Toàn quốc: Quản Lý Thu Chi Bằng Excel Lợi, Hại Thế Nào?

Quản lý thu chi đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc vận hành tốt bất kỳ hệ thống kinh doanh nào, đặc biệt là trong công tác thu ngân của các nhà hàng quán ăn. Trên thị trường hiện tại rất nhiều các chủ quán ăn quản lý việc thu chi hoàn toàn bằng excel vì tính đơn giản, ít chi phí của phương pháp này.

Tuy nhiên, liệu đây có phải là giải pháp tối ưu nhất để quản lý tốt thu chi và hơn nữa là chống thất thoát các khoản của hàng quán? Chúng ta cùng theo dõi bài viết dưới đây nhé!
1. Ưu điểm của quản lý thu chi bằng excel
Tiết kiệm chi phí: Excel là phần mềm cài đặt miễn phí trên máy, do đó chủ cửa hàng sẽ tiết kiệm được khá nhiều chi phí đầu tư ban đầu. Để sử dụng một cách tốt nhất, bạn chỉ cần bỏ ra một số tiền để mua bản quyền từ MS Office.Cập nhật số liệu đơn giản: Chỉ với các thao tác đơn giản, nhân viên có thể cập nhật các số liệu hàng hóa, giúp việc thống kê hàng xuất nhập nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Cách quản lý hàng hóa tại cửa hàng
Bên cạnh đó, Khi quản lý hàng hóa bằng Excel, dữ liệu sẽ được lưu trữ trên các file riêng biệt. Điều này giúp chủ cửa hàng có thể theo dõi và kiểm soát tình hình hàng hóa trong cửa hàng một cách chi tiết và dễ dàng nhất.
2. Nhược điểm của quản lý thu chi bằng Excel
Bên cạnh những ưu điểm, quản lý thu chi bằng excel cũng tồn tại khá nhiều hạn chế, thậm chí dẫn đến thất thoát rất to dù hàng quán chỉ kinh doanh ở qui mô nhỏ.

a. Khó phân biệt khi file số liệu quá lớn
Khi phải quản lý quá nhiều số liệu, quản lý thu chi trên Excel sẽ bộc lộ ra một số hạn chế của nó như tốc độ chậm hay dễ sai sót. Đặc biệt khi làm việc với đối tượng file lớn, nhân viên có thể dễ nhầm lẫn trên Excel. Điều này sẽ dẫn đến sai sót toàn hệ thống và tốn rất nhiều thời gian, công sức để khắc phục hậu quả.
b. Dễ bị mất dữ liệu, không thể phục hồi
Một trong nhưng điểm hạn chế cần lưu ý nữa khi sử dụng Excel là vì các yếu tố khách quan hoặc chủ quan thì dữ liệu có thể dễ dàng bị mất và không thể khôi phục lại được. Điều đó dẫn tới việc mất kiểm soát số liệu, thiếu các số liệu nghiêm trọng khi các sự cố đáng tiếc xảy ra.
c. Khó kết hợp báo cáo với bán hàng
Khi quản lý thu chi bằng Excel, chủ cửa hàng rất khó kết hợp hoạt động thu chi và theo dõi báo cáo. Bởi tính năng của Excel khá hạn chế nên khi phải thực hiện nhiều thao tác cùng một lúc, hệ thống sẽ dễ gặp sai sót, nhầm lẫn và ảnh hưởng đến việc theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh của hàng quán.

Từ đó có thể dẫn đến việc thất thoát nghiêm trọng nếu việc theo dõi tình hình thu chi không được chính xác và diễn ra liên tục. Sự thâm hụt về tài chính và các vấn đề có liên quan đến chi phí nguyên vật liệu, vận chuyển, nhân công, … sẽ là điều dễ dàng xảy ra do đó với quy mô tuy nhỏ nhưng không quản lý tốt cũng sẽ gấy thất thoát rất lớn đối với các hàng quán.