet) có thể dùng GS1-128 hay QR tương thích, và đọc được trong hệ thống Nhật Bản.
• Ngoài ra, vì Nhật yêu cầu cao về truy xuất nguồn gốc, đặc biệt hàng thực phẩm. Hàng tiêu dùng nên việc mã vạch chuẩn góp phần đáp ứng yêu cầu truy xuất, giảm rủi ro bị kiểm tra hoặc trả hàng.

5. Cách đảm bảo mã vạch đạt chuẩn khi xuất khẩu
Để đảm bảo mã vạch của sản phẩm xuất khẩu đạt chuẩn, doanh nghiệp nên thực hiện các bước sau:

• Đăng ký với thành viên GS1 tại quốc gia mình (ví dụ Việt Nam) để lấy GS1 Company Prefix, GTIN cho từng sản phẩm.
• Xác định định dạng mã vạch phù hợp với thị trường xuất khẩu. EAN-13 cho EU, UPC cho Mỹ, mã GS1 QR/GS1-128 nếu cần dùng cho Nhật hoặc logistics.
• Thiết kế bao bì/nhãn in mã vạch. Đảm bảo kích thước, độ tương phản, vùng yên lặng (quiet zone) hai bên, độ phân giải in rõ, thử scan trước khi sản xuất hàng loạt.
• Kiểm thử quét (scan test) tại nhiều điều kiện thực tế. Anh sáng thấp, máy scan khác nhau, máy quét POS ở thị trường mục tiêu. Nếu có thể, gửi mẫu tới nhà phân phối nước ngoài hoặc cửa hàng để test.
• Gắn nhãn rõ ràng các thông tin phụ nếu thị trường yêu cầu. Số lô, ngày sản xuất/hạn sử dụng, xuất xứ (Made in Vietnam) nếu có. Mã vạch hỗ trợ truy xuất nhưng thông tin phụ nên rõ.
• Lưu trữ mã và dữ liệu sản phẩm trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp. Đảm bảo mỗi GTIN chỉ dùng cho một biến thể sản phẩm (khác màu, kích cỡ là GTIN khác) – vì tiêu chuẩn GS1 yêu cầu.
• Cập nhật khi có thay đổi bao bì, thương hiệu, kích cỡ sản phẩm. Vì nếu dùng lại GTIN cũ cho sản phẩm khác có thể gây lỗi và bị nhà bán lẻ từ chối.

6. Tổng kết
Việc tuân thủ tiêu chuẩn mã số-mã vạch quốc tế là yếu tố không thể bỏ qua khi doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu hàng hóa sang thị trường lớn như EU, Mỹ, Nhật Bản. Thông qua bài viết này, bạn đã hiểu:

• Mã vạch quốc tế là gì và vì sao cần thiết.
• Các hệ thống mã vạch quốc tế phổ biến hiện nay (GS1, EAN/UPC, GS1-128, 2D mã…).
• Tiêu chuẩn cụ thể theo từng thị trường: EU (EAN-13, mã 2D…), Mỹ (UPC-A…), Nhật (GS1 QR/GS1-128…).
• Cách đảm bảo mã vạch đạt chuẩn ở khâu đăng ký, thiết kế, kiểm thử.
• Những lỗi phổ biến cần tránh.

Nếu bạn còn thắc mắc gì hãy liên hệ UCC Việt Nam ngay nhé