Toàn quốc: Tìm Hiểu Lý Do Doanh Nghiệp Phải Sử Dụng Dịch Vụ Tư Vấn Trong Xây Dựng Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng

Khi doanh nghiệp xây dựng được cho mình hệ thống quản lý chất lượng ISO thì sẽ nâng cao được sự thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, sẵn sàng truyền đạt thông tin để tạo ra những kết quả nhất quán, ngăn ngừa sai sót, giảm chi phí, đảm bảo các quy trình được xác định.

Hệ thống quản lý chất lượng ISO là gì?

Hệ thống quản lý chất lượng ISO là gì?​

Hệ thống tiêu chuẩn ISO được xem là một biện pháp mà ở đó, các doanh nghiệp thiết lập hệ thống quản lý chất lượng bằng cách nghiên cứu, áp dụng các yêu cầu quản lý tương ứng với thực tế hoạt động của mình. Việc áp dụng hệ thống quản lý này được coi là một biện pháp để doanh nghiệp tiếp cận và đạt được trình độ, thành tựu quản lý tiên tiến.

Mục đích của việc đưa ra hệ thống quản lý chất lượng ISO là gì?

• Mong muốn hài hòa hóa tiêu chuẩn
• Chia sẻ tri thức
• Kiểm soát, quản lý đối tượng/lĩnh vực
• Hình thành hoặc loại bỏ rào cản trong thương mại, …

5 lý do doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 phải được sử dụng dịch vụ tư vấn

Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 phải sử dụng dịch vụ tư vấn​

• Doanh nghiệp không thể có đủ thời gian, nhân lực tự nghiên cứu áp dụng ISO 9001 cùng với tâm lý “ bụt chùa nhà không thiêng”.
• ISO 9001 chỉ hướng dẫn doanh nghiệp “làm cái gì” không hướng dẫn “làm như thế nào”.
• Việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001 đòi hỏi phải có các kiến thức bổ trợ về Marketing, kinh doanh, sản xuất… theo khoa học.
• Nếu không có vai trò tư vấn bên ngoài, doanh nghiệp khó có thể bố trí được thời gian để hoàn tất dự án.
• Tư vấn và đánh giá là một nghề cũng như nghề hoạt động của doanh nghiệp

Các bước triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO của Công ty LAVAN

Thông thường quá trình triển khai áp dụng bất kỳ một hệ thống quản lý nào cũng trải qua 3 giai đoạn: chuẩn bị, xây dựng và áp dụng, duy trì và cải tiến. Mỗi một giai đoạn có những mục đích, kết quả mong đợi và đặc điểm riêng đối với hoạt động của doanh nghiệp.

1. Giai đoạn chuẩn bị

Thông thường giai đoạn này được xem như bước “nghiên cứu khả thi” cho dự án xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý, bắt đầu từ khi doanh nghiệp có ý tưởng về triển khai hệ thống quản lý đến thời điểm chính thức khởi động dự án. Các vấn đề cần giải quyết trong hoạt động chuẩn bị bao gồm:

• Tìm hiểu tiêu chuẩn và các kinh nghiệm thực tế.
• Đánh giá sơ bộ nhu cầu và khả năng triển khai.
• Truyền thông nội bộ về nhu cầu triển khai để đảm bảo mọi cấp trong doanh nghiệp sẽ hoàn toàn ủng hộ và tham gia tích cực khi triển khai dự án.
• Xác định cách thức triển khai (tự triển khai, thuê đào tạo, thuê tư vấn,...).
• Tìm hiểu các đối tác tham gia hỗ trợ trong quá trình triển khai dự án (tư vấn, đào tạo, chứng nhận,...).
• Lập và thông qua kế hoạch triển khai dự án.

2. Giai đoạn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng và áp dụng

Đây được coi như giai đoạn “triển khai dự án”, bắt đầu từ khi khởi động dự án đến khi hệ thống quản lý được đánh giá chứng nhận. Dưới đây, là 9 nội dụng cần triển khai trong giai đoạn này có vai trò quyết định đối với nỗ lực triển khai áp dụng một hệ thống quản lý:

