Cần giúp: Mẹ nào có phần mềm quản lý bán hàng tiện dụng ko?

Ðề: Mẹ nào có phần mềm quản lý bán hàng tiện dụng ko?

Bạn đọc thêm bài Phần mềm bán hàng: Mua đứt hay dùng online? nhé

P/S: Câu hỏi chuẩn phải là Mua đóng gói (mua đứt bản quyền) hay sử dụng dịch vụ thuê phần mềm (Software As Services - SaS). Bởi vì phần mềm đóng gói nào trên thị trường hiện nay cũng chạy được online nếu có IP tĩnh và đường truyền đảm bảo. Chỉ khác là các phần mềm đóng gói trên máy tính ko phải web-form để có thể chạy trên Android, iOS thôi (nhưng vẫn chạy được trên máy tính bảng sử dụng HĐH Windows 8 )

Trong gói 99K/tháng (tức: 3,6tr/3 năm), bạn làm rõ với nhà cung cấp phần mềm đó 2 tính năng mà họ đã nêu:

1. Quản lý tồn kho, mã vạch: Bao gồm quản lý cái gì trong đó, độ chuyên sâu tới đâu? ("Mã vạch" là hiển nhiên, vì đó là cụm từ chỉ thuộc tính (thông tin) của hàng hóa thôi mà)

2. Báo cáo quản lý: Đây là gạch đầu dòng cực kỳ mờ nhạt, phải nêu rõ cụ thể là những báo cáo nào, có thể chứng minh tại sao ra các con số có mặt trên báo cáo đó ngay trên phần mềm được không?

Theo như trên website của bên "phần mềm online" mà bạn đang tham khảo, thì bản 99K (thực chất là 100K) này ko có chức năng quản lý công nợ. Tính năng này chỉ có trên bản 200K/tháng (tức 7,8tr/3 năm --> Cao hơn rất nhiều so với việc mua bản quyền phần mềm đóng gói + bảo trì hàng năm, mà chưa chắc đã nhiều tính năng hơn)

Phần mềm dạng nghiệp vụ cần phải chỉ ra được quan hệ giữa các chứng từ với chứng từ. Ví dụ Đơn đặt mua hàng phải có quan hệ với hóa đơn đầu vào, với phiếu nhập hàng, với phiếu chi tiền (thanh toán với NCC). Các quan hệ đó phải được chỉ rõ ra trạng thái của chứng từ. Giả sử xóa, sửa 1 chứng từ (nhất là chứng từ gốc) thì các chứng từ phái sinh phải update theo (con số và trạng thái) và ngược lại. Các phần mềm nghiệp vụ của nước ngoài họ rất chặt chẽ trong việc quản lý quy trình chứng từ như vậy. Bạn hãy bảo các bên tư vấn phần mềm giảng cho bạn về quy trình chứng từ, cách tính giá vốn, cách tính giá trị và số lượng hàng tồn kho, chứng minh các ràng buộc liên quan tới các số liệu cụ thể trên phần mềm,... Nếu họ nói được, chứng minh được thì mới đáng tin bạn ạ. Triển khai phần mềm ko chỉ là mỗi nhập nhập vào phần mềm, còn tính toán thế nào thì phó mặc cho phần mềm được đâu bạn ạ.

Mình lấy 1 ví dụ mang tính kiểm tra sâu về 1 tính năng cơ bản: KH trả lại hàng bán.

- Bạn kiểm tra 2 trường hợp KH: (1) Đang mua nợ, sau đó trả lại hàng bán và (2) Mua hàng đã thanh toán, sau đó trả lại hàng bán thì xem phần thanh toán công nợ sẽ thế nào. Ngoài ra, bạn cần kiểm tra các trường hợp liên quan tới thanh toán như: thanh toán cho nhiều hóa đơn, thanh toán nhiều lần cho 1 hóa đơn, kiểm tra trạng thái của hóa đơn gốc sau khi đã thanh toán hoặc thanh toán 1 phần,....
- Bạn kiểm tra khi trả lại hàng cho 1 KH nào đó, sau khi KH đưa hóa đơn bán hàng, bạn nhập vào phần mềm đó, liệu nội dung của hóa đơn gốc có hiện thị hay ko? Giả sử bạn cố tình gõ mã của một mặt hàng mà KH đó ko mua thì xem PM có cho phép lưu hay không? Giả sử hóa đơn gốc mà KH mang tới mua mặt hàng 001 với số lượng = 1, ở trên phiếu trả lại hàng bán, (nhân viên của) bạn cố tình gõ số lượng là 2 thì phần mềm có cho phép ghi lại hay cảnh báo hay ko, v.v...

