Toàn quốc: Quản Lý Hệ Thống Phân Phối Hiệu Quả Bằng Cách Nào?

Hệ thống phân phối là “nền móng” quan trọng của mỗi doanh nghiệp sản xuất, giữ vai trò quyết định, củng cố vị trí, tên tuổi của sản phẩm và doanh nghiệp, khẳng định sự thành công và vững mạnh của một doanh nghiệp trong mắt người tiêu dùng. Tuy nhiên, để xây dựng và quản lý kênh phân phối hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp phải dành nhiều thời gian, công sức và nguồn nhân lực, bên cạnh đó, việc sử dụng dịch vụ tư vấn về quản lý doanh nghiệp cũng góp phần quan trọng không kém.

1. Xây dựng - Thiết kế kênh phân phối

Trước khi bắt đầu quản lý một hệ thống phân phối với đa kênh và các nhánh phức tạp, thiết kế kênh phân phối tại những khu vực chưa tồn tại hoặc để cải tiến những mô hình cũ không còn phù hợp với giai đoạn hiện tại. Quá trình thiết kế kênh thường bao gồm 7 bước:

• Nhận dạng nhu cầu thiết kế hệ thống phân phối qua tiến hành nghiên cứu và phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn
  
  
• Xác định mục tiêu và phối hợp kênh phân phối.
  
  
• Phân loại và sắp xếp các công việc.
  
  
• Phát triển, đồng bộ hóa dần các cấu trúc kênh.
  
  
• Đánh giá, phân tích các biến số thường xuyên của cấu trúc kênh.
  
  
• Lựa chọn cấu trúc kênh phù hợp với nhu cầu và hình thức của doanh nghiệp.
  
  
• Tìm kiếm các thành viên kênh.
  

2. Quản lý hệ thống phân phối

a) Khuyến khích các thành viên kênh phân phối


Mối quan hệ giữa các thành viên kênh và nhà sản xuất là mối quan hệ hai chiều. Mối quan hệ đó càng mật thiết càng dễ đi đến mục tiêu chung của cả hệ thống. Muốn vậy nhà sản xuất phải thường xuyên nghiên cứu, tìm hiểu nhu cầu của các trung gian và có hướng giúp đỡ giải quyết.

• Trợ giúp về dòng sản phẩm: nhà sản xuất đảm bảo cung cấp cho các thành viên kênh dòng sản phẩm tốt nhất, có khả năng bán được với doanh số cao, đạt được lợi nhuận cao.
  
  
• Trợ giúp về quảng cáo (advertising) và xúc tiến (promotion) bán hàng. Người tiêu dùng sẽ tăng nhận diện thương hiệu, ghi nhớ sản phẩm của doanh nghiệp nhờ các chiến dịch marketing hiệu quả: digital marketing, endorsement, placement,…
  
  
• Sự trợ giúp về quản lý: doanh nghiệp hỗ trợ và điều hành, nắm bắt liên tục các hoạt động của nhà phân phối, từ đó đề xuất các giải pháp cải thiện cho họ
  
  
• Ngoài các biện pháp trên, nhà sản xuất còn phải giúp đỡ họ khi họ gặp khó khăn về sự cạnh tranh gay gắt của các đối thủ cạnh tranh, về sự thay đổi của môi trường kinh doanh trong nền kinh tế thị trường.
  
  
• Triển khai các loại hình chính sách: chính sách chiết khấu, chính sách công nợ, chính sách đổi trả hàng, chính sách hỗ trợ thương mại, chính sách hỗ trợ giá
  

b) Đánh giá hoạt động của các nhà phân phối (thành viên kênh phân phối)

• Hoạt động bán sản phẩm: đây là tiêu chí quan trọng nhất. Nó được thể hiện bởi: doanh số bán sản phẩm, hàng tồn kho, tốc độ bán hàng, lượng khách hàng trung thành, so sánh số lượng bán với các thành viên khác trong kênh phân phối, khả năng hoàn thành và vượt mức KPIs
  
  
• Duy trì tồn kho: mức độ tồn kho trung bình, thời điểm và khoảng thời gian tính toán, xử lý hàng tồn kho (FIFO hay LIFO)
  
  
• Tiềm năng mở rộng thị trường
  

c) Ứng dụng phần mềm công nghệ trong quản lý kênh phân phối

Hiện nay, trước sự phát triển mạnh mẽ của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, các doanh nghiệp không ngừng thay đổi và áp dụng các giải pháp công nghệ mới vào việc quản lý các kênh phân phối của mình. Không chỉ các doanh nghiệp lớn mà những doanh nghiệp nhỏ hơn cũng đăng cố gắng cập nhật liên tục các ứng dụng công nghệ, bởi nếu bắt đầu từ khi quy mô còn nhỏ, sẽ rất dễ dàng thích nghi và theo sát quy trình các phần mềm đóng gói sẵn có; nhằm góp phần thúc đẩy quá trình bán hàng, đồng thời tạo tiền đề cho việc quản lý chất lượng dịch vụ sau này, khi kênh phân phối mở rộng. Sau khi đã xây dựng được một hệ thống phân phối, việc quan trọng không kém là quản lý thật tốt nó.

d) Theo dõi hoạt động của nhân viên bán hàng

Đội ngũ nhân viên sale đóng vai trò vô cùng quan trọng trong tất cả các bộ phận của 1 công ty, với nhiệm vụ kết nối, gắn kết nhà sản xuất với các nhà bán lẻ, nhà phân phối (B2B). Chính vì công việc mang tính hoạt động phần lớn ngoài thị trường, khó có thể kiểm soát, nên có thể gây ra những thất thoát, rủi ro tiềm tàng cho doanh nghiệp. Những vấn đề thường gặp:

• Không quản lý được nhân viên đang ký kết hợp đồng hay giải quyết giấy tờ ở khu vực nào, có theo dõi và gặp gỡ khách hàng như báo cáo
  
  
• Nhân viên bán phá vùng, phá giá, phá tuyến sẽ gây ra sự thâm hụt cho công ty và tình trạng tham nhũng, xén bớt của công
  
  
• Nguy hiểm hơn là tình trạng sẵn sàng làm gỉa các dữ liệu về đơn hàng tồn kho của các sản phẩm hết hạn, nhưng thực chất đã xuất bán sản phẩm trước đó
  

Chính vì vậy, yêu cầu đặt ra là các doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ hoạt động của nhân viên bán hàng, nâng cao năng suất làm việc thậm chí sa thải những người có tư tưởng “làm để lãnh lương cơ bản”. Chỉ có vậy mới giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề rối rắm trong bước quản lý và điều phối hiệu quả các hệ thống phân phối sản phẩm

Do đó, thiết lập phần mềm hệ thống phân phối giúp việc tổ chức và quản lý doanh nghiệp có đầy đủ các tính năng: kiểm soát hàng hóa nhập xuất - tồn kho, loại và số lượng hàng hóa giao cho các kênh, số lượng tiêu thụ của từng kênh, quản lý nhân viên… đặc biệt là hỗ trợ xuất báo cáo các hoạt động bán hàng rất nhanh chóng và chính xác đến từng con số.