• Khảo sát thực tế nhằm xác định khoảng cách giữa hoạt động thực tế với tiêu chuẩn, các thực hành tốt và nhu cầu quản lý.
• Phân tích và thiết kế mô hình hệ thống quản lý về các phương tiện tổ chức hệ thống, tổ hợp các giải pháp kiểm soát (quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu bằng văn bản).
• Xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.
• Đào tạo, cung cấp nhận thức và khả năng áp dụng các yêu cầu của tiêu chuẩn và các thực hành tốt.
• Kiện toàn cơ sở hạ tầng, môi trường và các thủ tục pháp lý liên quan (nếu cần), nhằm đảm bảo các yêu cầu pháp luật và điều kiện cần cho các thực hành tốt.
• Thiết lập và văn bản hoá các biện pháp triển khai chính sách, kiểm soát tác nghiệp và hỗ trợ quản lý.
• Ban hành, hướng dẫn áp dụng các tài liệu, biện pháp triển khai chính sách, kiểm soát tác nghiệp và hỗ trợ quản lý.
• Kiểm tra, giảm sát quá trình áp dụng và thu thập các phản hồi cho việc điều chỉnh, hoàn thiện các tài liệu và biện pháp kiểm soát đã được ban hành.
• Thực hiện, xem xét đánh giá nội bộ của lãnh đạo đối với hệ thống quản lý đã được ban hành và áp dụng nhằm xác định sự phù hợp, hiệu lực và thích hợp của hệ thống quản lý cũng như các yêu cầu cho khắc phục, cải tiến.
• Đánh giá chứng nhận, thực hiện các hành động khắc phục dựa trên cơ sở các phát hiện của đánh giá chứng nhận và nhận chứng chỉ.

3. Giai đoạn duy trì và cải tiến

Giai đoạn này bắt đầu sau khi hệ thống quản lý chất lượng ISO được chứng nhận và sẽ kéo dài mãi về sau hoặc đến khi doanh nghiệp vì một lý do nào đó quyết định không duy trì hệ thống quản lý đã được thiết lập và chứng nhận. Giai đoạn này có thể được nhìn nhận và quản lý theo khoảng thời gian 3 năm đầu và khoảng thời gian từ năm thứ 4 trở đi.

Khoảng thời gian 3 năm đầu (tương ứng với chu kỳ chứng nhận thứ nhất) thường được tập trung vào việc củng cố thói quen quản lý theo hệ thống và tuân thủ các tài liệu/biện pháp kiểm soát đã được ban hành, áp dụng. Thông thường đây cũng là khoảng thời gian có ý nghĩa quyết định đến khả năng của hệ thống quản lý tự duy trì và cải tiến một cách có hiệu lực. Trong thời gian này, việc thực hiện một cách thường xuyên và có hiệu lực các hoạt động đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo với hệ thống quản lý là 2 nhân tố quyết định.

Duy trì và cải tiến hệ thống quản lý.

Từ năm thứ 4 sau chứng nhận, việc duy trì hệ thống quản lý chất lượng ISO cơ bản đã đi vào nề nếp. Hệ thống quản lý đã có thể phát huy đầy đủ các giá trị đối với hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, khi các tổ chức thực hiện đầy đủ và hiệu lực các yêu cầu của tiêu chuẩn liên quan sẽ đảm bảo sự cải tiến liên tục hệ thống quản lý. Tuy nhiên, việc nghiên cứu và áp dụng các công cụ cải tiến tương ứng với từng lĩnh vực sẽ giúp hệ thống quản lý có đóng góp một cách hiệu quả hơn vào hoạt động của doanh nghiệp.

Tại sao nên chọn dịch vụ tư vấn hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 tại Công ty LAVAN?

• Dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp, tận tình
• Dịch vụ chất lượng đặt chữ tín lên hàng đầu
• Đảm bảo tính chính xác, bảo mật cho khách hàng
• Chi phí hợp lý – theo đúng mục tiêu doanh nghiệp đặt ra
• Nâng cao năng lực, uy tín và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp
• Chứng chỉ có giá trị toàn cầu
• Được cấp pháp của cơ quan nhà nước
• Độị ngũ chuyên gia kinh nghiệm chuyên môn và phân tích viên có trình độ chuyên sâu và được đào tạo theo chuẩn quốc tế.

Nếu bạn có vấn đề thắc mắc hoặc muốn biết thêm thông tin về dịch vụ thì hãy liên hệ ngay với LAVAN chúng tôi trong hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất! HOTLINE: 0947 597 268

 

Để xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp tốt, mỗi nhà quản trị doanh nghiệp cần cho mình một lộ trình để hoàn thiện, mà thông thường thời gian cần thiết cho lộ trình đó là một khoảng thời gian khá dài.

Hệ thống quản trị doanh nghiệp là gì?

Xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp​

Hệ thống quản trị doanh nghiệp được hiểu là phương pháp quản lý doanh nghiệp phù hợp (toàn bộ các nguyên tắc quản lý, chuẩn mực quản lý, cơ chế vận hành và cơ chế quản lý) được viết thành các tài liệu quản lý do các cấp quản lý có thẩm quyền ban hành mà toàn doanh nghiệp phải tuân theo để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.

Các phương pháp quản trị doanh nghiệp khác nhau có thể dẫn đến các tư duy, nhận thức khác nhau về hệ thống quản lý doanh nghiệp:

• Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000: đạt và ổn định chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
• Hệ thống kiểm soát nội bộ: giảm thiểu các rủi ro.
• Hệ thống sản xuất tinh gọn: giảm chi phí, rút ngắn thời gian, tăng sản lượng sản xuất.
• Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP): thông lệ quản trị tốt nhất, xử lý nhanh chóng, kịp thời, giảm chi phí...

Các bước xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp

Xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp​

Bước 1: Xây dựng được bảng “dòng tiền doanh nghiệp”

Bảng dòng tiền doanh nghiệp phản ánh đầy đủ về các thông số: doanh số, doanh thu, công nợ, chi phí cho từng phòng ban, kế hoạch đầu tư, lợi nhuận và dòng tiền. Từ đó, CEO (giám đốc điều hành) luôn chủ động được về dòng tiền và điều chỉnh các thông số cần thiết, đảm bảo hoạt động kinh doanh tối ưu và hiệu quả.

Bước 2: Xây dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Từ bảng dòng tiền doanh nghiệp, CEO biết được chi phí quỹ lương của từng phòng ban để xây dựng cơ cấu tổ chức và định biên nhân sự.

Bước 3: Rà soát tính khả thi của cơ cấu tổ chức trong việc xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp

Bước tiếp theo là bước thẩm định được tính khả thi của cơ cấu tổ chức, thông qua việc CEO xây dựng hệ thống chính sách và mục tiêu của từng nhân viên, từng phòng ban. Để đảm bảo được việc này, bạn cần xây dựng được chính sách để nhân viên lựa chọn công ty bạn, chứ không phải công ty đối thủ. Tuy nhiên, với chi phí chính sách đó, có đảm bảo được doanh số và doanh nghiệp vận hành hiệu quả không. Từ đó, biết cách thêm, bớt nhân viên, điều chỉnh chính sách nhân viên phù hợp.

Bước 4: Xây dựng thông số quản trị

Để kiểm soát được hiệu quả công việc của từng phòng ban và từng nhân viên. Ở bước này, CEO phải xây dựng hệ thống báo cáo kết quả công việc trên cơ sở các con số thay vì đánh giá kết quả dựa trên cảm tính.

Bước 5: Xây dựng báo cáo mẫu cho từng phòng ban

CEO phải xác định được mong muốn của mình về các thông số nào đối với từng phòng ban, từng nhân viên. Từ đó, xây dựng hệ thống các báo cáo mẫu nhằm đạt được yêu cầu về thống số quản trị của mình.

Bước 6: Xây dựng được quy trình họp giao ban

Trên cơ sở từ báo cáo, CEO cần xây dựng quy trình họp giao ban hàng tuần, hàng tháng trên cơ sở nhân viên tự nhận diện kết quả làm việc của mình, chủ động tìm ra các nguyên nhân thống nhất trong cuộc họp, đưa ra giải pháp và hành động để thay đổi kết quả hoạt động của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, hệ thống công cụ là chưa đủ để tạo ra kết quả cho doanh nghiệp nếu như lãnh đạo không biết cách vận hành hệ thống. Để làm được điều này, CEO cần có 2 kỹ năng lãnh đạo:

• Kỹ năng thứ nhất: CEO phải biết được tư duy của một nhà lãnh đạo hiện đại, các phong cách lãnh đạo của CEO và cách ứng dụng các phong cách lãnh đạo trong quá trính vận hành doanh nghiệp.
• Kỹ năng thứ hai: Kỹ năng “biến” các quản lý cấp trung trở thành cố vấn cho mình, thay vì CEO trở thành “trợ lý” cho họ.

Thực tế là tất cả các công ty - lớn và nhỏ, tư nhân và công cộng, giai đoạn đầu hoặc được thành lập - cạnh tranh trong một môi trường mà quản trị tốt là một điều bắt buộc kinh doanh. Vì vậy việc xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp với các bước ngay từ đầu rất quan trọng cho doanh nghiệp.
---------------//---------------
Website: https://lavan.com.vn/
☎️Hotline: (028) 3726 2929
ĐT: 0947 597 268
Email: info@lavan.com.vn