Đây chỉ là 1 tính năng nhỏ trong chức năng trả lại hàng bán. Bạn cần chú ý khi kiểm tra phần mềm nhé.

Tóm lại, không phải cứ nhìn thấy mấy gạch đầu dòng là nói các phần mềm đó như nhau về chức năng hay tính năng được (cái 99K kia quá đơn giản, ít hơn cả chức năng của phần mềm Hai lúa ở các trang phía trước quảng cáo) mà bạn phải tìm hiểu chuyên sâu về nghiệp vụ thực tế.

Nếu bạn có thời gian đọc toàn bộ 36 trang của topic này thì bạn sẽ ko cần hỏi khi lựa chọn phần mềm đâu bạn ạ.


Chúc bạn thành công!

 

Ðề: Mẹ nào có phần mềm quản lý bán hàng tiện dụng ko?

mẹ nào cần phần mềm tham khảo chữ ký của e.giá hạt dẻ.kekek

 

Ðề: Mẹ nào có phần mềm quản lý bán hàng tiện dụng ko?

Mình thấy bây giờ có khá nhiều phần mềm thuê theo tháng khá rẻ như cho không phần mềm, có thể sẽ bán hosting.
Còn giá 3,8 triệu thì mình thấy cũng chưa phải cao lắm vì là phần mềm dùng trọn đời, chỉ mất chi phí bảo trì, bảo hành cho các năm tiếp theo.

 

Ðề: Mẹ nào có phần mềm quản lý bán hàng tiện dụng ko?

Trong lĩnh vực phần mềm đóng gói, "bản quyền phần mềm" có thể được tính theo concurrent users (số người cùng sử dụng ở 1 thời điểm), hoặc theo module (phân hệ) hoặc tính theo cả 2 (cả user lẫn module). Chưa kể giá bản quyền có đi kèm chính sách KM (giảm giá hàng bán), ví dụ như giảm giá cho shop nhỏ, shop mới mở, shop đã phải mất tiền vì thay thế phần mềm cũ,...

Có thể 3,8tr đó là giá dành cho shop nhỏ, mới mở và là giá cho 01 máy thôi. Vì thế 1 con số ko thể nói lên là nó to hay nó bé, cao hay thấp, đắt hay rẻ mà còn tùy thuộc vào quy mô của KH và chính sách KM của NCC.

Nếu đọc trong forum của họ sẽ thấy trước kia có nhiều siêu thị phải trả vài ngàn đô cho bản quyền phần mềm (vì họ dùng tới trên 50 concurrent users)

 

Ðề: Mẹ nào có phần mềm quản lý bán hàng tiện dụng ko?

e đánh dấu nghiên cứu sau ạ!!!!!!!!!!!!!!!!!!

 

Ðề: Mẹ nào có phần mềm quản lý bán hàng tiện dụng ko?

Mọi người có thể tham khảo phần mềm bán hàng Timi Shop bên công ty CP Timi nhé, bên mình đang có chương trình dùng thử miễn phí 3 tháng với đầy đủ tính năng để khách hàng tìm hiểu và đánh giá phần mềm. Website: http://timi.vn. Nếu cần tư vấn về mô hình hoặc hỗ trợ sử dụng thì liên hệ với mình sđt: 01296789012, skype: trantuandhtm

 

Chào các mẹ,

Các mẹ đang dùng phần mềm quản lý bán hàng nào thì tư vấn giúp em với ạ, em chuẩn bị mở siêu thị mini mà ko biết nên dùng phần mềm nào vừa dễ sử dụng, vừa tiết kiệm mà quản lý đc hiệu quả ạ. Em search google thì ra nhiều nơi cung cấp quá, chả biết nên chọn cái nào. Hix. Các mẹ dùng rồi thì tư vấn giùm em với.

 

Ðề: Nên dùng phần mềm quản lý bán hàng nào

Chào bạn,

Chủ đề này trao đổi nhiều rồi mà bạn, bạn có thể đọc một vài topics về chủ đề này trên lamchame:

1. Mẹ nào có phần mềm quản lý bán hàng tiện dụng ko?

2. Phần mềm bán hàng: Mua đứt hay dùng online?

3. Đã sử dụng qua 2 phần mềm quản lý bán hàng mà đều thất bại, cứu em với

4. Dùng phần mềm bán hàng nào hiệu quả!

5. Ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng trong kinh doanh

6. Xin tư vấn về mua và sử dụng máy đọc mã vạch quản lý bán hàng?

7. v.v... Còn nhiều lắm bạn ạ, bạn dùng chức năng tìm kiếm bằng google của diễn đàn ở phía trên là tìm được rất nhiều bài như ở trên.

 

Ðề: Nên dùng phần mềm quản lý bán hàng nào

Chào chị!
Mua một phần mềm nó không giống như chị mua bất kỳ một loại hàng hóa nào khác, bởi với một mặt hàng vài người sử dụng nói tốt thì chắc chắn mặt hàng đó chất lượng, còn về phần mềm nếu chị đã tham khảo qua một vài topic cũng hỏi về phần mềm quản lý chị sẽ thấy là có người tâm đắc với phần mềm này, có người tâm đắc với phần mềm khác, và cũng chính những phần mềm đó lại cũng gặp không ít người chê. Vậy cùng một phần mềm lại có người khen và cũng có những người chê là do đâu?
Khen: Có thể là do phần mềm đó tốt thật sự, bao quát được toàn bộ quy trình quản lý bán hàng khiến mọi yêu cầu về quản lý của người sử dụng phần mềm đó đều đáp ứng hết (nhưng cái này rất hiếm) hoặc có thể do các tính năng của phần mềm là phù hợp với nhu cầu quản lý của người dụng tại thời điểm đó…
Chê: Có thể do phần mềm không phù hợp với quy trình quản lý của người đó, hoặc phần mềm chỉ list ra được những tính năng còn khi sử dụng thì tính toán sai hết…..)
Nói chung là còn rất nhiều trường hợp mà em không thể liệt kê hết, vậy nên chỉ có thể khuyên chị việc lựa chọn một phần mềm chỉ dựa vào tham khảo ý kiến thôi chưa đủ mà sau đó chị nên bỏ ra một chút thời gian chủ động hơn trong việc tìm kiếm, bởi phần mềm là công cụ sẽ hỗ trợ chị trong suốt quá trình kinh doanh, nếu lựa chọn không kỹ chị sẽ mất nhiều thời gian và công sức (chi phí) để chuyển đổi sag phần mềm khác. Đây là một vài ý kiến em hay khuyên khách hàng bước đầu lựa chọn phần mềm nên thực hiện, chị có thể tham khảo:

Đầu tiên: Chị nên gạch ra các yêu cầu quản lý của mình đương nhiên càng chi tiết càng tốt (Cái này phải phụ thuộc vào kinh nghiệm quản lý của chị) như:
+ Nhập hàng (có hỗ trợ nhập từ file excel)
+ Xuất bán (Bán buôn, bán lẻ)
+ Quản lý công nợ (Với nhà cung cấp, với khách hàng)
+ Quản lý tồn kho
+ Các chính sách khuyến mại mà shop thường áp dụng
+ Kiểm kê hàng
+ Theo dõi doanh thu theo khách hàng, nhân viên, thu ngân….
+ Tính giá vốn có chính xác không (cái này lúc đầu nhiều người không hề chú ý đến khi lựa chọn phần mềm => về sau lại phải mất rất nhiều thời gian để thay thế phần mềm khác do phần mềm ban đầu tính giá vốn sai => phân tích lãi lỗ sai (do lãi lỗ là cái mà người kinh doanh quan tâm hàng đầu))
……………

Sau đó: Chị nên tham khảo qua một vài phần mềm để xem với các yêu cầu đó các phần mềm vận hành như thế nào, với mỗi yêu cầu trên chị nên yêu cầu nhân viên phần mềm demo qua cho chị thấy để xem kết quả thế nào và có chứng minh ngược lại được kết quả đó không? Bởi đơn giản thế này: Sau này chị là người quản lý, cái mà chị xem là kết quả, nhưng khi chị thắc mắc hoặc muốn xem nguyên nhân tại sao ra kết quả đó thì phần mềm phải chứng minh được ngay cho chị đúng không.

Cuối cùng: Chốt lại xem phần mềm nào phù hợp với chị nhất theo các tiêu chí như: dễ dùng, chuyên sâu trong tính toán và quản lý, giá cả phù hợp, nhiệt tình trong hỗ trợ khách hàng (cái này quan trọng vì không phải ngay khi triển khai phần mềm chị có thể làm chủ được ngay mà chị vẫn phải cần họ hỗ trợ trong một thời dài) …..

Em bên phần mềm VNUNI, nếu cần chị có thể liên lạc trực tiếp với em qua: Skype: trang.vnuni, yahoo: vnuni_kinhdoanh_04, hoặc số: 0942269165. Em có thể cài và hướng dẫn chị sử dụng thử phần mềm bên em xem có thể phù hợp với nhu cầu quản lý bên chị không nhé

 

Ðề: Nên dùng phần mềm quản lý bán hàng nào

hic, nhà mình chỉ dùng phần mềm quản lý kho của công ty phần mềm hoàn hảo, chứ phần mềm bán hàng cũng chưa thử

 

Ðề: Nên dùng phần mềm quản lý bán hàng nào

Phần mềm bán hàng trên thị trường cũng có rất nhiều.Nếu mẹ nó mô hình siêu thị mini thì cũng không cần yêu cầu nhiều ngoài quản lý nhập xuất tồn doanh thu công nợ, tích hợp mã vạch...Mẹ nó cứ gọi tới các công ty cung câp phần mềm như cns, ato, kingpro...để họ gửi các tính năng phần mềm này và báo giá để mn lựa chọn thôi

 

Ðề: Nên dùng phần mềm quản lý bán hàng nào

Chào chị,
Hiện tại, công ty em đang cung cấp 1 số giải pháp phần mềm quản lý bán hàng, chị có thế tham khảo giải pháp phần mềm quản lý của bên công ty em qua 1 số khách hàng như:
 Siêu thị Lam Sơn (Thanh Hoá)
 Trung tâm Thương mại Bảo Trung (H. Nga Sơn – TP. Thanh Hóa)
 Siêu thị Kiểu (Thành Phố Thanh Hóa)
 Siêu thị Lan Hương (TP Hạ Long – Quảng Ninh)
 Siêu thị điện máy Tân Hưng (TP Lào Cai)
 Siêu thị Tình Luỹ (Sơn La)
 Siêu thị Máy tính Hoàng Phát (Hải Phòng)
 Siêu thị Sữa Dũng Milk (2 địa điểm Quán Toan và Quang Trung - Hải Phòng)
 Siêu thị Family Mark (Hồng Bàng - Hải Phòng)
 Thương hiệu Ô Mai Hồng Lam (Hệ thống các điểm: Đội Cấn, Phạm Ngọc Thạch, Nguyễn Chí Thanh, Hàng Đường, Khu Công nghiệp Quang Minh, Nguyễn Trường Tộ, Thái Thịnh, Trường Chinh, Phố Huế, Tphố Hải Phòng, Kim Mã)
 Công ty Bánh kẹo Thanh Hương (Hà Nội)
 Siêu thị xe đạp Thống Nhất (Thái Hà – Hà Nội)
...........

 

Ðề: Nên dùng phần mềm quản lý bán hàng nào

Mấy cái này phần mềm nào cũng có, tuy nhiên sự khác biệt ở chiều sâu của nó. Ví dụ "quản lý tồn kho" tức là quản lý thế nào? cái "quản lý" đó đem lại lợi lộc gì cho tôi.

Cụ thể, phần mềm phải trả lời được các câu hỏi mang tính lợi ích cho KH chứ ko phải là đi liệt kê các chức năng hiển nhiên (Mua, bán, thu, chi, tồn kho)

1. Làm thế nào để tôi có thể biết tốc độ luân chuyển hàng trong kho? (Ví dụ hàng của tôi tuy khi bán thì tưởng là có lãi đấy, nhưng nó nằm chết dí trong kho cả năm thì cái lãi đó cũng ko thể so được với giá trị tồn kho trong cả mấy tháng, nếu so với đầu tư khác, so với chỉ số lạm phát thì số tiền lãi đó có khi chẳng thấm vào đâu)
2. Tôi có thể tra hàng tồn ở những đâu trong phần mềm hay cứ phải vào cái báo cáo NXT một cách nhàm chán.
3. Tôi có thể xem bảng tổng hợp NXT, và xem luôn các con số phát sinh tại sao ra như vậy ngay trên một màn hình mà ko cần phải tra cứu thẻ kho làm gì.
4. Tôi có thể biết tức thời hàng tồn trên mọi giao dịch được không?
5. Nếu 1 cửa hàng của tôi đã hết hàng, tôi có thể điều chuyển hàng từ kho khác tới tức thì không? Thao tác có nhanh hay ko?
6. Làm thế nào để tôi biết được tuổi kho của mặt hàng, ví dụ: Muốn xem danh sách các mặt hàng đã tồn trong kho 30 ngày rồi mà chưa có giao dịch nào cả,...
7. Tôi có thể in tem kệ hàng (dán lên kệ hàng) hay in tem mã vạch theo mẫu mà tôi mong muốn được ko? (tức là tôi tự thay đổi mẫu tem để in)
8. v.v...

Kinh doanh ko chỉ là mỗi nghiệp vụ mua mua bán bán, kinh doanh là phải ra các quyết định dựa trên những thông tin mang tính chất quản trị. Vì thế khi tư vấn sản phẩm, nhất là sản phẩm phần mềm thì các bạn ko nên chỉ liệt kê các chức năng (mà phần lớn các phần mềm nào cũng có các chức năng đó) mà bạn cần phải thể hiện chiều sâu mỗi chức năng/tính năng của phần mềm mà các bạn đang kinh doanh. Đặc biệt các bạn phải đem giá trị tư vấn (hiệu quả của việc áp dụng) vào công việc kinh doanh của khách hàng. Như thế giá trị mà bạn mang tới cho KH ko chỉ là mỗi cái phần mềm mà còn là giá trị của việc áp dụng hiệu quả vào kinh doanh nữa.

Tồi tệ nhất của việc quảng cáo là ko có tí giá trị tư vấn nào, chỉ đi hết các topic liên quan tới sản phẩm, rồi chèn các link về phần mềm (nếu tôi là KH thì tôi chẳng bao giờ mua hàng từ những bài kiểu này), sau đó là viết 1 loạt bài copy y chang như nhau (dạng này cực kỳ dễ bị mod xóa bài). Điều đó thể hiện sự kém cỏi, ko biết tư vấn.

Hy vọng các bạn hãy kinh doanh bằng những bài viết tư vấn mang lại giá trị cao cho khách hàng. Đừng copy & paste dăm ba dòng kiểu: Liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ này, link này. Đó chỉ là những sales amateur mà thôi.

Tham khảo: Sự khác biệt giữa tư vấn giải pháp và “quảng cáo” phần mềm bán hàng

 

Ðề: Nên dùng phần mềm quản lý bán hàng nào

mẹ nó phải nói rõ yêu cầu như thế nào, rồi khả năng kinh tế tới đâu..Hiện mình đang dùng phần mềm quản lý của CNS, bạn thử vào http://cnsvietnam.com/san-pham/ để xem cái nào phù hợp nhé.

 

Ðề: Mẹ nào có phần mềm quản lý bán hàng tiện dụng ko?

ô thế có cái nào dùng ngon, chạy đc trên win7 các mẹ tư vấn em với

 

Ðề: Mẹ nào có phần mềm quản lý bán hàng tiện dụng ko?

Mẹ dùng thử phần mềm bán hàng mRIC bên em nhé. Đều phù hợp với mọi loại hệ điều hành windown: xp, vista, win 7, win 8 ạ

 

Ðề: Nên dùng phần mềm quản lý bán hàng nào

Chị liên hệ với em để em tư vấn cụ thể hơn cho Chị nhé. Về phần mềm thì rất nhiều quan trọng là phù hợp với nhu cầu của bên Chị ạ.

 

Ðề: Mẹ nào có phần mềm quản lý bán hàng tiện dụng ko?

Mình bán buôn hàng quần áo thì dùng phần mềm nào hợp lý bán.
- Mặt hàng thay đổi thường xuyên
- Có bù trừ công nợ (vì đôi khi nhà cung cấp cũng là khách hàng)
- Trên hóa đơn xuất thể hiện rõ nợ cũ, khoản thanh toán hôm nay và nợ mới
- Số hóa đơn đánh riêng cho từng khách hàng

 

Ðề: Mẹ nào có phần mềm quản lý bán hàng tiện dụng ko?

Nhiều bạn vẫn còn lăn tăn trước 1 "rừng" phần mềm bán hàng quảng cáo đầy rẫy trên thị trường mà không biết chọn như thế nào, với kinh nghiệm test rất nhiều phần mềm trong và ngoài nước từ lớn đến bé, mình xin chia sẻ một vài chỉ tiêu để các bạn làm căn cứ lựa chọn:

1. Về sản phẩm
Để lựa chọn phần mềm có tính nghiệp vụ, các bạn lựa chọn theo cách hỏi nhà cung cấp phần mềm: Tại sao lại ra doanh thu thế này, tại sao lại ra lãi thế kia, tại sao có con số tổng này, tại sao tạo ra con số tổng kia,... trong phần mềm. Bên tư vấn phần mềm phải chứng minh ngay bằng những click từ con số tổng đó ở bất cứ đâu của PM để biết tại sao lại ra được con số đó. Như thế mới tin tưởng được về phần mềm.

2. Về dịch vụ tư vấn bán hàng
Trong quá trình tiếp xúc giới thiệu sản phẩm, thông qua cách giải thích của họ đối với các câu hỏi của bạn thì bạn sẽ nhận xét xem người tư vấn bán hàng có hiểu về công việc, về đặc thù ngành nghề kinh doanh của bạn hay không. Có hiểu sâu sắc nghiệp vụ hay công nghệ về lĩnh vực bán lẻ (retail) hay không. Người tư vấn có phương pháp truyền đạt dễ hiểu hay không (từ những khái niệm khó chuyển thành những khái niệm trong đời thường mà nói ai cũng hiểu được) và... có chân thành chia sẻ kiến thức hay chỉ nhăm nhe bán hàng cho bằng được. Theo mình, việc tư vấn bán hàng chính là việc chia sẻ kinh nghiệm kinh doanh với khách hàng.

3. Về tư vấn triển khai
Các bạn cần xem phương pháp mà nhà tư vấn chuyển giao cho các bạn như: xem quy trình làm việc thế nào, các tài liệu hồ sơ triển khai như thế nào, phải làm công việc gì để tiếp nhận và ứng dụng phần mềm vào công việc kinh doanh, v.v.... Nhiều khi áp dụng phần mềm cũng là cách 2 bên cùng nhau học hỏi về phương pháp quản lý thông tin tài chính, thông tin kinh doanh,... vì thế ngoài việc triển khai, đào tạo phần mềm, người tư vấn giải pháp còn phải biết chia sẻ và cùng trao đổi về các vấn đề về quản trị thông tin với KH.

4. Chất lượng dịch vụ hỗ trợ

Sự nhiệt tình trong hỗ trợ là tiêu chí bắt buộc khi lựa chọn phần mềm (phần lớn việc hỗ trợ trong quá trình sử dụng phần mềm là Online). Vì bạn chưa mua phần mềm nên các bạn sẽ rất khó đánh giá chất lượng dịch vụ ở công đoạn hỗ trợ này. Tuy nhiên, thông qua việc tư vấn hỗ trợ trong quá trình bán hàng, bạn có thể kiểm tra xem quá trình hỗ trợ có nhiệt tình hay không, có nhanh chóng hay không, cách thức hỗ trợ, cung cấp thông tin có bài bản, chuyên nghiệp hay không?

Chúc các bạn lựa chọn được phần mềm phù hợp!

Nguồn: 4 tiêu chí lựa chọn phần mềm bán hàng

 

Ðề: Mẹ nào có phần mềm quản lý bán hàng tiện dụng ko?

Thông thường trong kinh doanh thì việc theo dõi phải thu và phải trả là tách biệt nhau. Rất ít khi mập mờ kiểu anh mua hàng của tôi thì sẽ trừ đi số tiền hàng anh bán cho tôi. Chỉ cần so sánh số dư công nợ phải thu, phải trả của đối tượng đó là biết mình hay họ ai nợ ai.

Trong kế toán thì rất rõ ràng giữa số dư của 2 loại tài khoản công nợ (phải thu & phải trả): Số dư công nợ của TK 131 (đối tượng khách hàng) và Số dư công nợ của TK 331 (đối tượng nhà cung cấp). Chi tiết các tài khoản đó sẽ list ra các chứng từ liên quan. Ví dụ: Chi tiết 131 sẽ là danh sách các hóa đơn bán hàng, các chứng từ thanh toán với KH (phiếu thu-UNT); Chi tiết 331 sẽ là danh sách các hóa đơn đầu vào (nhập hàng) và các thanh toán với KH (phiếu chi, UNC).

Dù trên chứng từ hóa đơn bán hàng có thể hiện công nợ cũ (có thể nợ từ 1 hoặc nhiều hóa đơn bán hàng cũ chưa thanh toán) nhưng sau khi thanh toán thì kể cả tự động thanh toán nợ hiện thời hay nợ cũ thì phần mềm sẽ [tự động] thêm các chứng từ thanh toán (đối với thu tiền KH thì sẽ là các phiếu thu (thu tiền mặt) hoặc UNT (nếu thanh toán qua ngân hàng))

Về bản chất, quy trình chứng từ trong quy trình bán hàng sẽ là

Báo giá (1) --> Đơn đặt bán hàng (2) --> Hóa đơn bán hàng (3.1) + [Phiếu xuất kho (3.2)] + [Phiếu Giao hàng (3.3)] --> KH Thanh toán (4)

Đặc biệt các bạn chú ý quan hệ giữa 2 loại chứng từ Hóa đơn bán hàng (3) và KH Thanh toán (4) sẽ có 2 trường hợp:

Trường hợp 1: 1 hóa đơn bán hàng có thể được thanh toán thành nhiều lần. Ví dụ: 1 hóa đơn có giá trị 50tr, điều kiện mua nợ hoặc thanh toán từng phần, mỗi lần thanh toán 1 phần trong hóa đơn: eg: Lần 1: 10tr, lần 2: 30tr, lần 3: 10tr. Như vậy trong phần mềm phải kiểm soát được quan hệ giữa các chứng từ với nhau, và trang thái của hóa đơn bán hàng (chưa thanh toán, thanh toán từng phần, đã thanh toán hết)

Trường hợp 2: Một lần thanh toán cho nhiều hóa đơn. Ví dụ: KH của bạn (khá thân thiết) mua hàng "đều như vắt chanh", mỗi lần mua lấy 1 ít hàng (ít thôi chứ nợ nhiều thì họ chiếm dụng vốn của các bạn đấy) và cuối tháng hoặc cuối quý mới thanh toán cả thể. Như vậy khi thanh toán cho KH đó, bạn có thể thanh toán 1 lần hết các hóa đơn mà họ mua nợ bạn (thậm trí là ko thanh toán hết mà chỉ 1 vài hóa đơn thôi).

Còn trường hợp bán lẻ thì bán lần nào thanh toán lần đó luôn. Phần mềm vẫn phải sinh ra 1 phiếu thu tương ứng với hóa đơn bán hàng. Trường hợp này là quan hệ 1-1 giữa 2 loại chứng từ kể trên.